Я часто сталкиваюсь с тем, что многие, зная о существовании двух разных должностей секретаря и личного помощника, на деле затрудняются озвучить в чем эта разница. А большинство еще и ставят знак равенства. Ну а что? и тот и другой сидят в приемной у шефа. Просто личный помощник звучит круче, чем секретарь. Вот и придумывают всякое. Это как менеджер по клинингу столовых приборов вместо посудомойки. Но в данном случае разница есть и она существенная. Давайте разбираться.
О том, что входит в обязанности секретаря, я разбирала подробно вот в этой статье . Но на всякий случай напомню. Секретарь - это в первую очередь контроль за информационными потоками. Телефон, почта, документация, курьеры и прочие источники информации. Секретарь принимает удар на себя и фильтрует его перед доведением до нужного сотрудника.
Личный помощник или персональный ассистент управляет производительностью другого человека. Вот его основная функция. Задача помощника - максимально разгрузить рабочее время руководителя от рутинных и бытовых вопросов, позволив максимально сосредоточиться на стратегических решениях и важных аспектах. И в отличие от секретаря, должностные обязанности помощника намного шире, ведь каждый конкретный руководитель видит отвлекающие факторы в различных вещах. Основные же отличия помощника от секретаря в следующем:
- График работы помощника напрямую зависит от графика работы руководителя. В большинстве случаев рабочий день ПА ненормированный. Да и в отпуск помощник ходит только одновременно с руководителем.
- Помощник должен быть на связи 24/7. Не получится выйти в 18:00 из офиса, отключить телефон и забыть о работе. Хороший помощник всегда доступен для своего руководителя и готов моментально включиться в решение проблемы даже из отпуска.
- Помощник всегда находится в более тесном контакте с руководителем и часто еще и с его семьей. Именно ПА следит за тем, чтобы его шефу было комфортно работать, у него всегда было под рукой все необходимое, чтобы шеф вовремя поел, не забыл принять лекарство, напомнит о днях рождения значимых людей и прочих важных датах.
- Помощник является ретранслятором воли руководителя в мир. Он следит за донесением поручений до сведения сотрудников, за исполнительской дисциплиной. Проверяет актуальность и полноту информации, подаваемой руководителю. Часто достаточно глубоко погружен в рабочие вопросы.
- Помощник может сопровождать своего шефа на совещания и в командировки.
Это все - вершина айсберга. Точный круг обязанностей устанавливается только опытным путем. Кому-то нужно, чтобы ему напоминали про обед, кому-то - чтобы организовали отпуск с семьей или нашли домашний персонал. Работа помощника всегда сложная, но безумно интересная. Какие же требования к помощнику сейчас актуальны?
- Высшее образование
- Знание на хорошем уровне одного, а лучше двух иностранных языков
- Помощник обязан хорошо владеть устной и письменной речью, т.к., если секретарь - лицо фирмы, то помощник - лицо своего руководителя
- Обязательно знание норм делового этикета
- Ну, а самое главное - предрасположенность к такой работе. Нужно иметь внутреннее стремление заботиться и опекать, не побоюсь этого слова, своего руководителя. Хороший уровень эмпатии. Если человек действительно искренне заботится о комфорте своего руководителя в чем бы он ни состоял, только тогда он сможет стать профессионалом. Далеко не каждый может близко к сердцу принимать проблемы и дела постороннего человека, но без этого хорошего помощника не выйдет. Абсолютным счастьем для помощника будет нахождение "своего" шефа. Человека, с которым комфортно в психологическом плане. Такой тандем чаще всего потом работает годами и десятилетиями.
Из минусов - хороший помощник редко уходит на повышение, т.к. ни одному руководителю не хочется отпускать такого сотрудника от себя.
Есть ли среди нас те ,кто работают по профессии? Делитесь секретами и интересным опытом)