Ни одна должностная инструкция тендерного специалиста не обходится без функции ведения отчетности. Чем активнее компания на тендерном рынке, тем больше времени на подготовку таких отчетов требуется сотруднику. Как упростить эту задачу?
Важные нюансы
Зачастую подготовка отчетов входит в зону ответственности тендерных специалистов или руководителя тендерного отдела. Реже эти функции выполняют юристы, бухгалтеры или секретари. Как правило, компании ведут недельную, ежемесячную и квартальную отчетность.
На оперативность и качество выполнения задачи влияет не только степень загруженности отдела и количество торгов, в которых компания приняла участие. Многое зависит и от принципа ведения работы по тендерам: данные структурированы или в хаотичном виде, контролируются ли статусы, сколько сотрудников вообще работают с торгами?
Также важны предъявляемые требования: отчет должен содержать все участия компании или только победы, проводится ли мониторинг отказов и анализ их причин, отслеживаются ли ценовые предложения и процент снижения, собирается ли информация о конкурентах и заказчике?
Очевидно, что руководитель больше оценит емкий отчет, который позволит определить точки роста. Однако зачастую такая отчетность – недостижимая роскошь. Тендерный специалист или сотрудник, совмещающий тендерные задачи с основной деятельностью, обычно сильно загружены. Ежемесячные отчеты для него не более, чем формальность.
Преимущество автоматизации
Возможность найти баланс – качественные и быстрые отчеты – есть у пользователей Seldon. Они не тратят время на создание отчетов вручную, при этом руководитель получает полную информацию с необходимым уровнем детализации.
Разберем два наиболее популярных сценария использования сервисов:
1. Инструмент для поиска и анализа торгов Seldon 1.7
Специалист, используя аналитические возможности системы, запускает формирование отчетов по “избранным” закупкам. Это процедуры, которые он отметил для участия в торгах или те, результаты которых хотел бы отследить. Так, можно сформировать наглядную динамику закупок, реестр участников торгов со сводной информацией по каждому из участников избранных закупок или подробный реестр закупок с контрактами и протоколами (с конкурентами и их ценовыми предложениями) и др. Подробнее о возможностях системы – в отдельной статье.
2. Сервисы для поиска торгов и автоматизации работы тендерного отдела (комплекс Seldon 1.7+ Seldon.Doc)
Помимо отчетности из пункта выше, доступны отчеты о работе отдела:
- Динамика активности и побед компании
- Причины отказов от торгов
- Воронка продаж по отделу и сотрудникам
- Ежемесячные отчеты с разными уровнями детализации
- Доля рынка
Получите доступ и настройте сервисы Seldon под специфику работы вашей компании - отправьте запрос на client@seldon.ru. Мы будем рады помочь в решении ваших профессиональных задач!