Сведения о трудоустройстве гражданина содержатся в персональном документе — трудовой книжке. Документ хранят в отделе кадров организации. В нём указана личная информация сотрудника, записи о трудоустройстве, переходе на другую должность и увольнении. Законодательство допускает возможность использовать трудовые книжки в бумажном или электронном виде.
В статье расскажем: в каких случаях можно использовать тот или иной формат, что такое ЭТК, как и в какой срок перейти на новые трудовые и для кого они обязательны.
Бумажные трудовые книжки
Ведение трудовых книжек в электронном виде является обязательным только для тех, кто начал свою официальную трудовую деятельность в 2021 году. Сотрудники, которые имели трудовой стаж до 2021 года, вправе использовать старый документ, который имеет такую же юридическую силу.
Для тех, кто продолжает использовать бумажную версию трудовых книжек, Министерство труда подготовило приказ № 320н. Он утверждает новый формат, а также правила ведения и хранения бумажного документа. Новые правила должны были действовать с 1 сентября 2021 года.
Однако 24 июля 2021 года Минтруд внёс уточнения в ранее опубликованный приказ. Постановлением правительства №1250 была перенесена дата введения новой формы бумажной трудовой на 1 января 2023 года. Также документ разрешает использовать старые образцы трудовых книжек и их вкладышей.
Формат новой бумажной трудовой разрабатывает Министерство финансов РФ.
Хронология введения ЭТК
16 декабря 2019 года правительство утвердило два новых Федеральных закона:
- 439-ФЗ, который вносит изменения в Трудовой кодекс РФ и разрешает вести сведения о трудовой деятельности в цифровом виде;
- 436-ФЗ, с помощью которого работодателей обязали эти сведения отправлять в Пенсионный фонд России.
Новые правила вступили в силу 1 января 2020 года.
25 декабря 2019 года были утверждены формат и порядок предоставления сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Предоставление отчётности по форме СЗВ-ТД регулируется постановлением Правления ПФР № 730п.
24 апреля 2020 года был принят 136-ФЗ. Документ внёс изменения в закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования». Нововведения устанавливают особый порядок и срок сдачи сведений о трудовой деятельности в ПФР.
27 октября 2020 года постановление Правления ПФР № 769п обязало работодателей заполнять новую графу «Код выполняемой функции» в отчётности СЗВ-ТД. Код требуется вносить согласно Общероссийскому классификатору занятий. Также документ разрешает сдавать сведения за другого работодателя и имеет поле, которое заполняют в случае работы сотрудников в районах Крайнего севера. Новые правила вступали в силу 1 июля, но срок предоставления продлили до 1 августа 2021 года.
Что такое ЭТК
В январе 2020 года государство ввело электронные трудовые книжки (ЭТК). Функции документа остались прежними — это учёт трудовой деятельности работника. Данные хранятся в цифровом виде на информационных ресурсах Пенсионного фонда России. Новый формат полностью заменяет ранее используемый бумажный документ. Книжка содержит записи, которые датируются с 1 января 2020 года. Сведения о предыдущем трудовом стаже хранят в бумажной трудовой книжке. Цифровой формат удобно использовать работодателям и их сотрудникам.
Что содержится в ЭТК
Электронная трудовая книжка содержит в себе следующую информацию:
- сведения о сотруднике;
- дату приёма, перевода на другую должность или увольнения работника и реквизиты внутренних регулирующих документов;
- сведения о работодателе;
- кадровые операции;
- должность, профессию, специальность, квалификацию и код трудовой функции;
- наименование структурного подразделения;
- причину прекращения трудового договора с указанием статьи из трудового кодекса РФ.
Также в документ добавлена информация о СНИЛС сотрудника.
Где посмотреть сведения из ЭТК
Благодаря ЭТК работник может получить доступ к сведениям о своей трудовой деятельности. Для этого необходимо зайти в «Личный кабинет гражданина» и заказать соответствующую выписку. Полученную информацию можно сохранить или отправить по электронной почте.
