Теперь поговорим о направлении в работе школьного музея не столь увлекательном, но совершенно необходимом – о ведении музейной документации. Работа эта рутинная, требующая аккуратности, внимания и усидчивости. Поэтому здесь велика роль руководителя музея, направляющего и организующего работу старшеклассников.
К основной музейной документации (необходимый минимум) относится следующее:
1) Книга учета основного фонда музея.
2) Книга учета вспомогательного фонда музея.
3) Акты приема-передачи экспонатов.
Обе Книги учета прошиваются, нумеруются постранично и опечатываются. На титульном листе указываются даты начала и окончания ведения книги.
В Книге учета основного фонда фиксируются все экспонаты музея с указанием порядкового номера, времени и источника поступления, степени сохранности, с кратким описанием.
Примерно по той же схеме, с некоторыми особенностями, описываются в отдельной Книге материалы вспомогательного фонда – макеты, таблицы, схемы и так далее:
Но прежде, чем получить порядковый номер и место в экспозиции, будущий экспонат должен быть принят в музейный фонд по акту приема-передачи. Выглядит он примерно так (вариант адаптирован для школьного музея):
Акт приема-передачи музейных предметов на постоянное хранение (акт ПХ)
от «______»____________№_______
Настоящий акт составлен в том, что музей в лице своих уполномоченных представителей ____________________________________________________________________
(ФИО, должности)
принял, а ____________________________________________________________________________ (ФИО, адрес, паспортные данные или полное наименование юридического лица)
передал на постоянное хранение следующие музейные предметы (музейные коллекции): (далее в форме таблицы указываются: №№ п/п; наименование и краткое описание предмета, датировка, материал, техника, размеры, надписи, клейма; сохранность; способ приобретения; учетные обозначения; примечание).
Всего по акту принято: ________________________________ предметов (цифрой и прописью)
Приложение: коллекционная опись на ____ л. (если имеется)
Акт составлен в _____ экземплярах и вручен подписавшим его сторонам
Приняли: __________________/__________________
__________________/___________________
Передал _________________/___________________
Затем экспонат маркируется. Учетная маркировка – это нанесение на экспонат его полного учетного номера. В серьезном музее сюда входят номера по книгам поступлений (КП - основной фонд, НВФ - научно-вспомогательный фонд), учетный номер по инвентарной книге (например, ИРК-112) и многое другое. В результате получается длинная цепочка букв и цифр. Если размер музейного экспоната не позволяет нанести на его поверхность полный учетный номер, можно нанести только шифр фондовой коллекции и учетного номера по инвентарной книге (например, ИРК-112). Возможно прикрепление подвесных учетных номеров к предмету.
Честно говоря, я к этому направлению своей музейной работы отнеслась с прохладцей и остановилась на необходимом минимуме. Книги учета мы с ребятами завели, экспонаты туда вписали и маркировали (по номерам в книге учета) и перешли к другим видам работы. Иначе мы утонули бы в бумаге и не сделали ничего полезного и конкретного. Тем более, музеем я занималась на чистом энтузиазме в свободное от основной работы время... В общем, все понятно.
И, как увидим в дальнейшем, такой подход с уклоном в пользу "живой" работы дал неплохие практические результаты.