Если вы хотите организовать участие своей компании в выставке, то помимо стендов, материалов и продукта, ключевым звеном будут ваши представители на стенде. Давайте разберемся, что такое команда для выставки, какие требования есть к ним и к вам, как к руководителю.
Итак, у нас определена выставка, понятен формат участия, готов продукт, сделаны оформление и самые продающие материалы. Но кто может в составе выставочной команды?
Исходя из моего опыта, в зависимости от масштаба действия, я выделяют следующие роли, которые могут комбинироваться и воплощаться в одном человеке:
1. Администратор стенда на выставке. Это человек, который координирует всю работу, заставляет все двигаться и работать согласно расписанию. Он может не участвовать в непосредственном консультировании, но он в курсе всех планов и участвовал в подготовке. Должен обладать контактами всех привлекаемых сотрудников, знать расписание работы экспоцентра, контакты всех верховных организаторов, знать логистику вокруг и внутри выставочной площади. По сути, это ваш агент, который должен быть заброшен на площадку заранее для выяснения и фиксирования всех подробностей и деталей участия.
Может быть наемным внешним специалистом.
2. Технический администратор. Следит за работоспособностью техники, интернета, принтеров, экспонатов и иных устройств. Должен постоянно мониторить и предотвращать потенциальные проблемы, обеспечивать наличие канцелярки, воды и иных напитков, обеспечивать логистику и сохранность имущества.
Пример: провод удлинителя, пущенный до зоны переговоров должен размещаться безопасно, чтобы его никто не задел и не снес. Технический администратор должен предугадывать такие опасности и, при возможности, ликвидировать их «на подлете».
3. Хостес. Человек, который встречает гостя/клиента/партнера на стенде. Должен иметь под рукой расписание встреч, все раздаточные материалы, расписание всей выставки, телефоны ключевых сотрудников и т.д. Хостес обязан обладать грамотной речью, английским языком (на высоком уровне со знанием специфики выставочного этикета), опрятным внешним видом, корректными манерами. Как часто бывает, хостес это лицо компании, поэтому относимся к этому серьезно и с умом. Однако, только на внешность внимание обращать нельзя, ведь soft skills тут могут быть важнее. Хостес также выполняет роль первичного фильтра, отсеивающего праздных граждан, но и маршрутизатора, помогая клиенту быстрее выйти на целевого человека. Хостес должны вести учет всех клиентов, с кем они общались. Тут может быть простое отмечание в табличке по типу клиентов или же сбор визиток/контактных данных.
Короче, хостес – крайне функционально и репутационно важный элемент.
Может быть наемным внешним специалистом.
4. Консультант. Это специалист по продвигаемому вами продукту/услуге. Он должен знать весь продукт, иметь инструкции по одобренной для разглашения информации, иметь данные по ценовой политике и так далее. Важно, чтобы консультант имел навыки вежливых продаж, грамотной речи, владел иностранными языками, умел найти выход из неловких или провокационных ситуаций. Консультант тоже должен вести учет клиентов/партнеров с кем состоялись переговоры с занесением в CRM или иною базу. Именно консультант выполняет смысловое наполнение работы на выставке.
5. ЛПР (лицо, принимающее решение). Это человек, ответственной за обсуждение и подписание финансовых обязательств, соглашений, меморандумов, NDA и иных документов сразу на месте. В его власти выстраивать и планировать переговоры на мероприятии, корректировать политику работы. Чаще всего это топ-менеджмент компании или кто-то ими уполномоченный.
6. Научный консультант. Если ваш продукт/услуга имеют под собой научное обоснование или применение, такой человек, обладающий глубокими теоретическими научными знаниями по продукту, должен быть в наличии для выстраивания корректных коммуникаций с партнерами или заказчиками. Консультант или хостес могут не знать деталей и подробностей, а ведь иногда они как раз и являются продающим фактором.
7. Волонтер, он же хэлпер. Крайне применимый, но, как бывает, очень ненадежный элемент. Волонтера можно загрузить промо-обеспечением, быть на подхвате при реализации переговоров, можно поставить в пару к хостес, придумать тысячу задач. Главное, иметь пул надежных и мотивированных волонтеров. Так как я сам бывал не раз волонтером, а также много раз их собирал под проекты, могу сказать, что мотивировать волонтера для 100% участия в выставке можно следующими вещами:
- Оплата труда по договорной ставке. Цены могут быть от 1000 рублей за день, в зависимости от типа загрузки, уровня навыков и статуса мероприятия;
- Отличная сувенирка или подарки волонтерам, которые будут действительно ценными;
- Личная мотивация волонтера в сближении с вашей компанией, в надежде на стажировку или трудоустройство;
- Прохождение или отбывание практики. Но это один из самых ненадежных и унылых методов. Остаются только самые стойкие;
- Возможность участвовать в уникальном мероприятии, куда с улицы просто так не попасть. Тут важно помнить, что под такие мероприятия волонтеров надо специальным образом регистрировать и обеспечивать пропуск.
Волонтер вполне может быть наемным внешним специалистом, а также кем-то из своих.
Подытожим. Конечно, ролей может быть больше, они могут быть сложнее и разнообразнее. Однако, подобный перечень я считаю основным. На моей практике получалось совмещать все эти роли в единственном моем лице, что порой было довольно изматывающе и рискованно. Настоятельно рекомендую планировать личный состав для работы с возможностью замены внезапно выбывших и четко прописывать задачи и ответственность сотрудников внутренними распоряжениями и актами.