Совещание – одно из ключевых корпоративных мероприятий и место, где обсуждаются текущие достижения и ближайшие задачи коллектива. Безусловно, что именно здесь можно настроить эмоциональную атмосферу в коллективе и определить ключевые вопросы в работе отдела. Какие есть правила эффективного совещания?
1) Планирование;
Абсолютно точно, что невозможно представить себе успешное совещание без планирования встречи по пунктам и распределения тематик, порой – очередности выступлений коллег.
Важно определить также четкое время и место проведения корпоративного мероприятия.
2) Материалы;
Очень часто необходимо подготовить к совещанию информацию о заявленной тематике, поделиться ею с коллегами и разработать самому, чтобы иметь преимущество перед другими участниками мероприятия. Последнее необходимо вам как руководителю.
3) Подготовка коллег;
Стоит учесть, что коллег также стоит подготовить к мероприятию, объявив о нем за неделю (или другой срок). Так можно оказать существенную поддержку всему отделу, который будет готов к совещанию, организует результаты своей работы и не будет чувствовать себя неуверенно.
Помним, что коллег нужно уважать и учитывать особенности их календаря.
4) Подготовиться эмоционально;
За время, которые останется до совещания, стоит больше проводить времени с коллегами, для того, чтобы само мероприятие проходило легко и без лишней внутренней дисгармонии и непривычки.
Кроме того, стоит отрепетировать выступление, рассчитать время, которое уйдет на неформальные аспекты общения с коллегами. Так можно будет не только обеспечить эмоциональную полноценность в ходе совещания, но и выступить лидером.
5) Четко определить тематику и важные аспекты;
Отдел, как правило, отличается многозадачностью, а потому необходимо четко сфокусировать внимание коллег на конкретной тематике. Последнее потребует составления отдельных пунктов, которые бы способствовали большей точности при формулировании задач совещания.