Вы когда-нибудь хотели, чтобы в сутках было больше времени? Если вы эффективно используете свое время, вам начнет казаться, что оно действительно есть.
Как сказал Уоррен Баффет: "Время - деньги". Время - это ресурс, которого нам всем хочется больше, но никогда не хватает. Однако, используя несколько полезных советов, вы можете легко улучшить свой тайм-менеджмент. Учет того, как вы проводите часы своего дня, помогает максимизировать производительность и дает вам больше времени для отдыха и досуга.
Хотя все мы работаем в течение одних и тех же 24 часов, есть простые способы сделать каждый день более насыщенным. Для этого нужно избавиться от того, что отнимает наше время, и сосредоточиться на том, что позволяет использовать его с пользой. Не знаете, с чего начать или нуждаетесь в свежем заряде мотивации? Вот семь советов, которые помогут вам двигаться в правильном направлении.
1. Создайте распорядок дня
Даже если ваш образ жизни предполагает несколько иной распорядок дня, все равно существуют элементы регулярного распорядка, которые помогут вам чувствовать себя на высоте, оптимизируя свое время. Начните день с тренировки, здорового завтрака, ведения дневника или медитации, и ваш мозг перейдет в режим продуктивности.
Аналогичным образом, приготовление вкусного ужина или принятие теплой ванны может стать частью вашего ежедневного расписания, сигнализирующего о завершении дня. Внедрение здоровых привычек служит основой, которая позволяет вам более рационально использовать свое время.
2. Расставьте приоритеты в делах
Уделите 10-20 минут в конце каждого дня, чтобы подготовиться к следующему утру. Составьте список, который начинается с трех главных дел, которые вы хотите выполнять каждый день, а затем расставьте остальные задачи в порядке их важности.
Конечно, бывают непредвиденные моменты, которые невозможно учесть, но установленное время планирования помогает обеспечить главные ориентиры, к которым можно вернуться, когда вас тянет в "разные стороны". Тайм-менеджмент - это эффективность и результативность. Хотя мы все хотели бы сделать как можно больше, слишком большое количество задач может привести к тому, что мы будем чувствовать себя рассеянными и уставшими в течение всего дня.
3. Оцените часы пиковой продуктивности
Найдите время, чтобы оценить часы своей максимальной продуктивности. Не все работают по одному и тому же графику 9 утра до 5 вечера. Есть время в течение дня, которое для одних кажется более продуктивным, чем для других. Чувствуете ли вы, что лучше всего работается в середине утра? Тогда запланируйте выполнение самых сложных задач на это время, когда у вас есть энергия и сосредоточенность, чтобы уделить им должное внимание. Оставьте более легкие или повседневные задачи на вторую половину дня или посвятите это время планированию, составлению стратегии, отдыху или общению с семьей.
Знание времени суток, когда ваша энергия наиболее высока, ограничит количество потраченного "впустую" времени. Постепенно начните изменять свое расписание в соответствии с часами вашей максимальной продуктивности и оцените, как вы себя чувствуете после изменений. Чувствуете ли вы себя более сосредоточенным? Лучше ли вы достигаете своих целей?
4. Оптимизируйте технологии
Онлайн-календари, цифровые таймеры и приложения для смартфонов помогут вам не сбиться с намеченного пути. Календарь Google - это удобный инструмент планирования, который позволяет распределять дела по цветам и устанавливать уведомления для напоминаний о встречах и сроках выполнения проектов. Кроме того, Toggl Track - бесплатное приложение для управления временем (для пяти пользователей). Оно позволяет отслеживать время, потраченное на выполнение задач и запускать отчеты, которые покажут вам, на что вы тратите больше всего времени.
Приложения также могут помочь вам, если вы пытаетесь ограничить время, потраченное впустую. Если вы легко отвлекаетесь на социальные сети, большие куски времени могут пролететь незаметно. Это касается и домашних дел, если вы работаете удаленно, и затянувшихся бесед с коллегами, если вы работаете в офисе. Определите, какие отвлекающие факторы влияют на вас больше всего, и ограничьте время, потраченное на них.
Кроме того, онлайн-инструменты управления проектами, такие как Trello и Basecamp, могут обеспечить централизованный обзор всех ваших задач и сроков их выполнения. Помните, что эти инструменты не обязательно использовать только для работы. Они помогают управлять своим временем и достигать поставленных целей, таких как написание книги, подготовка к марафону или даже синхронизация семейных расписаний. Если использовать технологии целенаправленно, они могут сыграть огромную роль в улучшении организации времени.
5. Найдите свой собственный ритм
Хотя существуют онлайн-инструменты и приложения, помогающие вести учет времени, иногда составление списка с помощью ручки и бумаги работает не хуже. Я составляю список всех дел, которые мне нужно сделать, на бумаге и вычеркиваю задачу из списка, когда выполняю ее.
Кроме того, у некоторых из нас бывают дни, когда нам нужно отдать предпочтение семейной жизни, в то время как другие дни требуют, чтобы мы поставили свою карьеру на первое место. Не существует единого пути, по которому должен следовать каждый. Цель состоит в том, чтобы создать систему, которая позволит вам найти свой собственный ритм.
6. Избегайте перерывов
Перерывы отнимают драгоценное время от дня и мешают войти в рабочий ритм. Избегая их, вы сможете лучше распоряжаться своим временем и оставаться в тонусе. Найдите тихое место или купите наушники с шумоподавлением, чтобы устранить фоновый шум и дать понять окружающим, что вы не хотите, чтобы вас отвлекали.
Переведите телефон в авиа режим или оставьте его в другой комнате, чтобы не смотреть на входящие сообщения. Закройте все вкладки в вашем браузере, которыми вы активно не пользуетесь, поскольку входящие чаты, электронные письма и уведомления - все это небольшие помехи, которые в итоге отнимают большое количество времени в течение дня, чем вы думаете.
7. Разбейте свое время на блоки
В теории планирование дня по часам вроде бы должно помочь в планировании временем, но скорее всего, это приведет к тому, что вы будете чувствовать себя перегруженным и в конечном итоге выдохнетесь. В конце концов, встречи длятся долго, перерывы в работе неизбежны, а выполнение задач может занять больше времени, чем предполагалось изначально. Однако метод временных блоков - это стратегия, которая позволяет вам выделить несколько часов для выполнения ежедневного списка задач.
Например, выделите несколько часов утром на физические упражнения, проверку электронной почты и ответы на нее, а также на совещания. Выделите другой блок времени, чтобы сосредоточиться на работе, которая требует полной концентрации внимания, к примеру, на написании текстов, разработке стратегии или проведении исследований. Эта система также поможет вам делать перерывы и заботиться о себе. Когда вы распределяете свои ежедневные дела по категориям с определенными временными блоками, это позволяет вам полностью сосредоточить свое внимание на нескольких вещах сразу, а не пытаться выполнить все сразу.
Тайм-менеджмент начинается с внедрения ежедневных привычек, направленных на то, чтобы добиться значительных изменений. Следуя этим советам, вы сможете создать ощущение структуры и проанализировать, на что вы тратите свое время, чтобы знать, где можно уменьшить затраты, которые в конечном итоге вернут вам больше сил.