Технический директор Docrobot в публикации ДелоБанка рассказала, чего ждать от законодателя и почему лучше перестроить бизнес-процессы уже сейчас.
ФНС планирует внедрить концепцию развития электронного документооборота (ЭДО) на транспорте и логистической отрасли. Предполагается, что полностью процесс завершится к 2024 году, и это поможет бизнесу и государству сократить затраты на бумагу, печать и доставку, ускорить обмен документами.
Что изменится
Концепция развития ЭДО затронет многие сферы, но особенно — транспортную. Переход на цифровой формат не станет неожиданностью: мероприятия по внедрению электронных транспортных накладных (ЭТрН) стартуют в 2022 году. Эксперты рекомендуют не ждать, пока цифровизация станет обязательной, а начать подготовку к ней уже сейчас.
Ожидается, что уже в 2023 году законодатель обяжет заменить бумажные транспортные накладные электронными.
Почему важно готовиться к транспортному ЭДО заранее
По прошлому опыту мы знаем, что в преддверии законодательных инициатив перестраивать бизнес-процессы лучше заблаговременно, иначе придется делать это экстренно.
Когда розницу обязали перейти на онлайн-кассы, многие компании не стали готовиться к изменениям. Новые правила вступили в силу, и подстраиваться под них пришлось быстро. При этом сроки поставки оборудования и цены на него выросли. Продавать без касс было нельзя, нарушителей штрафовали. Многим компаниям пришлось приостановить деятельность, они потеряли деньги. Важно, чтобы в случае с обязательностью ЭТрН, ситуация не повторилась.
Как готовиться к транспортному ЭДО
Приводим простой алгоритм, который поможет плавно внедрить электронный документооборот и работать без ошибок и штрафов.
— Подключитесь к оператору ЭДО, если не сделали этого раньше
ФНС приводит список компаний-операторов, организующих ЭДО. Обращаться нужно только к оператором из списка, это гарантирует соблюдение требований законодательства.
— Расскажите сотрудникам о новых правилах и научите работать с КЭП
Некоторые работники могут не знать, что формат работы скоро изменится. Предупредите их об изменениях заранее. Убедитесь, что сотрудники умеют подписывать документы сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП) и отправлять их в системе ЭДО.
— Установите нужные программы
Для подписи документов на рабочем компьютере должна быть программа «КриптоПро». Если ведете учет в 1С, можно интегрировать ЭДО в интерфейс учетной системы. Здесь помогут специалисты компании-оператора.
— Начните переводить транспортные документы в цифровой формат
Это не только транспортная накладная, но и путевой лист, сопроводительная ведомость и заказ-наряд. Их форматы пока не утверждены, но находятся в разработке. Скорее всего, ФНС представит их до конца 2021 года.
Узнать больше о транспортном ЭДО можно на странице Docrobot.ЭТрН.
Источник: https://delo.ru/news/educational/elektronnyy-dokumentooborot-izmenitsya-k-2024-godu