По закону 54-ФЗ информация обо всех пробитых на кассе чеках (фискальные данные) передаётся в налоговые органы. В этой статье мы рассмотрим, как фискальные данные попадают в Федеральную налоговую службу и как избежать штрафов за непередачу информации о продажах.
Как информация с чеков попадает в ФНС
Владелец кассы передаёт информацию о продажах не напрямую в Федеральную налоговую службу, а через оператора фискальных данных (ОФД). Чтобы начать работу с ОФД, выберете подходящего оператора и заключите договор.
Для передачи фискальных данных рекомендуем Астрал.ОФД. Это онлайн-сервис, который соответствует требованиям 54-ФЗ.
Онлайн-кассы (ККТ) автоматически передают данные в ОФД. Для этого кассе нужен фискальный накопитель (ФН). Это устройство, которое хранит информацию о чеках и не даёт скорректировать её после записи. ФН может быть как внешний — встроенный в кассу, так и внутренний — подключаемый через разъём. Обычно касса сразу передаёт информацию в ОФД, но ККТ может работать и без подключения к интернету, хоть и не более тридцати дней. Когда связь возвращается, касса автоматически отправляет накопленную информацию оператору. Если соединение с интернетом не восстановить, на тридцать первый день касса блокируется. Работать с такой ККТ запрещено законом.
Выбрать нужную кассу и фискальный накопитель можно в нашем интернет-магазине. В каталоге представлено не только оборудование, но и комплекс решений для вашего бизнеса, включая ПО.
Как данные с чеков попадают в ФНС
- Когда покупатель оформляет платёж через кассу, на фискальный накопитель поступает вся информация с чека.
- ФН шифрует данные, хранит их и защищает от любых поправок.
- Зашифрованная информация из фискального накопителя возвращается в кассовый аппарат.
- Касса печатает чек и передаёт информацию на сервер ОФД.
- После поступления в ОФД данные расшифровываются и направляются в архив. В течение 5 лет база данных ОФД хранит архивные данные по чеку.
- Из ОФД в кассу поступает отчёт о получении данных по чеку. Одновременно с этим аналогичный отчёт поступает на сервер налоговой службы.
Штрафы за непередачу данных в ОФД
За непередачу данных о чеках в ОФД, кассиру и предпринимателю грозят штрафы. Индивидуальный предприниматель может получить штраф от полутора до трёх тысяч рублей. Компании — от пяти до десяти тысяч. Если, кроме просрочки передачи данных, надзорные органы обнаружат, что информация в чеках некорректная, компанию оштрафуют на сумму до трёхсот тысяч рублей.
Отправка электронных чеков по СМС и email
Согласно п.2 ст.1.2 54-ФЗ, покупатель вправе потребовать от продавца электронный чек вместо бумажного. Для этого перед пробитием заказа клиент должен предоставить свой номер телефона или электронную почту.
Важно! Отправка электронных чеков по требованию покупателя обязательна только для СМС сообщений. Передача чека на электронную почту возможна, если кассовый аппарат поддерживает данную функцию.
Чек на телефон
Чтобы послать чек клиенту на телефон, у продавца должна быть подключена функция отправки СМС. Такую услугу активируют в «Астрал.ОФД». Допустимое количество СМС, которые продавец может отправить своим покупателям, зависит от приобретённого пакета сообщений.
При создании чека кассир вводит номер телефона клиента. После пробития заказа на ККТ абонент получает сообщение с электронным чеком на своё мобильное устройство.
Данные в мобильном чеке не полные, в связи с ограничением размера СМС. В сообщении отражают информацию, подтверждающую оплату:
- регистрационный номер кассы;
- стоимость покупки;
- дата и время транзакции;
- фискальный признак документа;
- ссылка на электронный адрес сайта, где можно посмотреть или скачать кассовый чек с полной информацией.
Чеки, полученные при помощи СМС, приравниваются к бумажным, которые печатает онлайн-касса. С помощью электронного чека правомерно подтвердить покупку, обменять или вернуть товар.
Чек на электронную почту
Функция отправки чеков на электронную почту доступна автоматически для всех клиентов «Астрал.ОФД». Дополнительной оплаты такая услуга не требует. ОФД отправляет чеки на указанный Email, если покупатель заранее предоставил свой электронный адрес.
«Астрал.ОФД» позволяет отправить чек по СМС или электронной почте даже после пробития заказа. Делают это через личный кабинет сервиса. Понадобится выполнить три шага:
- Зайти в подраздел Email/СМС;
- Кликнуть по требуемому чеку и в открывшемся окне нажать кнопку «Отправить»;
- Ввести данные и нажать кнопку «Отправить».
Причины проблем с передачей данных ОФД
Касса не подключена к интернету
Причины: неуплата по тарифу провайдера, обрыв проводного соединения, слабый сигнал роутера, электромагнитные помехи, отключение электричества или сбой настроек подключения к сети. Что делать: кассир может продолжать обслуживать покупателей и выдавать им бумажные чеки, так как вся информация по ним сохранится в фискальном накопителе и отправится ОФД, когда проблемы со связью будут решены. Кассир может сам попробовать решить проблемы с соединением — перезагрузить роутер, проверить, есть ли задолженность перед провайдером и так далее, либо позвать системного администратора.
Неполадки на сервере ОФД
Причины: неисправности и ошибки со стороны оператора фискальных данных. Что делать: свяжитесь с оператором и узнайте, когда восстановят соединение с серверами.
Фискальный накопитель не принимает данные от кассы
Причины: проблема может быть как в кассовом аппарате, так и в накопителе. Если ФН внешний — вероятно, нарушено соединение между кассой и накопителем. Другая причина — истёк срок годности ФН. Что делать: независимо от причины неисправности, продолжать торговлю с неработающим ФН нельзя. Как правило, современные модели онлайн-касс блокируют печать чека при неисправности накопителя. Но даже если чек удастся напечатать, он будет недействителен. Обратитесь к производителю ФН или оператору фискальных данных.
Торговля без чеков (либо с недействительными чеками) чревата штрафом: для должностного лица (кассира) — от 10 тысяч рублей до 50% от выручки, а для юридического лица (компании) — от 30 тысяч рублей до 100% от выручки. Исправление или замена оборудования, а также его перерегистрация могут занять значительное время, поэтому рекомендуем держать при себе запасную кассу.
Неисправность кассы
Причины: проблемы с ПО кассы, либо поломка какого-либо компонента ККТ. Что делать: как и в случае с неисправным ФН, работать с такой кассой нельзя. Обратитесь к системному администратору, ОФД или производителю кассы. По возможности подключите резервную кассу.
Преимущества «Астрал.ОФД»
- Обеспечивает мониторинг работы кассовых аппаратов на торговых точках. Сервис позволяет получать аналитику с каждой кассы.
- Гарантирует надёжность передачи фискальных данных. Компания «Калуга Астрал» соответствует всем требованиям ФНС и обладает необходимыми лицензиями Минкомсвязи.
- Предлагает комплексное подключение онлайн-касс с выпуском электронной подписи для регистрации кассы.
Сервис «Астрал.ОФД» бесплатно отправляет данные в систему «Честный ЗНАК», имеет гибкую тарифную сетку и удобный личный кабинет пользователя. Техподдержка компании работает круглосуточно и без выходных. Сервис «Астрал.ОФД» бесплатно отправляет данные в систему «Честный ЗНАК», имеет гибкую тарифную сетку и удобный личный кабинет пользователя. Техподдержка компании работает круглосуточно и без выходных.