Руководители и проверяющие инстанции верят только фактам. Любой сотрудник отдела закупок, собирающий статистику и готовящий отчеты, знает, сколько времени на это уходит. Компания Seldon рассказала, как снизить нагрузку на отдел за счет автоматизации этих процессов.
Что сложного?
Статистика и отчеты по реализованным закупкам – самый простой способ оценить эффективность закупочной деятельности организации. Проблема в том, что не все юридические лица ведут системную работу в этом направлении, и восстановить информацию, например, пятилетней давности бывает сложно. Другая распространенная ситуация – отсутствие единых стандартов. В итоге при обновлении штата отдела закупок выясняется, что сотрудники все это время делали локальные отчеты о своей работе, а единой сводки данных в одном формате нет.
Можно проще
Отчасти помочь заказчикам в этом вопросе могут электронные торговые площадки, на которых они размещают свои заказы. По запросу ЭТП могут предоставить информацию о проведенных закупках. При этом, если организация использует несколько площадок, такие запросы придется направлять каждой, а это опять-таки отнимает время.
Постоянно взаимодействуя с заказчиками, Seldon был в курсе этой ситуации. Именно поэтому в 2020 году мы разработали отдельный сервис для заказчиков по 44-ФЗ – Seldon.Stat. Он ориентирован на сотрудников контрактной службы, помогая им собирать из открытых источников полную статистику по закупкам, а также готовить итоговые или промежуточные отчеты.
Сервис автоматизирует аналитику закупочного направления, существенно экономит рабочее время и защищает от пропуска информации. Seldon.Stat выполняет роль центра координации – данные будут удобно структурированы и представлены в едином формате, сведения о закупках филиалов соберутся так же быстро, как и о закупках головной организации.
Возможности сервиса
· Статистика
Seldon.Stat собирает статистическую информацию о закупках организации в разных разрезах – по статусам, суммам, типам, ЭТП, регионам и другим параметрам. Графики и сводные показатели помогут быстро оценить эффективность. Для удобства данные сгруппированы по разделам: «Заказчик» и «Организатор».
Визуализация сведений зависит от их типа. Например, закупки по способу определения поставщика, несостоявшиеся закупки и причины расторгнутых контрактов отображаются в виде диаграмм. Другие параметры – закупки у МСП, размер экономии (в рублях и процентах), снижение НМЦК, жалобы в ФАС – представлены в виде сводных показателей.
· Отчеты
Сервис позволяет автоматически создавать три вида отчетов:
1. Сводный отчет — выгружает сводные данные обо всех проведенных заказчиком закупках.
2. Детализированный отчет — выгружает развернутые данные обо всех проведенных закупках заказчика.
3. Детализированный отчет с лекарственными препаратами — выгружает развернутые данные о всех проведенных закупках заказчика, в том числе о закупках лекарственных препаратов.
Для всех отчетов можно задать произвольный период, за который нужны сведения.
· Выгрузки
Любой отчет можно выгрузить из сервиса в 1 клик. Достаточно выбрать нужный тип и нажать кнопку. Файл будет полностью готов к дальнейшему использованию и не потребует корректировок. Пользователь сервиса может работать с ним сам или передать руководству.
Какой отчет выбрать?
· Сводный отчет
Представляет собой несколько таблиц с общими данными о закупках, контрактах, поставщиках, жалобах. В нем можно увидеть итоговые показатели: сколько было проведено закупок всего и в разных разрезах, сколько закупок предназначено для СМП, сколько контрактов заключено и расторгнуто и другие данные.
Этот отчет позволяющие получить общее представление о деятельности учреждения. Чтобы посмотреть развернутую информацию по каждой закупке, необходимо выгрузить детализированный отчет.
· Детализированный отчет
Этот отчет одержит полную информацию по каждой закупке: реквизиты заказчика, способ проведения и даты публикации, признак СМП, результаты определения поставщика, преимущества, ограничения, требования, НМЦК, обеспечение, снижение цены, поданные и допущенные заявки, участники и победители по протоколам, а также все данные из контрактов, жалобы. В общей сложности отчет включает 111 показателей.
· Детализированный отчет с лекарственными препаратами
Этот отчет дополнительно включает информация по лекарственным препаратам: МНН и торговое наименование, признаки ЖНВЛП, лекарственную форму, дозировку, данные о производителе и другие сведения.
Технологии прочно вошли в нашу профессиональную жизнь. Используйте современные IT-инструменты, чтобы сэкономить рабочее время и исключить вероятность ошибки, особенно если ее цена велика и исчисляется бюджетными средствами. Seldon готов помочь автоматизировать любые торгово-закупочные процессы!