Сама по себе работа в должности первого лица компании является сложной, ответственной, специфичной. Многие эксперты в области управления даже считают, что руководитель (СЕО – Chief Executive Office) должен быть харизматичной личностью. Это было бы здорово, но важнее, все-таки, чтобы руководитель четко понимал свои главные обязанности и принимал продуманные решения.
В сравнении с 90-ми годами прошлого века и даже нулевыми годами века 21-го, значительно усилился контроль и давление силовых структур (прокуратуры, следственных органов, контрольных и надзорных органов) на деятельность предприятий и организаций в Российской Федерации. И не только государственных компаний (ГУПы, ГБУ, ГКУ и др.), но и на коммерческие организации. Достаточно коммерческой структуре поучаствовать в торгах на закупку товаров, работ, услуг для государственных нужд, и вы уже на контроле у правоохранительных органов. Но не переживайте. Сразу к вам никто не придет. Они (контрольные органы) дождутся, когда вы полностью выполните обязательства по государственному контракту, получите оплату за выполненные работы, услуги, поставленные товары и только тогда к вам придут с проверкой. Раньше им нет смысла к вам приходить, так как они считают, что могут вас «спугнуть» и неполностью выполненные работы, недополученная оплата не позволит им в полной мере «наехать» на вас со своими требованиями.
К вам пришли с проверкой. Нам всем хорошо известна фраза – за все отвечает генеральный директор. Так ли это? Да, будет именно так, если вы пустили исполнение гос.контракта на самотёк, в ходе его исполнения в спешке, на капоте служебной машины или на подоконнике в фойе офиса подписывали разные финансовые и бухгалтерские документы. И потом, когда вам будут показывать эти документы проверяющие органы и спрашивать – ваша ли это подпись, вы будете лихорадочно вспоминать, где и когда вы её (эту подпись) поставили? Как правило, руководители отвечают – похоже, что моя. Но для проверяющих ваш ответ не важен – они все равно отдадут документы на почерковедческую экспертизу. С этого момента у генерального директора начинается другая жизнь. Чтобы она не изменилась, давайте рассмотрим все по порядку.
Вашей компании повезло. Вы выиграли конкурс на закупку товаров, работ услуг для государственных нужд. Предположим, конкурс на строительство административного здания. Сейчас будет подготовлен контракт, который вы должны будете от имени Подрядчика подписать. Кто будет подписывать – вы или ваш заместитель по доверенности? Какие риски у вас есть с этой подписью? Контракт – это документ-соглашение между сторонами, в котором изложены общие положения – предмет договора, порядок расчетов, ответственность сторон и т.д. Ваша компания честно выиграла конкурс, так что подписывайте. На то вы и генеральный директор.
Далее вам необходимо организовать работу по выполнению контракта. Собирайте сотрудников, проводите совещания, ставьте задачи. Но самое главное – готовьте приказ на распределение полномочий по выполнению данного гос.контракта. Это будет ваш основной документ, на который вы будете ссылаться в последующем при разговоре с проверяющими. Поэтому он должен быть подготовлен самым тщательным образом. Разбейте выполнение работ по элементам. Чем подробнее будет проведено распределение обязанностей – тем лучше будет возможность контролировать работы и отчитываться о их выполнении. Сырье и материалы для строительства административного здания будет ответственен закупать начальник снабжения. Соответственно, контракты на закупку сырья и материалов у Поставщиков пускай подписывает начальник снабжения или один из ваших заместителей, который курирует эту службу. Накладные, счета фактуры и даже платежное поручение на перевод также подписывают начальники и сотрудники этой службы. Выполнение объемов и качества работ на объекте отвечает технический директор, соблюдение технологии работ (замесов бетона, прочность конструкций, экспертиза грунтов и т.д.) – технолог. Подписание промежуточных актов выполненных работ и их оплата – финансовых директор. И так далее. Весь процесс производства работ (поэтапно) и ответственность должностных лиц должны быть расписаны в письменном приказе. Последний пункт приказа – контроль за исполнение приказа возлагаю не на себя, а на первого заместителя или технического директора, отвечающего за это направление работ.
За что же тогда отвечает генеральный директор (СЕО)?
1. СЕО отвечает за ИЗМЕНЕНИЯ. В процессе работ могут возникать много трудностей, сложностей. Нужно быстро и оперативно на них реагировать.
2. СЕО отвечает за ВОЗМОЖНОСТИ. Поиск возможностей:
· технических, которые ускоряют производственный процесс;
· организационных – поиск новых контрактов.
3. СЕО отвечает за взаимодействие с Заказчиком работ. Но только с тем, кто принимает решения или от которого зависит принятие решения по контракту (оплата, подписание акта выполненных работ и т.д.);
4. СЕО отвечает за прием и увольнение сотрудников. Возможно, в ходе работ потребуются специалисты, которых у вас нет и их срочно нужно найти принять на работу.
5. СЕО отвечает за взаимодействие с аутсорсинговыми компаниями. В ходе работ может возникнуть ситуация, когда потребуется пригласить субподрядчика на какой-то вид работ, который ваша компания не выполняет (не специализируется на этом) или необходимо будет заключение независимой технической экспертной организации.
6. СЕО отвечает за поощрение и наказание сотрудников. Приказы о поощрении или наказании готовит кадровая служба (как правило), которая подчиняется непосредственно генеральному директору.
7. Нужно понимать, что кроме данного гос.контракта, у СЕО есть и другие контракты, которые требуют внимания генерального директора.
Вместе с тем, если в процессе выполнения гос.контракта к вам в спешке подойдет сотрудник среднего звена и попросит срочно подписать какую-то «малозначащую бумажку» на капоте служебного автомобиля по причине отсутствия руководителя, то возможны два варианта:
1. Просят подписать вас, так как не хотят брать ответственность на себя;
2. Действительно нет сотрудника на месте, который имеет право подписывать данный документ.
В любом случае подписывать не следует, так как вы, в силу своих обязанностей, не сможете осуществить полный контроль прохождения данного документа. Подписывать вслепую - не самое лучшее решение. Ничего страшного, подпишут позже.
Во втором варианте просто увеличите количество подписантов.
Наконец, ваша компания успешно выполнила гос.контракт, вы получили честно заработанную выручку за выполненные работы. Не расслабляйтесь. Ждите гостей с проверкой. Приготовьте копию приказа (или приказов) о распределении полномочий по выполнению гос.контракта, копии доверенностей на должностных лиц, которые в процессе исполнения контракта взаимодействовали с третьими лицами.
За все отвечает генеральный директор. Это точно!
Но в рамках своих полномочий – не более того!
Автор: Невейкин П.П.
ООО «ГИН»