Недавно наблюдал забавную картину, руководитель отдела КДП возмущалась что сотрудник уехал в командировку, ему купили билеты, а приказа нет 🤷♂️ так как отделу кадров не кто и не сказал что сотрудник едет в командировку.
А как так получается? Нужно ехать в командировку, сотрудник пишет заявку, руководитель подтверждает, а может и нет, но ему купили билеты и он поехал, может даже и суточные перевели, а отдел кадров ничего и не знает.
А может и не нужен этот приказ? Какой от него прок сотруднику которому куплены билеты и переведены деньги?
Что на эту тему говорит трудовой кодекс?
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки говорит нам что "Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы" исходя из чего можно сделать вывод что оформление приказа на командировку обязательно. Хотя встречал мнение что приказ о командировке не обязательный документ, но мы его будем оформлять, пусть будет.
В общем, оформлять приказ и командировку нужно. Но по сути, если мы начнём бегать по всем участникам процесса с бумажками, то получим бюрократию и бегатню. Надо что то придумать, и закон соблюдать и не тратить силы и время, а иногда и нервы, на непроизводительные операции.
Для начала давайте опишем процесс согласования и всех участников. Описывать буду без претензии на идеальность и без использования нотаций, а просто что бы нам было понятно. Я этот процесс нарисовал на бесплатной онлайн доске.
Ну а когда процесс мы описали и выбрали самый оптимальный, на мой взгляд, вариант, теперь нам его нужно внедрить в работу.
Теперь нам надо автоматизировать этот процесс, желательно подручными средствами, не прибегая к покупке дополнительного ПО.
В моём случае будем использовать то что бесплатно и доступно, Гугл Таблицы. Процесс создания я описывать не буду, это можно найти в интернете, а вот результат можно будет увидеть в кратком видео ниже.
В общем почти бесплатно, был автоматизирован вроде не самый важный, но процесс которому не уделяется много внимания. Хотя и он может потрепать нервы руководителю, так лучше сразу всё сделать и не думать об этом, и если даже какая нибудь из контролирующих организаций и запросит документы по командировке, они уже все будут.