Два шага, которые помогут вам облегчить учет:
- Быть пользователем «1С:Бухгалтерия»
- Подключить бесшовную интеграцию со Smartway
Обо всем по порядку
Упрощенный учет электронных проездных билетов начинается с версии 3.0.81 в программе «1С:Бухгалтерия 8». В ней появился специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок».
Это значит, что все пользователи могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов. А также проводить операции с билетами, включая обмен, доплату и возврат, а после ввода — отражать расходы на проезд в авансовом отчете.
Удобно, но с интеграцией еще проще
Если ваша компания бронирует командировки через Smartway, то учет поездок становится автоматизированным процессом. То есть никакого ручного ввода и ошибок!
Подробнее об учете билетов
факт: Билеты учитываются как денежные документы и являются бланком строгой отчетности. Поэтому важно их правильно отразить в учете, а это трудоемкий, ручной процесс.
Билеты, купленные через Smartway: автоматически падают на нужный счет — 76.14 в «1С». Их данные не нужно вбивать руками и проверять. В случае отмены, доплаты и других действий с билетом — все автоматом отражается в программе.
Без Smartway: проведение авансового отчета будет упрощено, но все вышеописанные операции с билетами придется, как и раньше, вводить руками в «1С».
Что по закрывающим?
факт: Без закрывающих документов невозможно обосновать затраты компании, а также доказать экономическую необходимость этих трат. Любые взаиморасчеты между компанией и поставщиком (рассмотрим на примере с гостиницей) учитываются на основании акта выполненных работ. Сам акт формируется после того, как сотрудник покинет гостиницу.
Без Smartway: к сожалению, в данном случае бухгалтер зависит, либо от сотрудника, который должен не забыть документы в гостинице, либо от агента по организации деловых поездок. В обоих случаях, не стоит отметать человеческий фактор.
И вот бухгалтер 🤯 — одной рукой ведет переписку с просьбой наконец прислать корректные документы из гостиницы, другой — вбивает билеты в программу.
В Smartway: абсолютно все закрывающие документы формируются автоматически в личном кабинете, всегда вовремя и без ошибок. Звучит слишком просто? Да, так и есть. Существует миллион способов усложнить себе жизнь, пусть это будут не закрывающие 🙃
В сервисе также предусмотрено гибкое формирование закрывающих документов: по проектам, периоду, департаментам, сотрудникам и как вашей душе угодно.
Что с авансовыми отчетами?
факт: Знаем, что авансовые — головная боль любого бухгалтера.
Но если вы пользователь Smartway с настроенной интеграцией с «1С:Бухгалтерия», то авансовый отчет автоматически проводится в «1С» при помощи 1 клика.
Посадочные талоны
факт: В отличие от ж/д-, авиабилет не дает окончательного права на поездку. В самолет пускают только по посадочному талону. Сотрудники, которые летят в командировку, после полета обязаны сохранить (смешно!) все свои посадочные талоны и предоставить их бухгалтерии.
Без Smartway: боли с отчетностью не будет, если в компании скромный объем командировок или гиперответственные сотрудники (уважаем!). Но в жизни все иначе: либо командировок много, либо сотрудники растеряшки. Иногда и то, и то.
Но вывод один 🤬 : посадочные талоны регулярно не доносятся до бухгалтерии.
Smartway за здоровую бухгалтерию: в сервисе можно оформить справку о совершенном перелете. Она подтверждает факт поездки и заменяет посадочные талоны для налоговой, а также полностью соответствует требованиям ФНС. Оригиналы можно получить вместе с закрывающими документами. Электронные справки можно заказать как разово, так и настроить автоматическое формирование для всех поездок.
Возможности интеграции Smartway и «1С:Бухгалтерия»
факт: Интеграция займет всего 4 клика
1, 2, 3, 4 и у вас:
- Авансовый отчет формируется в «1С»
- Все билеты автоматически падают на нужный счет 76.14 и любые изменения по ним отражаются в отчетности
- Всегда корректные закрывающие документы
- Потеря посадочных больше не боль!
Сразу сэкономим ваше время:
- до 10 командировок в месяц — ручное управление
- свыше 10 — автоматизация Smartway
Получите доступ в демоверсию и убедитесь сами!
#бухгалтерия #бухгалтерский учет #1с #1с бухгалтерия #командировочные расходы #командировка