Рассказываем, как оформить отношения с удаленными сотрудниками так, чтобы защитить себя от непредвиденных поворотов, соблюсти закон и легко пережить проверки налоговой.
Сотруднику на удаленке доверяют пароли от админок сайтов и интернет-банкинга, дают доступ к клиентской базе — расположенность рабочего места не влияет на степень ответственности исполнителя. В этой статье мы собрали 5 законных способов оформить сотрудников, которые подойдут для разных сфер бизнеса, но особенно актуальны будут для IT и Digital-сферы.
1. Договор ГПХ
Договор подряда (гражданско-правовой, ГПХ) заключают на выполнение разовой услуги.
Например, веб-студия получила большой и лакомый заказ. Для выполнения одной из задач собственных ресурсов не хватает и нужен узкий специалист. В штате такого нет. Руководитель проекта находит удаленного разработчика, с которым заключают договор ГПХ.
Преимущества
- ГПХ можно оформить с любым физлицом (даже без статуса ИП или самозанятого), получить результат и оплатить работу, и при этом не соблюдать нормы Трудового кодекса.
- Подряд не предусматривает ни соцгарантий, ни обязательств по организации условий труда для сотрудника.
- За невыполнение договоренностей можно предусмотреть штрафы, а за несоблюдение сроков — пени.
- Расходы по ГПХ можно вычесть из налогооблагаемой базы, то есть снизить свои налоги. Важно правильно квалифицировать эти траты и учесть требования НК. Не все расходы можно учитывать при расчете налога.
В сфере digital одни и те же услуги можно назвать по-разному. Например, разработку и покупку веб-приложения можно оформить как:
- нематериальный актив — на сумму сделки можно смело уменьшать налогооблагаемую базу;
- приложение для интернет-сайта — в этом случае у налоговой возникнут сомнения не в вашу пользу.
Недостатки
После заключения соглашения ГПХ с физлицом-подрядчиком, нужно:
- удержать НДФЛ (13%);
- оплатить страховые взносы в фонды (пенсионный + ОМС — всего 27,1% от суммы по договору);
- сдать отчеты.
2. Трудовые отношения
Трудовой договор (ТД) с удаленным сотрудником теперь называется дистанционной работой. Это законная форма трудовых отношений, которая предполагает соблюдения всех норм Трудового кодекса РФ.
Преимущества
- По ТД работник обязан соблюдать трудовую дисциплину и может быть уволен за ее нарушение. Например, по закону если сотрудник-удаленщик не выходит на связь больше 2 дней подряд, это считается прогулом.
- ТД предполагают соглашение о неразглашении конфиденциальной информации и о материальной ответственности.
- С сотрудником на удаленной работе можно организовать электронный документооборот — такое тоже предусмотрено Трудовым кодексом, но нужно изготовить ЭЦП.
Недостатки
- Официальное оформление по ТД — это гарантия полного соцпакета: больничные, отпуск, декретные.
- Работодатель должен обеспечить надлежащие условия труда, компенсировать служебные расходы и оплачивать повышение квалификации.
- Сотрудника, которого решили принять на удаленную работу и оформить по трудовому договору, сложно уволить и для него нужно вести трудовую книжку.
Налоги
Помимо удержания НДФЛ из зарплаты и начисления страховых взносов в фонды, работодатель обязан правильно оформлять и считать больничные, отпускные и пособия. А еще — предоставлять вычеты на детей сотрудника и вычеты по уведомлениям из налоговой.
Какой договор лучше заключить с сотрудником: трудовой или гражданско-правовой, мы рассматривали в этой статье.
3. Оферта
Этот вариант подходит Digital-компаниям, которые предлагают одинаковые условия для специалистов-исполнителей.
Например, интернет-площадка размещает рекламные статьи, содержащие прямые гиперссылки. В штате издания только редактор, который проверяет тексты, а авторы меняются или пишут не регулярно.
