При обнаружении излишне выплаченной сотруднику зарплаты работодатель должен выяснить, как она произошла и что послужило причиной.
Найти причину и запросить объяснения
В первую очередь надо запросить у ответственного работника объяснительную. С ее помощью, возможно, получится определить, что именно произошло. Появится шанс вернуть деньги, если это была счетная ошибка (на основании ст. 137 ТК РФ).
Обратите внимание: в действующем законодательстве нет точного определения счетных ошибок. Для понимания этого термина обратимся к определению Верховного суда от 20.01.2012 № 59-В11-17 и письму Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1. В них разъясняется, что счетная ошибка – та, которая была допущена в процессе расчетов, то есть при совершении арифметических действий (сложение, вычитание, умножение и деление).
Но если причина переплаты – не счетная ошибка, а ошибка при работе с кадровым программным обеспечением, шансов на возвращение денег у работодателя почти нет. Суды чаще поддерживают в таких ситуациях работников.
Например, Первый КСОЮ встал на сторону сотрудницы в аналогичном случае (определение от 13.07.2021 № 88-15263/2021). Петрова ожидала ребенка, ей оформили отпуск по беременности и родам и выплатили пособие. Но «глюкнула» программа и бухгалтер перечислил средства два раза. Петрова отказалась возвращать деньги добровольно, работодатель обратился в суд. Но доказать, что это была именно счетная ошибка, он так и не смог. Суд счел ошибку технической и разрешил Петровой оставить второе пособие себе.
Есть и обратные примеры из правоприменительной практики. Пока только в Москве. Женщине выплатили два миллиона вместо 23 тысяч зарплаты. Ошибка была в действиях кадровика: при приеме на работу он ошибся графой. Переплату женщина решила не возвращать, но суд разобрал дело, счел ошибку счетной и обязал ответчицу вернуть деньги работодателю (определение Мосгорсуда от 25.03.2021 № 33-7689/2021).
Важно: анализ подобных ошибок обязателен, даже если излишне уплаченные средства останутся работнику. Но работодатель сможет предотвратить такие случаи в будущем и не рисковать своими деньгами.
Уведомить сотрудника о переплате
После того как произведен анализ обстоятельств переплаты, необходимо уведомить работника об излишне начисленных средствах. В тексте документа укажите точную сумму переплаты, реквизиты для возврата и обоснование, почему работник должен вернуть деньги. Сотрудник должен подписать уведомление.
Возможно, он откажется это делать. Тогда составьте акт, который надо подписать трем свидетелям ситуации.
Также работник может и сам написать заявление в произвольной форме, в котором укажет, что он не против удержания. Однако, если сумма переплаты большая, деньги будут возвращаться долго. По закону максимальный размер удержания – 20% от зарплаты. В тексте заявления должно быть отмечено, что сотрудник не оспаривает основание удержания и его размер, подтверждает факт переплаты. Если деньги излишне выплачены удаленному работнику, он может дать согласие в электронной форме. Всем остальным придется оформлять документы на бумаге (ч. 2 ст. 312.3 ТК).
Но если работник не согласен с ошибкой работодателя – в рамках организации больше ничего не сделать, придется обращаться в суд.
Читайте статьи по теме на сайте Pro-personal.ru:
Составить приказ об удержании
Если сотрудник дал согласие на удержание, следующий шаг – издание приказа. Без него бухгалтерия не сможет произвести удержание денег.
Напомним: приказ об удержании нельзя издавать, если руководитель решил ввести штрафы за опоздания. Это незаконно. В данном случае, если работник не исполняет норму рабочего времени, и это отражено в табеле, бухгалтер может произвести перерасчет зарплаты. Но если работник на окладе и в целом он с работой справляется, даже так его не наказать, т.к. оклад выплачивается за исполнение обязанностей. Можно использовать дисциплинарное взыскание или включить в локальное Положение о премиях условие, что при постоянных опозданиях премия не выплачивается.