Прежде чем составлять годовую отчетность, нужно провести инвентаризацию всех активов и обязательств. Расчеты с контрагентами требуют детальной проверки: суммы дебиторской и кредиторской задолженностей на балансе должны быть равны. Дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская — к финансовым обязательствам.
Что такое акт сверки
Выявить разногласия поможет сверка расчетов с контрагентами, которая оформляется актом сверки взаиморасчетов. В этом документе отражается:
- движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
- наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.
Акт не является первичным документом:
- он не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу;
- его использование никак не изменяет финансовое положение сторон.
Как вести папку «Акты сверок»
- Чтобы избежать путаницы, разделите папку на две части. Акты сверок с поставщиками храните в первой, а с покупателями — во второй.
- Акты сверок должны быть заверены обеими сторонами.
- Составляйте акт в двух экземплярах: один останется у вас, а второй нужно отправить контрагенту.
- Удобно, когда документы расположены в алфавитном порядке по наименованию контрагента. Можно использовать буквенные разделители.
- Подшивайте акты сверок с одним контрагентом в хронологическом порядке.
- Проверяйте реквизиты, которые отразили в акте сверки.
Какие реквизиты включить в акт сверки
Единого перечня реквизитов нет, но есть судебная практика: некоторые реквизиты помогут подтвердить факт задолженности.К ним относятся:
- наименование и номер документа,
- наименования сторон сверки расчетов,
- даты составления и подписания акта каждой из сторон,
- период, за который проводится сверка,
- реквизиты договора, по которому проводится сверка,
- ссылки на первичные документы — накладные, акты приема-передачи выполненных работ или оказанных услуг, платежные поручения,
- суммы операций в денежном выражении,
- конечное сальдо,
- подписи сторон и ФИО лиц, подписавших акт.
Что делать, если есть разногласия
Разногласия возникают, когда те или иные документы отражены в учете одной компании, но не отражены в учете контрагента.
Такое возможно, если:
- бухгалтер контрагента не получил документы;
- проводки по документам в одной компании были сделаны в одном периоде, а в другой ─ периодом раньше или позже.
Если документов нет в учете вашей компании
1. Проверьте, не проведены ли эти документы в другом периоде.
2. Узнайте у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом,не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию.
3. Запросите дубликаты необходимых документов у контрагента.
Если документов нет в учете контрагента
Ваша компания — продавец, а покупатель не отразил в сверке ваши документы по отгрузкам на его адрес?
В этом случае убедитесь, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Затем проверьте, отправлены ли документы контрагенту.
Если вы все сделали правильно, неотраженный документ нужно добавить в акт сверки и подписать его с разногласиями. Если же есть проблемы именно на вашей стороне, сначала решите их. Потом уже или включайте документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или соглашайтесь с суммами покупателя.
Ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель?
Алгоритм действий:
- проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика;
- если нет акта, который подписан обеими сторонами, уточните, отправлен ли он заказчику;
- в зависимости от результатов проверки добавьте обороты в акт сверки покупателя и подпишите его с разногласиями, либо согласитесь с цифрами контрагента.