Если справка из ЭТК понадобится в бумажном виде, то её можно распечатать, заказать у работодателя, а также в любом отделении ПФР или МФЦ.
Как использует ЭТК работодатель
Работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд России по форме СЗВ-ТД. Данные сдают непосредственно в отделение ПФР по месту нахождения, через оператора ЭДО или «Кабинет страхователя» ведомства. В первом случае отчётность сдают в бумажном виде. При использовании двух других способов документы подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Приобрести УКЭП можно только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязь РФ. УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных организаций и имеет все необходимые лицензии для выпуска продукции «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные подписи делают электронные документы юридически значимыми, позволяют подписывать документы в сервисах ЭДО и отчёты для государственных служб.
Преимущества электронной трудовой книжки
Новый формат имеет преимущества для работодателей и их сотрудников. Использование ЭТК позволяет:
- сэкономить время получения информации о трудовой деятельности благодаря дистанционному доступу к документу;
- минимизировать ошибки и неточности в документе;
- трудоустроиться, оформить пенсию или получить иные госуслуги удалённо;
- освободить рабочее пространство и снизить затраты на обслуживание бумажных копий трудовой;
- государственным органам и работодателям обрабатывать аналитические данные о трудовой деятельности;
- хранить данные с использованием высокого уровня безопасности.
Как перейти на ЭТК
Если сотрудник начинает свою трудовую деятельность в 2021 году, то переход на электронный документ осуществляется автоматически и бумажную трудовую заводить запрещено. Если сотрудник имеет трудовой стаж до 1 января 2021 года, то переход на новый формат ведения трудовой является добровольным. Для этого подают соответствующее заявление в отдел кадров. Данная информация отправляется и хранится в информационных ресурсах ПФР.
Далее работодатель отдаёт бумажную трудовую на руки сотруднику и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. В бумажном документе указывают информацию о том, что далее трудовая деятельность будет вестись в цифровом виде. Бумажную трудовую хранят для подтверждения информации, которая записана до 2020 года.
Если работником выявлены неточности в ЭТК, то он подаёт заявление в отдел кадров на исправление ошибок. Работодатель вносит изменения и отправляет новые данные в ПФР.
При поступлении на работу сотруднику понадобится предъявить сведения о трудовой деятельности в бумажной или электронной форме.
Если сотрудник не перешел на ЭТК
Если работник отказался заводить ЭТК, то в правилах ведения бумажной трудовой ничего не меняется. Также сотрудник сохраняет право ведения бумажного документа при трудоустройстве к другому работодателю.
Для получения сведений о трудовой деятельности сотрудник подаёт письменное заявление своему работодателю. Перейти на ЭТК работник может в любой момент.
Ответственность работодателя
Работодатель не вправе:
- задерживать сотруднику выдачу трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности по своей вине;
- вносить недостоверные сведения или неточные формулировки в документ;
- нарушать сроки или предоставлять неточные данные в ПФР;
- нарушать порядок представления сведений.
Важно! Если недостоверные сведения или формулировка причины увольнения помешали сотруднику устроиться на другую работу, то конфликт решается через суд. Согласно ст. 394 ТК РФ, бывшего работодателя обяжут выплатить сотруднику сумму, равную среднему заработку за время вынужденного прогула.
Порядок и сроки предоставления трудовой отчётности регулирует Постановление Правления Пенсионного фонда РФ № 769п. Документы сдают в территориальный орган ПФР в бумажном или электронном виде. Формат представления зависит от количества работников в штате организации:
- в виде цифровых документов — при численности 25 сотрудников и более;
- на бумаге, если состав персонала менее 25 человек.
Если отчётность подана не вовремя или с ошибками, то организация получит штраф:
- 1000 рублей за неверный формат;
- 500 рублей за каждого сотрудника, информация о котором была передана с ошибками или не вовремя.
Чтобы отправлять отчётность в ПФР в установленный срок, рекомендуем использовать «Астрал Отчёт 5.0». Это онлайн-сервис, который позволит сформировать и сдать электронные документы с любого ПК и из любой точки мира при наличии интернета.