Пару месяцев назад мой знакомый радовался назначению начальником отдела в крупном оборонном НИИ. Был инженером-разработчиком – стал руководителем. Думал, открываются новые творческие перспективы – стоит лишь реорганизовать работу разработчиков по уму, (не то, что прежний начальник – бездельник) и с существующим коллективом можно будет горы свернуть. Вроде, и совсем мало времени прошло, а энтузиазма резко поубавилось.
Вместо руководства коллективом тратит силы и время на общение с руководством. И ладно бы, по делу. На какой-либо пустячный вопрос, вроде приема на работу нового сотрудника или оформления командировки группы инженеров к заказчику, уходят даже не часы, а дни и недели. Каждый вопрос нужно согласовать с отделами кадров, делопроизводства, бухгалтерией, секретниками, АХО… В каждый кабинет очереди. Дождешься – а не факт, что согласуют. У руководителей этих бюрократических, по сути, отделов и логика своя – бюрократическая. Для них главное не дело – а порядок прохождения документа: «Нет какой-либо закорючки на документе, или поставлена она не так – подписывать не буду. Сначала оформи все правильно в другом кабинете, а потом приходи». А у входа в другой кабинет своя очередь. А правила то и дело меняются… И понял мой знакомый, что прежний начальник был не бездельником, а страдальцем, борющемся с бюрократическими жерновами. Теперь таким страдальцем стал он.
Его рассказ напомнил мне, как я лет пятнадцать назад впервые оформлял квартиру в доме-новостройке в собственность. В те времена для этого нужно было объехать с десяток разный непонятных контор. И в каждой очередь. Особенно запомнились две. Из БТИ нужно было взять CD-диск с планом квартиры, отвезти в Росреестр, отстоять очередь, сдать, через две недели получить ответ: «В кадастровом плане вашей квартиры обнаружена ошибка, объект недвижимости зарегистрирован быть не может». С этим ответом нужно было ехать в БТИ, стоять в очередь, через неделю брать новый диск и снова везти его в Росреестр. И так пять раз, потому что сотрудники Росреестра, обнаружив одну ошибку, прекращали проверку. Следующая ошибка обнаруживалась в следующий раз. На оформление тогда у меня ушло с полгода, а уж потраченные силы, нервы и личное время и сосчитать невозможно.
Год назад я снова оформлял квартиру в собственность. Для этого записался в МФЦ через Госуслуги и, собственно говоря … Все. Через две недели получил готовые документы. Из личного времени на все ушло не более получаса.
Можно ли в коммерческой организации повторить нечто подобное? Конечно! Для этого нужно выстроить такую систему, чтобы, во-первых, вся документация оформлялась правильно, а во-вторых, с наименьшими трудозатратами для пользователей. Она должная быть удобной и понятной в первую очередь не для бюрократов, а для сотрудников производственных подразделений, которые и зарабатывают компании деньги.
А кроме того, в наш век цифровых технологий нужно эту систему взаимодействий между основными, вспомогательными и обслуживающими подразделениями как-то оцифровать. Было бы желание, а ИТ-платформы для этого уже разработаны. Да и опыта ликвидации очередей в управлениях компаниями в стране уже достаточно.
Существует ли проблема потери времени на решение бюрократических задач в вашей компании? Как вы ее решаете?
Познакомьтесь с опытом решения этой проблемы с помощью цифровой платформы управления GANDIVA.
Понравилась статья? Подписываетесь на наш канал