Вы не можете управлять и платить подрядчикам и удаленным работникам так же, как вы управляете и платите штатным сотрудникам в офисе. Не сможете приспособиться, и ваша компания может потерять деньги. Это не говоря уже о снижении производительности или возможности попасть в опасные ситуации с регулирующими органами или людьми, которые хотят получить зарплату.
Нетрадиционные условия работы могут сбить с толку даже самых опытных предпринимателей. География имеет значение. Удаленная работа дает невероятные преимущества, но то, что у чего-то есть преимущества, не делает его лучше по всем направлениям. Когда ваши сотрудники живут в разных регионах и странах, вы должны быть в курсе своих процессов управления и оплаты. Это единственный способ предотвратить превращение мелких ошибок в большие проблемы.
Работа по контракту предполагает свободу и гибкость как для работодателей, так и для работников. Но это также сопряжено с множеством юридических головных болей. Предприятия должны избегать превышения своих полномочий, если они хотят сохранить отношения с подрядчиком в силе. Кроме того, предприятия должны платить подрядчикам в полном объеме и вовремя, чтобы не заработать плохую репутацию с внештатными талантами.
Надлежащее управление как удаленными работниками, так и подрядчиками, как удаленными, так и собственными, требует многогранного подхода. Вам нужна поддержка руководителей, хорошее программное обеспечение для расчета заработной платы, менеджеры, инвестирующие в благополучие своих нетрадиционных команд, и стратегия с большим пространством для маневра. Чтобы достичь всего этого, вы должны не только практиковать хорошие привычки, но и научиться избегать плохих.
5 Ошибок, которых следует избегать:
1. Отсутствие контроля.
Удаленные сотрудники и подрядчики не могут позволить себе роскошь легкого доступа ко всем ресурсам компании. Они не могут зайти, чтобы задать быстрые вопросы или быть в курсе сплетен в коридоре. Средства коммуникации для внешних работников заполняют некоторые пробелы, но ничто полностью не заменяет постоянный личный контакт.
Разработайте систему для общения с удаленными и контрактными работниками о том, когда именно и как компания будет им платить. Предоставьте четкие рекомендации о том, как решать проблемы. Назначьте ответственного сотрудника в отделе начисления заработной платы организации для рассмотрения жалоб. Если вы хотите, чтобы ваши работники выполняли работу вовремя, вы должны выполнить свою часть сделки.
2. Игнорирование местных правил
Предприятия, сотрудники которых работают в разных местах, должны проявлять особую осторожность при соблюдении нормативных актов и налогового законодательства. Некоторые страны не взимают подоходный налог, в то время как другие взимают различные суммы. Вы также можете нести ответственность за налоги на государственное страхование по безработице и местные подоходные налоги, в дополнение к стандартным сборам за социальное обеспечение и медицинскую помощь.
Когда дело доходит до правил, то, чего вы не знаете, может причинить вам боль. Компаниям, у которых есть сотрудники в других странах, возможно, придется соблюдать другие законы при увольнении работников. В некоторых странах существуют разные правила определения подрядчика. Последнее, что нужно вашему бизнесу, — это судебный иск от недовольного сотрудника за полмира отсюда или гневное письмо от агентства по сбору налогов иностранного правительства. Выберите безопасный путь, проконсультировавшись с экспертом для любого региона, в котором вы планируете нанять работников.
3. Не информирование работников о налоговых обязанностях
Вы не можете попасть в беду из-за того, что не сказали подрядчикам, что им нужно экономить свои собственные деньги на подоходный налог с самозанятости. Тем не менее, вы можете получить серьезные преимущества от своей контрактной рабочей силы, заняв активную позицию в отношении их финансового благополучия.
Регулярно отправляйте подрядчикам напоминания об их доходах, чтобы убедиться, что у них достаточно сбережений для ежеквартальных платежей. Если у вас есть удаленные сотрудники-эмигранты в зарубежных странах, помогите им определить местные ресурсы, чтобы избежать нарушения закона на незнакомой территории.
Конечно, сотрудники не единственные, кто отвечает за налоги. Не забывайте о своих собственных обязанностях по уплате налогов на заработную плату для ваших удаленных работников. Следите за своим статусом в рамках программ помощи по налогообложению заработной платы, связанных с пандемией, и дважды проверяйте свои расчеты, чтобы убедиться, что в будущем вы не застрянете с большим счетом.
4. Пренебрежение обязанностями по ведению бухгалтерского учета
Ошибки в расчетах заработной платы напрямую вредят вашей прибыли — и доверию к вашим сотрудникам. Важно вести подробные записи с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы и регулярно просматривать отчеты, чтобы выявлять и исправлять любые несоответствия. Вы можете обнаружить такие вещи, как неправильные ставки заработной платы или часы работы, ошибки в классификации сотрудников или налоговые просчеты — все это может стоить вам денег, если позвонят регулирующие органы.
Никому не нужны бумажные файлы в 2020 году (если только ваша отрасль не подпадает под специальные правила), поэтому не стесняйтесь перемещать важные данные о заработной плате и кадрах и записи в облако. Надежно храните цифровые файлы и используйте согласованное соглашение об именах, чтобы обеспечить легкий доступ к старым записям.
5. Неправильная классификация работников
Неправильная классификация работников стала горячей темой в эпоху гигантской экономики.
Последствия неправильной классификации работников могут включать жесткие финансовые санкции, поэтому не относитесь к работникам как к подрядчикам во имя краткосрочного удобства. Ваши работники могут подать в суд, регулирующие органы могут привести в пример вашу компанию или и то, и другое. Такая ситуация не только нанесет огромный денежный ущерб, но и ваш бренд может никогда не восстановиться, если общественность поверит, что вы плохо обращались с работниками во имя прибыли. У вас могут быть самые лучшие намерения, но если вы неправильно классифицируете работников, у вас не будет возможности объяснить это людям, которые уйдут.
При всех своих проблемах и преимуществах удаленные работники и подрядчики представляют будущее глобальной рабочей силы. Численность фрилансеров будет продолжать расти, и организация удаленной работы, стимулируемая пандемией COVID — 19, станет общим ожиданием для лучших специалистов в каждой отрасли.
Подписывайтесь на наш Дзен и Телеграм каналы.