Журнал учета счетов-фактур: кто ведет, как сдает и что будет, если не сдать
Журналы учета счетов-фактур ведут посредники, участвующие в операциях, облагаемых НДС. При этом сам посредник может не быть плательщиком налога — например, при применении спецрежима. Но вести журналы он обязан, в противном случае ему грозит штраф, а его партнерам — доначисление НДС.
Сверяйся с контрагентами по счетам-фактуры легко и просто
Кто ведет журналы учета счетов-фактур
Журналы учета счетов-фактур заполняют посредники, которые участвуют в операциях, облагаемых НДС. Самим посредникам журналы не нужны, зато нужны налоговикам. Они проверяют данные счетов-фактур, проведенных в операциях с участием посредников, и сопоставляют суммы начисленного налога с вычетами. Если поставщик и покупатель взаимодействуют напрямую, все необходимые данные налоговики получают из книг покупок и продаж. Если в сделке участвует посредник, в цепочке НДС появляется промежуточное звено. Оно-то и отражается в журналах полученных и выставленных счетов-фактур.
- Журналы учета счетов-фактур ведут:
- Комиссионеры.
- Агенты.
- Экспедиторы, которые занимаются только организацией перевозки, а для самой перевозки привлекают стороннего исполнителя.
- Застройщики, которые нанимают подрядчиков, но сами не ведут строительных работ.
- Налоговые агенты.
Экспедиторы и застройщики имеют одну общую особенность. Они заполняют вторую часть журнала даже при отсутствии счета-фактуры, если товар ввозится из-за границы.
Особенность налоговых агентов в том, что среди них есть исключения. Не обязаны вести журналы следующие налоговые агенты:
- Продавцы конфискованного или бесхозного имущества, кладов, скупленных ценностей или имущества, полученного государством в порядке наследования.
- Посредники, действующие в интересах продавцов — иностранных компаний, не зарегистрированных в российских налоговых органах.
- Железнодорожные перевозчики и владельцы контейнеров, предоставляющие их для перевозки грузов.
Какие документы регистрировать в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур
Кто заполняет
В первой части журнала
«Выставленные счета-фактуры»
Во второй части журнала
«Полученные счета-фактуры»
Посредник (комиссионер, агент), действующий от своего имени
При реализации товаров комитента (принципала)
регистрирует счета-фактуры, выставленные:
— покупателям по реализованным товарам*;
— покупателям на сумму оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок;
— комитенту (принципалу) на сумму оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок;
— комитенту (принципалу) при возврате товаров покупателем («обратная реализация»)
регистрирует счета-фактуры, полученные от:
— комитента (принципала) по реализуемым товарам**;
— комитента (принципала) на сумму оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок*;
— покупателя при возврате товаров комитенту (принципалу) («обратная реализация»)
При приобретении товаров для комитента (принципала)
регистрирует:
счета-фактуры, выставленные:
— комитенту (принципалу) по товарам, приобретенным у продавца;
— продавцу при возврате товаров комитентом (принципалом) («обратная реализация»)
регистрирует:
счета-фактуры, полученные от:
— продавца по товарам, приобретенным для комитента (принципала);
— продавца на сумму оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок;
— комитента (принципала) при возврате товаров продавцу («обратная реализация»)
Экспедитор, действующий от своего имени
При оказании услуг грузоотправителю в рамках договора транспортной экспедиции
регистрирует счета-фактуры, выставленные:
— грузоотправителю по услугам, приобретенным у третьих лиц
Регистрирует счета-фактуры, полученные от:
— третьих лиц по услугам, приобретенным для грузоотправителя;
— третьих лиц на сумму оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящего оказания услуг
Застройщик, действующий от своего имени
Заказчик, выполняющий функции застройщика
При выполнении работ в интересах заказчика (инвестора)
регистрирует счета-фактуры, выставленные:
— заказчику (инвестору) по работам и услугам, приобретенным у третьих лиц;
регистрирует счета-фактуры, полученные от:
— третьих лиц по работам и услугам, приобретенным для заказчика (инвестора);
— третьих лиц на сумму оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящего выполнения работ;
* Иностранные компании, которые оказывают электронные услуги, журналы учета счетов-фактур не заполняют (п. 3.2 ст. 169 НК РФ).
** Приведенный порядок распространяется на счета-фактуры, составленные при выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав.
Не путайте посреднические фактуры с фактурами на вознаграждение посредника. Если агент сам является плательщиком НДС, то счет-фактуру на свою комиссию он отражает в собственной книге продаж. А если он не платит НДС — например, применяет спецрежим, то счет-фактура на вознаграждение не выписывается и нигде не отражается.
Как вести журналы учета счетов-фактур
Правила ведения журналов приведены в п. 3–12 приложения 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Отражайте в журналах полученные и выставленные счета-фактуры:
- первичные;
- исправленные;
- корректировочные.
Если сделка связана с ввозом товара из-за границы, а посредником является экспедитор или застройщик, вместо фактуры отразите данные таможенной декларации или заявления о ввозе.
Вносите счета-фактуры в хронологическом порядке. При регистрации исходных и исправительных счетов-фактур не заполняйте графы 16–19. Для регистрации корректировочных счетов-фактур укажите измененные данные в графах 8–19.
Если забыли зарегистрировать счет-фактуру, внесите его в очередную строку журнала. Если пропущенная фактура относится к прошедшему отчетному периоду, зарегистрируйте ее в журнале того периода. Если нашли ошибку в записях журнала, внесите исправление. Нужно ли сдавать исправленный журнал в ИФНС? В законодательстве такой обязанности не предусмотрено. Однако если данные в журнале неточны, программа ФНС найдет расхождение со сведениями других участников сделки. Поэтому лучше сдать уточненный журнал, чтобы не подводить партнеров.
Как сдавать журналы учета счетов-фактур
Очередной журнал закрывается по окончании налогового периода, для НДС это один квартал. После завершения квартала журнал заверяет руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Допустимо ведение журналов как в бумажном, так и в электронном виде. Но сдавать их можно только в электронном формате, это требование п. 5.2 ст. 174 НК РФ.
Если посредник сам не является плательщиком НДС, ему необходимо отправить в ИФНС только журналы. Отправляйте их в ИФНС по окончании каждого квартала до 20-го числа следующего месяца. Если контрольный срок выпал на субботу или воскресенье, можно отчитаться в следующий понедельник. В 2021 году установлены следующие сроки сдачи:
- до 20 апреля — за I квартал;
- до 20 июля — за II квартал;
- до 20 октября — за III квартал;
- до 20 января 2022 года — за IV квартал.
Если посредник является плательщиком НДС, данные из журналов необходимо отразить в разделах 10 и 11 декларации. Тогда журналы сдаются в составе декларации, срок — до 25-го числа месяца, следующего за окончанием квартала.
Штрафы за несдачу журналов учета счетов-фактур
За нарушение порядка сдачи журналов компанию оштрафуют по п. 2 ст. 126 НК РФ. С предпринимателя или организации взыщут штраф 10 000 ₽. Такие санкции можно получить за опоздание или несдачу журнала.
Кроме того, неизбежны негативные последствия для партнеров организации-посредника. Выше мы рассказали, что данные журналов сопоставляются с книгами покупок и продаж заказчиков, покупателей или продавцов, которые заключили сделку с участием посредника. Программа ФНС выявит расхождение, если журнал не сдан или содержит ошибки. Плательщикам НДС придется пояснять расхождение и, возможно, доначислять налог.
от Екатерины Костаковой.