Работать с самозанятыми удобно: не нужно платить НДФЛ, отчислять взносы и выделять рабочее место. Но иногда это приносит больше хлопот, чем выгод: нужно постоянно проверять, не изменил ли самозанятый статус и прислал ли чек, подтверждающий его работу. Вот на что стоит обращать внимание, чтобы работа с самозанятыми была продуктивной.
Выясните статус — убедитесь, что самозанятый таковым является
Как проверить: можно запросить справку, подтверждающую статус. Она формируется в приложении, в котором самозанятый платит налог, — «Мой налог» или «Свое дело».
Можно подстраховаться и проверить статус самозанятого и перед платежом с помощью ИНН на сайте налоговой → npd.nalog.ru/check-status
Проверка важна: самозанятый в один клик может сняться с учета и стать физлицом, а если вы переведете деньги физлицу, вам надо будет заплатить налоги. Об этом можно даже не узнать, если самозанятый умолчит, но будет неприятно, когда в конце года окажется, что не все налоги уплачены.
Не переборщите с обязанностями
Заключите договор с самозанятым. Это обычный гражданско-правовой договор, в котором обязательно нужно прописать статус работника. Не обязательно, но желательно прописать ответственность, которая будет обязывать самозанятого присылать вовремя закрывающие документы и сообщать, если его статус изменился.
Однако отношения заказчика и самозанятого не должны даже отдаленно напоминать трудовые.
!→ Надо четко указывать в договоре задание, результат и срок, в который должна быть выполнена задача.
!→ Нельзя заносить самозанятого в табель рабочего времени и вообще указывать, в какое время он должен работать. А также требовать соблюдения должностной инструкции. Иначе договор с самозанятым нужно переквалифицировать в трудовой. А это взносы, НДФЛ и рабочее место.
А если у налоговой возникнут подозрения, что работодатель просто не хочет платить взносы за сотрудников и переквалифицировал их в самозанятых, в фирму с совместными проверками придут трудовая инспекция и налоговая.
!→ По закону нельзя сотрудничать с бывшим сотрудником как с самозанятым в течение двух лет после увольнения.
Требуйте подтверждение работы
Главное подтверждение работы от самозанятого — чек. Самозанятый формирует его после выполнения работы в своем приложении и отправляет вам.
Всегда просите чеки после оплаты! Для работодателя чек — единственный документ для отчета перед налоговой об оплатах и выполненных работах. Если чека не окажется, налоговая может потребовать начислить за сотрудника НДФЛ и взносы, даже если у вас есть подтверждения по другим документам.
Если банку кажется подозрительной операция по оплате самозанятому, предъявите договор в качестве подтверждения.