Владельцы бизнеса всегда перегружены. Даже если предприниматель уже воспользовался советами из нашей предыдущей статьи о правилах эффективного делегирования и вышел из операционки, он всё равно чувствует, что времени недостаточно, чтобы равномерно распределять дела и сбалансировать все области жизни.
Список задач на день не всегда может уместиться в 24 часа. Тогда возникает необходимость планировать время так, чтобы всё успевать и не забывать о важных делах. На помощь владельцам бизнеса приходит тайм-менеджмент. Но, пользуясь им некоторое время, владельцы рано или поздно бросают его и снова живут в хаосе. В этой статье мы разберём, к каким последствиям приводит неорганизованность владельца, и дадим советы, как эффективно применять тайм-менеджмент в работе, чтобы получать хорошие результаты.
К чему приводит неорганизованность?
Вы сильно сомневаетесь в себе
Вы завалены кучей внеплановых и незавершённых дел. Ваше внимание рассредоточено, вы хватаетесь за всё и сразу, но ничего не доводите до конца. Эта гора дел копится и копится. И чем их больше, тем менее вы эффективны.
С появлением каждой новой задачи, которую вам необходимо срочно выполнить, вы становитесь всё подавленнее и несчастнее. Рано или поздно у вас возникает мысль «Это не моё». Несмотря на то, что вы уже смогли открыть компанию и вырастить её до определённого момента, вы начинаете так думать о бизнесе только потому, что бесконечные дела не перестают на вас давить.
Сотрудники не могут вам доверять
Неорганизованность приносит дискомфорт и ощущение, что вы не можете ничем управлять в своей жизни.
Это чувствуете не только вы. Ваши сотрудники тоже замечают ваши проблемы с организацией времени и перестают вам доверять. Они не могут идти за владельцем, который ничего не доводит до конца. Каждый ваш новый проект они будут ставить под сомнение, из-за того что в прошлом вы уже пытались внедрить сотни разнообразных идей, но, распыляя внимание, всё бросали.
В такой ситуации проблемы возникают у обеих сторон. Сотрудникам тяжело работать в команде, которую ведёт за собой неэффективный владелец. Они не чувствуют уверенности в его действиях и не могут положиться на него. Из-за этого владельцу тоже нелегко управлять коллективом, который ставит под сомнение каждое его решение и сто раз обдумывает, нужно ли выполнять поставленные задачи. Такие отношения владельца с коллективом нездоровы и никогда не приведут компанию к успеху.
Вы не выполняете задачи в срок
Прокрастинация приводит к тому, что к дедлайну владелец не успевает сделать абсолютно ничего, максимум самые базовые срочные задачи, без которых предприятие вообще не могло бы существовать. Но этого недостаточно. Невыполнение ключевых для работы компании функций не даёт двигаться вперёд. Появляются узкие места, что приводит к замедлению роста предприятия.
Чтобы владельцу избежать этого и оставаться максимально продуктивным, необходимо уметь грамотно планировать своё время. Для этого надо знать и применять основные принципы тайм-менеджмента в работе.
Правила тайм-менеджмента
Правило № 1. Держите внимание на целях
Речь идёт о тех целях, которые вызывают у вас эмоции. У вас может быть множество важных целей, начиная с внедрения новых политик компании и заканчивая открытием филиалов в других городах. Но акцентируйте своё внимание на том, что лично у вас вызывает тёплые чувства и позитивные эмоции.
Допустим, у владельца торговой компании есть цель выйти на определённый уровень дохода к концу месяца, найти новых поставщиков, арендовать ещё один склад и т. д. Это хорошие цели, но, когда предприниматель слишком долго в этом варится, эти дела становятся рутиной, не вызывающей его интереса.
Но если при этом владелец ещё хочет поехать с семьёй покататься на лыжах, то думает об этом с позитивом и этими светлыми эмоциями наполняет все области своей жизни. Мысли о предстоящем курорте заставляют его работать больше, открывать филиалы, увеличивать доход, чтобы на отпуск для всей семьи хватило денег и поездка состоялась.
Правило № 2. Реалистично оценивайте имеющееся у вас время
Есть очень оптимистичные владельцы, которые при планировании своей недели стараются засунуть туда работы на 80 часов. В результате они перегорают, так и не успев выполнить всё. Их собственные инструменты тайм-менеджмента не работают во благо, а делают из них раба собственной компании.
