Бывает ли у вас так, что вы не успеваете сделать домашние дела вовремя, заниматься своими хобби, все откладываете их на потом, потому что просто не хватает времени в сутках?
Часто ли вам удается строить свой день так, как хотелось бы?
Бывают ли ситуации, когда планы на неделю были одними, а по факту получилось, что даже 50% запланированного не удалось реализовать?
В современном мире множество людей сталкивается с проблемой нехватки времени несмотря на то, что вроде бы наша жизнь становится намного проще благодаря стремительно развивающимся технологиям и можно смело множество дел выполнять быстрее, чем даже 20 лет назад.
Как никогда актуален вопрос тайм-менеджмента, особенно среди молодежи - той социальной группы, которая проходит масштабный процесс социализации именно в XXI веке. В этой статье рассмотрим основные понятия тайм-менеджмента, с чем он связан в нашей жизни и дадим список инструментов эффективной организации своего личного и рабочего времени.
Статья полезна тем, что в ней в краткой форме собраны основные данные, с которыми при желании нужно разбираться самостоятельно. В следующих статьях я планирую подробнее рассказывать об инструментах, разбирать их на конкретных примерах, проводить аналогии с реальной жизнью и практическим опытом.
Сам по себе тайм-менеджмент призван оптимизировать использование своего времени, которое у нас в сутках ограничено - всего 24 часа. Однако здесь нельзя говорить только об инструментах, с помощью которых можно создать полноценную работающую систему.
Основными элементами тайм-менеджмента являются:
- Планирование: оперативное, тактическое и стратегическое.
- Целеполагание - определение личной миссии человека как эмоционально мотивирующего фактора в достижении своих результатов (Пр. SMART- цель).
- Мотивация: внутренняя и внешняя.
- Оценка личной эффективности.
- Оптимизация времени: учет дедлайнов, делегирование полномочий, грамотное использование инструментов тайм-менеджмента и тд
- Умение расставлять приоритеты
- Результативность, которая выражается в анализе достигнутых задач.
- Обучение основам программного обеспечения.
Если уделять внимание каждому из перечисленных пунктов, можно создать эффективную и работающую систему, при которой не буду возникать вопросы, перечисленные в начале нашей статьи.
В рамках одной статьи невозможно полноценно раскрыть каждый из элементов тайм-менеджмента, но особое внимание хочу уделить 1-ому и 5-ому пункту - видам планирования, оптимизации своего времени и инструментам планирования.
Планирование в своем классическом понимании - это метод эффективного распределения времени, чтобы быстрее и качественнее достичь своих целей.
Как уже упомянула выше, существует несколько видов планирования:
- Оперативное планирование или краткосрочное - позволяет организовывать текущие задачи, которые необходимо решить в короткие сроки или не требующие больших затрат времени.
- Тактическое планирование или среднесрочное - позволяет оптимизировать работу на более длительные сроки, планировать задачи, необходимые для достижения результатов в среднем на неделю или месяц.
- Стратегическое планирование или долгосрочное - вырабатывает навыки по достижению больших целей сроком от 1 года и более, постановки задач и планированию конкретных шагов по их достижению.
К инструментам оперативного планирования можно отнести следующие методы:
- «Жесткий-гибкий» алгоритм планирования
- Метод «Парето»
- Метод Айви Ли
- Метод 1-3-5
- Метод "АБВГД" и др
Среди инструментов тактического планирования можно выделить следующие:
- Mind-Map
- Матрица Эйзенхауэра
- GTD
- Диаграмма Ганта и др
К методам стратегического планирования можно отнести следующий ряд методов:
- Метод швейцарского сыра
- Метод карточек Г.Архангельского (описан в книге "Тайм-драйв")
- Буллет-джорналинг
- Метод «5S» и др
Также хочется посоветовать ряд книг, которые будут полезны всем, кто обеспокоен вопросом своего тайм-менеджмента и хочет подробнее и масштабнее погрузиться в эту тему:
Иногда мне задают вопрос:
"А как же спонтанные события? Иногда хочется чего-то неожиданного, незапланированного, например, уехать в небольшое путешествие или встретиться с друзьями просто так".
Спонтанность должна быть. Безусловно. Если вы умеете планировать свою работу, то от спонтанных событий вы ничего не потеряете. Главное, потом не пытаться все сделать в последний день и последнюю минуту, а подойти к этому ответственно, проанализировать, когда и как вы можете выполнить дела, вместо которых хотите организовать себе спонтанные события.
В конце хочется рассказать о законе эффективной продуктивности - "На все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного". Учитесь расставлять приоритеты, определять для себя самое важное, то, что действительно приносит вам пользу и результат. И тогда получится забежать даже на самую большую гору.