Практический телефонный контакт – это особая область, требующая определенных навыков. Эти и другие правила хорошо известны и широко используются. Но здесь я представлю правила, которые делают ваш телефонный разговор более эффективным. Говорите четко, микрофон не включайте, продолжайте повторять имя собеседника.
Быть кратким
Постарайтесь выразить себя как можно короче. Начало разговора определяет ход и его окончание.
Если вы позвонили
Перед разговором подумайте, нужно ли вам делать этот звонок. Узнайте цель звонка. Работайте с бумагой, карандашом (ручкой), календарем и материалами для беседы.
После беседы
Спросите себя: «Было ли все необходимо?» Нужно ли кому-то передавать сообщение? Ведите четкий учет результатов разговора. Что вы записались на прием с разговором? Определите, что вы обещали сделать. Выполняйте необходимые заметки в журнале.
Если вам позвонили
Всегда держите бумагу и карандаш рядом с телефоном. Ответьте, назовите свое имя и отдел вашей компании. Ответьте, назовите свое имя, фамилию, отдел компании. Сразу пропишите имя звонящего, фамилию, его проблему - причина звонка. Если звонящий не представляется, попросите его сделать это.
Если вы не можете ответить на вопрос сразу, то:
1. Передайте звонок сотруднику, который может решить проблему
2. Спросите, можно ли позвонить после того, как решение станет ясным,
3. Спросите, может ли говорящий немного подождать.
Если это занимает много времени, сообщите об этом говорящему и спросите, может ли он или она подождать, или позвонить позже. Определив проблему, поблагодарите докладчика и извинитесь за ожидание.
Ошибки на телефоне
1. Не вставьте трубку сразу после первого звонка
2. Вы кричите в аудитории, думая, что ваш разговор плохо слушает, создавая шум своим собственным криком, вы говорите таким образом, что мешает окружающим
3. Вы говорите традиционный ало, который вообще не содержит информации
4. Ты долго молчишь, создавая впечатление, что ты отвлечён
5. Вы получаете номер, даже если вам позвонили и контакт был прерван
6. Вы говорите о вопросах, которые не относятся к теме
7. Вы долго занимаете телефон, забывая, что он нужен и другим
8. Вы используете служебный телефон для личных звонков в рабочее время
Таким образом, необходимо, чтобы телефон стал помощником по работе и просто средством общения с окружающими, а не мешал и раздражал себя и свое окружение. Все это требует соблюдения нескольких правил, составляющих культуру телефонной связи. Вам полезно понять,
- Нет цели, не звоните,
- Ваша работа важнее темы разговора звонящего,
- Включите использование телефона и других людей.
Краткость, ясность, уважение и благодарение являются основными правилами телефонного контакта.