ГПХ с каждым автором — это долго и неудобно — нужно переписываться и согласовывать условия с каждым индивидуально. Оферта заменяет ГПХ.
Преимущества
- Для принятия оферты не нужно что-то подписывать, а потом обмениваться оригиналами.
- Подходит для сотрудников на удаленке, выполняющих разовые или нерегулярные задания.
- Правильно составленная оферта — это экономия времени на документообороте и денег на налогах, если учет ведет грамотный бухгалтер.
Недостатки
Принятая удаленным сотрудником оферта — это договор ГПХ со всеми вытекающими отсюда последствиями для компании-заказчика.
Нужно:
- начислить и удержать НДФЛ с каждого сотрудника;
- начислить и перечислить страховые взносы в фонды;
- сдать отчетность и вести учет доходов по каждому удаленному сотруднику.
4. Сделка с предпринимателем (ИП или самозанятым)
Договор с ИП или самозанятым — это бизнес-соглашение двух субъектов предпринимательства. Такие отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.
Преимущества
- Обе стороны в равных условиях. Компания-заказчик обязуется своевременно оплатить услуги/работы согласно договору, а исполнитель — сделать все качественно и в срок.
- ИП отвечает личным имуществом — это дополнительные гарантии для заказчика.
- Налоги предприниматель платит сам за себя, отчитывается перед налоговой и фондами тоже сам.
- Компания может учесть оплату услуг ИП в расходах, то есть уменьшить налогооблагаемую базу и снизить сумму налога.
Правильно сформулируйте предмет договора. Тут поможет поддержка грамотного бухгалтера, который разбирается в IT и отличает «директ» от «директора», а «маркетплейс» от «супермаркета».
5. Биржи фриланса
Заключить безопасную сделку на бирже фриланса — хорошее решение в случаях, когда не хватает собственных ресурсов на выполнение мелких или рутинных задач.
Например, вы не хотите отвлекать высококлассного дизайнера на работы по подгонке 500 фотографий для карточек товара в интернет-магазине заказчика. Исполнителя, который с этим справится и возьмет недорого, можно найти на бирже фриланса.
Преимущества
Безопасные сделки оформляются быстро, услуги стоят недорого, оплата гарантирована, если работы выполнены в соответствии с поставленным заданием — это удобно для заказчика и исполнителя.
Недостатки
Работать с исполнителем через биржу выгодно. Но, чтобы разобраться, что платить по налогам, нужно внимательно читать условия работы каждой площадки. Недостаточно просто заключить «безопасную сделку» и думать, что все налоги уйдут автоматом.
Биржа удерживает НДФЛ, а страховые взносы — это головная боль заказчика. Какие и куда налоги платить, биржа не консультирует, а честно предупреждает, что это проблема ИП или юрлица-заказчика и предлагает обратиться за консультациями к эксперту.
Все еще сомневаетесь, что стоит нанимать сотрудников на удаленку?
Удаленно работающие сотрудники не занимают в офисе рабочее место и не торопятся на планерки в кабинет шефа, но все так же решают задачи и выполняют поручения, от которых зависит эффективность всего бизнеса.
Посмотрите, как выросло количество удаленных сотрудников в России за 2020-2021 годы. Если в конце 2019 года их было около 30 тысяч, то начиная с ноября 2020 года официальная цифра выросла до 3,7 млн. человек.
Какой бы вариант вы не выбрали, помните, что налоговая до сих пор слабо разбирается в IT и Digital-формулировках. Первая задача ФНС при проверке — по максимуму не признать расходы, снижающие налогооблагаемую базу.
Выход: правильно формулируйте и грамотно оформляйте документы — да так, чтобы придраться было не к чему.
А если вам нужна помощь в правильном оформлении удаленных сотрудников и в комплексном ведении бухучета, обращайтесь в Профдело.
#удаленные сотрудники #малый бизнес #бухучет #бухгалтерский учет #договор гпх #фриланс биржи #самозанятость