Наш клиент занимается организацией, проведением и продажей билетов на мероприятия. Процесс работы следующий: на сайте (cms 1С:БУС) анонсируются мероприятия, где потенциальный покупатель может оформить заказ на интересующую экскурсию. Так как мероприятия повторяются, то на сайте они состоят из двух элементов: шаблона, в котором содержится всё описание и фотографии, и события в календаре - конкретной даты, когда событие проводится.
На стороне Битрикс24 нужно было вручную создавать сделки по проводимым мероприятиям, чтобы когда будет куплен билет на сайте, данные о продаже билета на конкретное мероприятие, привязались именно к нему, и в конце месяца можно было построить финансовый отчёт по проведённым за месяц мероприятиям.
При этом факт покупки билетов (благодаря нетиповой интеграции) создаёт в Битрикс24 сделку, в направлении Продажи билетов, которое привязывается к сделки мероприятия. Эти сделки мероприятий создавались вручную, в них вносилась вся информация по экскурсии/лекции/обучению. Бывали случаи, когда на сайте добавили мероприятие, а в CRM их не было, как вы можете догадаться, продажа с сайта ни к чему не могла привязаться в CRM.
В рамках работы над проектом перед нами стояла задача: упростить процесс синхронизации мероприятий на сайте и в CRM, исключив вероятность ошибок связанных с человеческим фактором.
Создано две воронки, одна из которых Есть идея - сотрудники придумывают, обсуждают и доводят до реализации новые концепции мероприятий. Доведение мероприятия до реализации сопровождается конкретными действиями, которые разбиты на этапы в воронке.
На одном из этапов воронки, в сделку в специальные поля вносится информация об анонсе мероприятия: картинка и описание мероприятия. Так как описание события на сайте должно быть привлекательным, в CRM эта информация должна вносится с использованием визуального редактора. Мы создали такое поле, при помощи приложения для облачного Битрикс24.
Рисунок 1. Добавление изображения для анонса на сайте.
Рисунок 2. Добавление описания в визуальном редакторе.
Вся необходимая информация из сделки автоматически передаётся на сайт клиента, в шаблон мероприятия.
Таким образом, на финальной стадии воронки в CRM получается сущность, в которой содержатся все сведения по будущему мероприятию. В это время на сайте автоматически формируется шаблон мероприятия со всеми данными из сделки, а в саму сделку передан id созданного шаблона.
В результате настроена связь между порталом и сайтом клиента.
Теперь можно приступать к планированию дат проведения мероприятия по созданному шаблону.
Для этого сотрудники с помощью бизнес-процесса копируют сделку в новую воронку События и проставляют дату/даты проведения мероприятия:
Рисунок 3. Копирование сделки в воронку События.
В воронке События отображаются конкретные мероприятия, проводимые в определённые промежутки времени.
Когда сделка перенеслась в новую воронку, на сайте автоматически создаётся событие в календаре и в него передаётся вся имеющаяся информация из сделки, подкрепляется шаблон мероприятия, исходя из ранее сохранённого id.
Далее для новой сделки сотрудник выбирает спикера и согласовывает с ним дату проведения мероприятия. После чего переводит сделку на следующий этап Даты согласованы со спикером, а в это время на сайте в событие календаря автоматически передаётся информация о спикере и сроках проведения.
Аналогичная автоматизация срабатывает, когда ответственный сотрудник по сделке определяет кто из коллег будет встречать гостей. Указав нужного пользователя, ответственный за сделку переносит её на стадию Назначен администратор, в это время на сайт в календарь соответствующего события передаётся информация о встречающем коллеге.
Доработка позволяет экономить уйму времени, поскольку все рутинные операции автоматизированы, исключён риск потери сделок и, как следствие, отчётность стала отображать реальные показатели.
Читайте наш БЛОГ
Смотрите нас на YouTube
Проходите Бесплатный курс внедрения Битрикс24
Покупайте Лицензии Битрикс24 со скидкой до 30%
Заказывайте Техподдержку от специалистов Соли