Это надо делать заранее. Конкретная метрика: очень желательно в сентябре. Сентябрь – самый загруженный месяц в event-бизнесе, так как именно в это время начинаются тендеры на зимние мероприятия. Помимо этого, есть и другая особенность – площадки, хедлайнеры, артисты имеют особенность бронироваться сильно заранее к новогодним ивентам. Особенно это касается персон с громкими именами.
Несмотря на это, много клиентов обращаются в октябре, ноябре и даже декабре. В зависимости от желаемого масштаба мероприятия становится более понятно: возможно по срокам осуществить задуманное или же отложить мероприятие на будущий год, а сейчас обойтись праздником попроще. Но не будем о грустном, продолжаем поэтапно.
Со второй половины ноября начинается полноценный этап реализации проектов. Тут стоит заметить, что есть разница в онлайн-ивентах и офлайн. Например, для онлайна в этот период уже начинаются:
- разработка платформы;
- подбор концепции трансляции;
- аренда студии;
- производство декораций;
- обсуждение материала со спикерами и т.д.
Офлайн, естественно, отличается подготовительным этапом, хотя и есть схожие пункты:
- бронирование площадки, хедлайнеров;
- проработка сценарной части;
- поиск и бронирование квалифицированного персонала;
- постоянные выезды на площадку с рабочей группой и ключевыми подрядчиками;
- проработка меню + testfood.
Это отрывают с руками, ногами, без правок и ТЗ
Онлайн – достал. И именно поэтому идёт невероятная охота за интересными вовлекающими механиками, все пытаются интегрировать офлайн-формат в онлайн и наоборот. Например, на одном ивенте за неделю до мы создали чат-бота, который напоминал об онлайн-активностях сотрудникам. За прохождение каждой активности им начислялись баллы, которые можно было использовать уже в офлайн-части ивента.
Офлайн-активации в офисах были, есть и будут обладать высоким уровнем важности, так как некоторые сотрудники всё равно ходят в офисы. Следовательно, отдаём дополнительное очко за внедрение смешанных ивентов.
Если всё-таки вы не рассматриваете интеграцию онлайна в свой новогодний корпоратив, то запомните, что для офлайн-ивентов требуются фоновые и классные активности, чтобы сотрудники могли найти себе интерактив по душе. Здорово вписываются объединяющие истории: например, создание внутрикорпоративной музыкальной группы.
«А они любят поиграть! Хитрые, быстрые…». Ситуативность и хайп
Делимся очень качественным лайфхаком, который всегда в нашем вооружении. Как говорится: «тут и лайф, и хак». Благодаря нашим проджектам и креативным менеджерам мы часто делаем трендовые мероприятия. Пример: выход нашумевшего сериала «Игра в кальмара» - пока все находятся под эстетическим удовольствием, мы уже интерпретируем механики и общую концепцию для презентации клиентам. Как результат: у некоторых из них откликнулась эта идея. Ситуативность – это быстро и молниеносно. Обычно даже дерзко. Вывод: не бойтесь смелых и сумасшедших идей, потому что чаще всего именно они являются залогом успеха лучшего мероприятия в истории вашей компании.
Что в итоге делать-то?
Даже сейчас не поздно обратиться к экспертам по организации мероприятий. Если есть идея – это сэкономит немного времени, но всё равно это только «скелет», который мы будем наращивать «мясом». Индивидуальная концепция, включая TOV, какие-то внутренние коллективные мемы, учёт интересов аудитории – лишь небольшая часть работ, которая даёт нам возможность воссоздать уникальный корпоративный праздник. Поторопитесь, чтобы всё желаемое стало реальностью на вашем мероприятии!
И помните, чем больше вы доверяете агентству, тем качественнее получится ваш ивент! Выбирайте агентство с умом, но всегда слушайте свое сердечко <3