Если при приемке или отгрузке невнимательно составили документы, не проверили полномочия представителей, то компания рискует остаться без денег и товара.
Не проверили подписи, расшифровки и полномочия — контрагент может отказаться платить.
Поставщик может не получить от покупателя деньги, если не проверит, указал ли подписант на товарной накладной:
- расшифровку подписи;
- должность;
- доверенность.
При взыскании задолженности суду для вынесения решения в вашу пользу может оказаться недостаточно только подписи представителя покупателя.
Компания рискует лишиться оплаты и в том случае, если не проверит полномочия лица, которое принимает товар и расписывается в накладной. Накладная, которую подписало неуполномоченное лицо, не будет являться доказательством отгрузки конкретному покупателю.
Рекомендация: заранее запросите у контрагента копию доверенности, чтобы вы могли проверить полномочия и подготовиться к передаче товара с надлежащим образом оформленными документами.
Указали неверные сведения о количестве товара — можете остаться с недостачей.
Если при приемке Вы подпишете документ без замечаний, при обнаружении недостачи потребовать исполнить договор надлежащим образом уже не сможете.
Рекомендация: в случае разногласий при получении продукции - зафиксируйте в первичных документах свои замечания к товару. При приемке необходимо проверить:
- количество товара (поштучно или по весу);
- ассортимент;
- внешний вид;
- сертификаты, инструкции.
Не проверили стоимость продукции в первичной документации — суд может признать изменение цены.
Если продавец в договоре согласовал одну цену, а в накладной по ошибке указали другую, суд может расценить, что таким образом изменили стоимость продукции.
Рекомендация: проверяйте, чтобы цены в товарных накладных соответствовали договорным ценам. Когда составляете доверенность представителю, не указывайте в его полномочиях возможность изменять стоимость товара.
Исправили опечатки с нарушениями — не сможете использовать первичные документы.
Если допустили опечатку, ее можно исправить в первичном документе, чтобы она не повлекла ни для одной из сторон финансовых последствий.
Способ 1. Оформите исправительный документ - правильный экземпляр первичного документа с тем же номером и датой. В дополнительном поле укажите номер и дату исправления (Письмо ФНС от 05.03.2018 N СД-4-3/4226@).
Способ 2. Исправьте документ вручную - зачеркните ошибку, впишите верные данные, напишите «Исправлено», поставьте дату. Исправление заверяют лица, подписавшие документ (ст. 9 Закона о бухучете).
Если изменения внесены неправильно, суд может не принять исправленный документ в качестве доказательства.
Рекомендация: вносите исправления в первичные учетные документы только по согласованию с лицами, у которых есть полномочия.