Суть продуктивности в эффективности – делать больше, быстрее и исходя из меньшего. И с растущими требованиями от сегодняшних рабочих мест, когда бы и где бы они не были бы, это никогда не было так важно. Чтобы извлечь большее из своего дня, вам нужно сосредоточиться на трёх сегментах своей жизни.
Время
Люди печально известны как плохие многозадачники, так что управлять своим временем критически важно для улучшения производительности. Больше всего времени высасывают неожиданные (и, обычно, неважные) задачи. Мы все знаем этот порыв прочитать электронное письмо, которое только что пришло, или взглянуть на последнее всплывшее оповещение – склонность, которую психолог Даниэль Левитан, автор «Организованного ума», называет пристрастием к новизне. Непреднамеренная смена задач поедает больше времени, чем вы могли бы подумать. Информационный учёный Калифорнийского университета Глория Марк обнаружила, что требуется в среднем 26 минут, для того чтобы прийти в себя после пустякового перебоя. Чтобы этого избежать, планируйте свой день и сортируйте неожиданные заминки:
1. Начинайте день со структурированного «времени для себя»:
Пройдитесь по электронной почте и обновлениям в соцсетях, которые скопились за ночь и отсортируйте неотложные дела. Сочините на ходу быстрые ответы и направления, так, чтобы другие люди могли начать работать над задачами. Внесите большие задачи в список дел. И сотрите вещи, которые являются неинформативными или неважными.
2. Используйте время в транспорте, чтобы завершить координационные задачи:
Безумно не использовать время в транспорте на то, чтобы отсеять времязатратные задачи.
3. Планируйте регулярные перерывы в течение дня:
Выделите время в своём календаре и делайте перерывы. Сделав эти перерывы рутиной, вы повысите предсказуемость, создав регулярный график, чтобы держать свой ум организованным.
Пространство
«Пространство» относится к вашей окружающей среде – как местная специфика вашего офиса, так и ваше виртуальное пространство. Рабочее место может не быть последним рубежом, но оно является важным элементом для повышения рабочей продуктивности. Вот несколько советов, связанных с пространством:
4. Работайте «не на месте», когда это оправдано:
Когда вам нужно написать документ или исследовать тему, отсутствие офисных отвлечений улучшит сосредоточенность. Некоторые компании находят, что разрешение работникам работать из дома имеет другие преимущества, включая время разъездов, более короткие обеденные перерывы и меньшее количество больничных.
5. Утвердите число мест, куда вам необходимо ходить за информацией:
Существует слишком много приложений для навигации – сделайте так, чтобы оповещения из каждого приложения появлялись в одном месте.
6. Выключите всплывающие оповещения на мобильных устройствах и на рабочем столе:
Не позволяйте приложениям прерывать вашу сосредоточенность назойливыми всплывающими сообщениями. Выключите их. И ограничьте проверку своей электронной почты определёнными временами в течение дня. Вы не пожалеете об этом.
Умонастроение
7. Беседуйте, не пишете электронных писем
Возьмите трубку или пройдите по залу и поговорите напрямую с коллегами. Для географически отдалённых людей используйте чат.
8. Рубите большие проблемы на маленькие кусочки:
Это понизит чувство перегрузки и прокрастинации, ассоциируемое с принятием на себя большой работы. Обладание решением в течение всего процесса снижает тревогу перед тем, чтобы браться за большую работу.
9. Используйте контрольные списки для повторных задач, чтобы снизить количество ошибок:
Особенно когда вы перегружены работой и работаете с ограничениями по времени, контрольные списки держат вас на нужном курсе.