В компаниях с большим документооборотом сложно уследить за всеми входящими и исходящими бумагами. В связи с этим они часто не доходят до бухгалтерии или вовсе остаются у контрагентов по причине «забыли отправить». Решить эту проблему быстро и просто поможет штрихкодирование документов.
Почему стоит использовать штрихкодирование?
Основная задача данной функции – контроль наличия нужных первичных документов в электронном архиве. Штрихкодирование позволяет проследить, какие документы находятся в базе, а какие нужно немедленно потребовать от контрагента.
На этом полезные качества штрихкодирования не заканчиваются. С помощью такой функции можно решить еще ряд задач:
· Контроль движения документов в системе. Благодаря уникальному штрихкоду, вам всегда будет доступна информация о перемещении документов по контрагентам.
· Быстрая загрузка первички. Чтобы ее осуществить, достаточно просканировать штрихкод или ввести последние цифры в программу самостоятельно.
· Проверка актуальности данных. Специальная программа определит, актуальны выбранные первичные документы или существует их более новая версия.
· Контроль исходящих документов. Штрихкод поможет сократить время на их поиск и сверку в базе.
Принцип работы штрихкодирования первичных документов
Слово «штрихкодирование» звучит страшно, но ничего сложного в этом процессе нет. При выгрузке документа из базы на него наносится специальный штрихкод, по которому документ распознается, а после возвращается обратно в электронной архив.
Процесс штрикодирования состоит из трех основных этапов:
· Выгрузка.Пользователь находит в базе нужный документ и выгружает его. При печати из базы на копию ставится уникальный штрихкод, который будет актуален только для этого документа.
· Отправка контрагенту. Документ с нанесенным штрихкодом отправляется на подпись второй стороне сделки.
· Возврат в базу. Подписанный документ возвращается в вашу бухгалтерию. Ответственный сотрудник сканирует уникальный штрихкод или вводит его последние цифры вручную. Первичка распознается и возвращается в базу автоматически.
Как настроить функцию штрихкодирования
Функция штрихкодирования доступна в электронном архиве. Для его создания вам необходима специальная программа, которая поддерживает эту функцию. Один из нужных вариантов – программа «Скан-Архив».
В ней все работает по уже описанному ранее алгоритму: загрузка, отправка, возврат в базу. Важен тот факт, что «Скан-Архив» работает в уже знакомой большинству бухгалтеров базе «1С». Это удобно, да и программа не требует долгого и сложного обучения работе с ней.
Штрихкодирование позволит компании контролировать наличие нужных первичных документов. Используя эту функцию, вы сможете оперативно решать вопросы возврата документа с контрагентами и избегать таким образом проблем с налоговой.