Федеральный закон № 439-ФЗ с 1 января 2020 года обязал всех работодателей формировать электронные трудовые книжки своим работникам и предоставлять доступ к сведениям Пенсионному фонду РФ. О главных моментах и нюансах этой темы мы сейчас расскажем.
Кому оформляют электронную трудовую книжку?
Работодатель обязан предоставлять электронные сведения о трудовой деятельности всех работников, с которыми в соответствии с ТК РФ заключён договор на основную работу и по совместительству. Сюда входят и удалённые сотрудники. А вот на тех, кто работает по договору на оказание услуг и ГПХ, электронные книжки формировать не нужно.
Что такое форма СЗВ-ТД?
Трудовым кодексом РФ утверждена форма подачи электронных данных в ПФР — это СЗВ-ТД. В неё работодатель вносит данные о себе и работнике, сведения о приёме на работу и важных изменениях в трудовой деятельности. Например, в форму необходимо вносить информацию о переводе на другое место работы, о смене должности или присвоении новой квалификации. Конечно же, информация в СЗВ-ТД обновляется и при увольнении.
Отчёт по форме СЗВ-ТД необходимо отправлять в ПФР на следующий день после издания приказа о приёме на работу или увольнении. А также до 15 числа каждого месяца работодатель уведомляет ПФР о наличии или отсутствии изменений в трудовой деятельности.
Справки СТД-Р и СТД-ПФР
Увидеть свою электронную книжку работник может по справкам СТД-Р и СТД-ПФР. Первую выдаёт действующий работодатель по запросу работника в течение 3 дней или при увольнении. В ней содержатся сведения только от этого работодателя. Справку СТД-ПФР можно заказать непосредственно в Пенсионном фонде, в МФЦ или в личном кабинете на Госуслугах. В ней представлены все данные о трудовой деятельности с 2020 года.
Как принять работника?
Все трудящиеся получили возможность выбора формата трудовой книжки до 2021 года — перейти полностью на электронную ТК или сохранить бумажную. Многие работники отнеслись скептически к таким нововведениям и предпочли сохранить бумажную трудовую книжку. Поэтому полностью от них работодатели не смогли уйти, ведь закон обязывает в случае такого решения работника продолжать вести бумажную ТК и одновременно формировать данные в электронном виде.
В связи с этим сейчас, если на работу устраивается человек с бумажной трудовой книжкой, работодатель должен вести ее в обычном порядке, а также оформлять электронную ТК. Если будущий работник перешёл на электронный формат, то работодатель должен убедиться, что есть соответствующая запись о переходе в бумажной ТК, а затем формировать СЗВ-ТД на основе СТД-ПФР или СТД-Р. Лицам, не имеющим трудового стажа, с 1 января 2021 года заводят только электронную ТК.
Что делать при увольнении?
После подписания приказа работодатель должен сделать соответствующую отметку в СЗВ-ТД и обязательно предоставить работнику в день увольнения справку СТД-Р, если он перешёл на электронную ТК. Если работник сохраняет бумажную ТК, то работодатель может выдать СТД-Р по личной инициативе.
Отправлять отчёты по форме СЗВ-ТД в ПФР удобно и быстро юридические лица и ИП могут в сервисе «СФЕРА Отчётность». Этот сервис позволяет значительно сокращать время на формирование и отправку отчётов в ПФР, заверенных ЭЦП. Всегда доступен онлайн и обеспечивает лёгкий обмен документами с госорганами.
Подписывайтесь на наш канал и будьте в курсе последних новостей в сфере цифровизации бизнес-процессов!