Планируйте реалистично. Пользуйтесь тайм-менеджментом не для того, чтобы запланировать в два раза больше работы, а для того, чтобы часов в 40 поместить самое важное. Тайм-менеджмент заключается в том, чтобы уделять внимание именно тому, что приносит результаты.
Планируйте свою рабочую неделю, исходя из того, что у вас есть максимум 35 рабочих часов. В течение недели вам по-любому придётся выполнять что-то срочное и незапланированное, поэтому оставляйте время для таких дел сразу, чтобы потом не перерабатывать.
Правило № 3. Планируйте абсолютно всё
Если вы хотите, чтобы в вашей жизни были развлечения, поездки и встречи с друзьями, это должно быть запланировано. Если вы не запланировали удовольствие в жизни, в вашей жизни удовольствия не будет. Работа съест всё ваше время.
Поэтому в вашем календаре должно быть абсолютно всё: ваше здоровье, ваши физические упражнения, путешествия и даже романтические свидания. Если это не будет запланировано, вы всегда будете отдавать предпочтение работе, так как она будет казаться важнее.
Правило № 4. Записывайте абсолютно всё
Тайм-менеджмент — это не то, что делается в голове. Записывать можно по-разному: в электронном файле, в календаре, на бумаге. Но обязательно каждую задачу надо фиксировать.
Вы не сможете держать в уме все дела, особенно когда появятся мелкие проблемы, на которые придётся обратить своё внимание. Если у вас не будет списка, к которому всегда можно обратиться, вы собьётесь с важных приоритетов.
Как только вам пришла идея куда-то поехать или что-то сделать, сразу внесите её в свой план.
Правило № 5. Постоянно анализируйте ошибки
Невозможно с первой попытки освоить какой-то профессиональный инструмент. А планирование именно таким и является.
Некоторые люди, когда впервые составляют план, ошибаются в расчёте времени, которое понадобится на то или иное дело. Например, они предполагают, что на составление какого-либо документа потребуется 1 час. У них это занимает 3 часа, они нервничают, так как план рассыпается. В результате они решают, что это неэффективный инструмент, и больше никогда им не пользуются.
Нужно ежедневно анализировать свои ошибки. Открывайте план за вчерашний день, смотрите, на какие задачи у вас не хватило времени, и анализируйте, почему это произошло. Обычно вы просто что-то не принимаете во внимание. Начините это учитывать и откорректируйте планы на следующие дни.
Если вы будете постоянно работать над своим планированием и стараться его улучшить, вскоре оно станет реалистичным и эффективным.
Правило № 6. Выделяйте время на планирование
Сделайте работу над планом обязательной частью своей жизни. Сами дела всегда будут казаться важнее, чем планирование этих дел. Но без плана вы не сможете эффективно управлять своим временем и сбалансированно распределять его по всем областям.
Правило № 7. Ведите дневник
Мы живём в моменте, и нашла точка зрения постоянно меняется. Иногда мы не можем вспомнить, как смотрели на те или иные вещи раньше. Дневник позволяет правильно оценивать прогресс и точку зрения в различных сферах.
Когда мы планируем, то думаем о будущем, но, читая дневник, мы вспоминаем, какими были в прошлом. Таким образом мы видим, как растём и какие успешные действия помогают нам в этом. Планируя будущее, это надо учитывать.
Выводы
Тайм-менеджмент предполагает эффективное планирование времени, которое позволяет сбалансировать сферы своей жизни и уделять достаточное количество внимания всем важным областям. Неорганизованность и неумение планировать дела приводят к тому, что мы начинаем сомневаться в себе и своих силах. Наши сотрудники это чувствуют и перестают нам доверять.
Чтобы научиться тайм-менеджменту, необходимо придерживаться 7 основных правил: сосредотачиваться на целях, реалистично оценивать своё время, планировать все дела, фиксировать планы, анализировать ошибки, выделять время на планирование и вести дневник.
Делая всё это, владелец сможет грамотно распоряжаться своим временем и уделять внимание всем составляющим своей жизни.
Подписывайтесь на канал, чтобы не упустить полезную ифнормацию в статьях!