Онлайн-кассу обязаны применять все ИП и организации, за исключением указанных в ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ случаев. Итак, вы купили онлайн-кассу, выбрали ОФД. Теперь, чтобы начать использовать кассовый аппарат, необходима его регистрация в ФНС.
Как зарегистрировать кассу в ФНС
Существует несколько вариантов:
- передать документы с помощью соответствующего онлайн-сервиса;
- отправить по почте;
- обратиться в налоговый орган лично или через представителя (при наличии нотариально заверенной доверенности).
Один из наиболее простых и удобных способов – регистрация через интернет. Вся процедура происходит в личном кабинете на сайте ФНС. Мы подготовили пошаговую инструкцию, которая позволит зарегистрировать ККТ быстро и без проволочек.
Как зарегистрировать кассу в ФНС
Чтобы зарегистрировать кассу в налоговой, потребуется квалифицированная электронная подпись. Такая ЭП необходима и для сдачи электронной отчётности. Кроме того, её можно применять для работы на электронных торговых площадках и государственных порталах.
Заключение договора с оператором фискальных данных необходимо для обработки и передачи сведений о расчётах с применением кассы в налоговый орган (п.6. ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ).
Оператор должен быть одобрен ФНС и включён в специальный перечень, размещённый на сайте налоговой.
АО «Калуга Астрал» — один из трёх крупнейших спецоператоров связи в России. В качестве ОФД компания осуществляет приём, обработку и хранение фискальных данных. Для передачи сведений в ФНС используется онлайн-сервис «Астрал.ОФД».
Шаг 2: Подать заявление в налоговую
Для начала на сайте ФНС необходимо зарегистрироваться. Сделать это можно через портал Госуслуги, либо с помощью ключа электронной подписи.
Чтобы подать заявление, откройте в Личном кабинете раздел «Учёт контрольно-кассовой техники» или «Все кассы», затем нажмите Зарегистрировать ККТ. Далее выберите Заполнить параметры заявления вручную. Здесь вам необходимо указать:
- адрес, по которому установлена ККТ;
- название организации (ФИО ИП);
- сфера деятельности;
- модель и заводской номер кассы;
- наименование ОФД;
- режим, в котором будете использовать кассу;
- модель и номер фискального накопителя.
Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — заявление будет подтверждено электронной подписью и отправлено на обработку в налоговую. Как только ФНС рассмотрит заявление, в разделе «Контрольно-кассовая техника» обновится статус. В строке Состояние появится сообщение о том, что ККТ присвоен регистрационный номер, с указанием самого номера.
Шаг 3: Провести фискализацию
После того как касса получит регистрационный номер, нужно будет активировать фискальный накопитель. Это можно сделать самому, если вы регистрируетесь в режиме онлайн. Для фискализации потребуются сведения из заявления, которое вы отправили в налоговый орган. Поэтому рекомендуем заранее открыть в отдельных окнах информацию по онлайн-кассе и уведомление о получении регистрационного номера.
В онлайн-кассу необходимо занести следующие данные:
- регистрационный номер кассы;
- сведения об организации или ИП;
- сведения об ОФД.
Для внесения данных обычно используется специальная утилита, которая, как правило, входит в пакет ПО для ККТ.
Рассмотрим порядок действий на примере онлайн-кассы АТОЛ:
- Подключите кассу к ПК в USB-разъём.
- Скачайте и установите драйверы, чтобы настроить кассу.
- Запустите программу «Тест драйвера».
- Откройте вкладку «Регистрация ККТ», затем нажмите кнопку «Свойства» (она находится в правой верхней части экрана).
- Убедитесь, что в поле «Модель» указано Автоматически, а в поле «Канал связи» – USB.
- Нажмите Поиск.
Когда откроется одноимённое окно, в котором будет указан список портов, нажмите кнопку «Поиск» и выберите ККТ в пункте «Информация». Необходимо, чтобы касса имела USB-порт. Нажмите кнопку «Выбрать» – должно открыться окно Свойства. В нём нажмите кнопку «Проверка связи». В поле «Результат» будут указаны данные о кассовом аппарате. Необходимо закрыть окно, кликнув ОК, и переключиться на вкладку «Регистрация ККТ».
Заполните следующие реквизиты:
- название организации или ФИО ИП с указанием формы собственности;
- ИНН;
- адрес, указанный в момент регистрации кассы;
- место расчётов (если у вас интернет-магазин – укажите адрес сайта, если занимаетесь развозной торговлей – укажите «развозная торговля» и сведения об автомобиле, в случае разносной торговли нужно указать «разносная торговля»);
- адрес электронной почты отправителя.
Затем в Настройках ККТ необходимо отметить те поля, которые были указаны вами при регистрации кассы, заполнить адрес сайта ФНС и ввести сведения для подключения к ОФД.
Чтобы завершить регистрацию, вернитесь в раздел «Контрольно-кассовая техника» в ЛК на сайте налоговой и нажмите Завершить регистрацию. Укажите в полях данные, взятые из отчёта регистрации:
- дату и время получения фискального признака;
- номер фискального документа;
- фискальный признак.
Нажмите Подписать и отправить.
Шаг 4: Указать регистрационные данные на сайте оператора фискальных данных
Чтобы сохранённые в фискальном накопителе сведения о расчётах попадали в налоговую, нужно зарегистрировать кассу у оператора фискальных данных. В личном кабинете ОФД нужно будет указать все данные из отчёта о регистрации.
Порядок действий более подробно описан в нашей статье о регистрации кассы у оператора фискальных данных.
Шаг 5: Получить бланк регистрации ККТ
После завершения действий на сайте ФНС ведомство пришлёт специальный бланк регистрации, который будет храниться в личном кабинете. Данный документ служит подтверждением того, что ваша онлайн-касса была поставлена на регистрационный учёт в налоговом органе.
Готово! Регистрация успешно завершена. Теперь кассу можно использовать в работе.
Регистрация ККТ при личном визите в налоговую
Такой вариант регистрации актуален лишь в тех случаях, если у вас нет электронной подписи и вы не хотите оформлять её.
Чтобы поставить контрольно кассовую технику на учёт при посещении налоговой, необходимо:
- Заполнить бланк заявления на регистрацию ККТ и отнести в ближайшее отделение ведомства.
- Получить от ФНС регистрационный номер онлайн-кассы.
- Внести регистрационный номер ККТ при активации кассового накопителя, принести отделение ФНС распечатанную отчётность для подтверждения регистрации.
Однако, конечно, проще пройти регистрацию в режиме онлайн. В конце концов, наличие электронной подписи в значительной степени упрощает многие аспекты предпринимательской деятельности — она необходимо в электронном документообороте, для отчётности, подписания договоров, участия в торгах и др.