Заявления и служебные записки, которые являются основаниями к приказам по личному составу, хранятся столько же, сколько и сами приказы. Об этом говорится в статье 434 Перечня. Таким образом, сроки их хранения тоже варьируются от 3 до 75 лет, как и сроки хранения приказов по ЛС.
Если организация ведет личные дела работников, вопрос хранения оснований к приказам уже решен: вместе с копией приказа подлинник основания помещается в личное дело и полёживает там как минимум до увольнения работника.
Приглашаем вас пройти курс повышения квалификации "Архив организации", который пройдет очно в Санкт-Петербурге.
Если личных дел нет, придется заводить дела «Основания к приказам по личному составу». В старом Перечне была отдельная статья с таким названием. В новом Перечне основания объединили с приказами в 434-й.
Нюанс в том, что дел с основаниями должно быть столько же, сколько и дел с приказами. Например, вы ведете дела (заголовки схематичны):
- Приказы по ЛС (ср.хр. 50 лет);
- Приказы об отпусках, командировках (ср.хр. 5 лет);
- Приказы о дисциплинарных взысканиях (ср.хр. 3 года).
Соответственно, должно быть три дела с основаниями:
- «Основания к приказам генерального директора Общества по личному составу» (срок хранения 50 лет)
- «Основания к приказам генерального директора Общества по личному составу (о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках, командировках работников)» (срок хранения 5 лет)
- «Основания к приказам генерального директора Общества по личному составу (о дисциплинарных взысканиях» (срок хранения 3 года)
Больше дел с приказами - больше дел с основаниями.
Оформлять на хранение дела с основаниями нужно точно так же, как все дела по личному составу: полное оформление (нумерация, лист-заверитель, обложка, переплет, все дела). Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке, внутреннюю опись составлять не нужно.