1.Предмет, содержание и задачи ДОУ.
2.Понятие документа и его функции.
3.Классификация документов.
1. Предмет, содержание и задачи ДОУ
Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации.
Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
ДОУ состоит из 3-х элементов:
Документирование – создание документов.
Документооборот - движение и учет документов.
Архивное дело - деятельность по организации хранения документов.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия.
Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи ДОУ:
1. отражение управленческой, производственной и иной деятельности организации в соответствующих документах;
2. обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
2. Понятие документа и его функции.
ДОКУМЕНТ – это материальный объект с информацией, закрепленной особым способом для ее передачи во времени и пространстве.
Каждый документ имеет свойства и функции.
Документ имеет два свойства - информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др.
Эксплуатационные свойства - это долговечность и прочность документа. Эксплуатационные свойства зависят от материального носителя и средств письма.
Основные функции документа:
• информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)
• организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
• коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
• юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
• воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;
3. Классификация документов
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два вида:
• документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
• документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
Все документы подразделяются на следующие группы:
• по способу документирования
рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фотодокументы.
• по сфере использования
организационно-распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.
• по содержанию
простые;
сложные.
• по месту составления
внутренние;
внешние.
• по степени гласности
открытые;
с грифом ограничения доступа («для служебного пользования»); «коммерческая тайна» и «секретно» - информация, составляющая государственную тайну.
• по юридической силе
оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников, не имеющие юридической силы);
заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
• по форме изложения (степени унификации)
индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии);
унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
• по срокам исполнения
срочные (с указанием срока исполнения);
несрочные.
• по срокам хранения
временного хранения (до 10 лет);
долговременного хранения (свыше 10 лет);
постоянного хранения.