Идеальный электронный архив – миф или реальность. Это структурированная база скан-образов документов. Сохранность документов – сохранность вашей нервной системы.
«Посмотри в желтой папке! Или зеленой, ну которая с надписью «Входящие’95. Все никак новую бумажку не приклею.»
При работе с большим входящим и исходящим потоком документации важно сохранять скорость работы, контроль над этим потоком. И, конечно же, собой. Никто не запретит вам использовать старые-надежные папки. Но при работе с физическим архивом уровень воздействия человеческого фактора достигает своего максимума.
«Как нет? А ты внутри файликов смотрела?»
Контроль – это не только отправка, получение, передача документов, но и четкое понимание – где они находятся.
«Петрович! Принеси из подвала все коробки. Мариночка, накапай корвалола!»
Сохранность документов – сохранность вашей нервной системы. Электронные документы дублируются, не рвутся, не занимают место, не выгорают. Но на электронный документ нельзя поставить чашку с кофе и оставить рисунок в лучших традициях экспрессионизма.
«Так! Коллеги, бросаем свои дела и ищем всю первичку с 2018 по 2021. Стажер, ты на скане! Мне утром в ФНС отчет отправлять. Если нужно – остаемся здесь ночевать!»
Идеальная программа для создания электронного архива сама считывает информацию с документа и заполняет информацию в базе. Поиск по параметрам занимает 15 минут. Это уже с учетом того, что вы между кликами отвечаете на очень важные звонки.
«Вот так бы мы сейчас носились по всему офису, а Петрович надорвал бы спину. Хорошо, что «Скан-Архив» установили. Теперь три клика мышки – и выгрузка архива за 3 года готова! Учись, стажер!»
Подзаголовок: «Скан-Архив» - оптимальное решение, соответствующее современным требованиям.
· Удобный и интуитивно-понятный интерфейс займет минимум времени на обучение.
· Программа проверяет загружаемые документы и сообщает о несоответствиях и ошибках. Некорректные документы исключаются!
· Контроль нужной документации по контрагентам.
· «Скан-Архив» осуществляет функцию «автоматическая опись документов».
· Поиск документов по периоду (дата, когда был получен скан), типу печатных форм или юридическому лицу.
· В рамках контроля документооборота и целостности электронного архива «Скан-Архив» предлагает формирование двух видов отчетов:
Отчет «Состояния документов» - оценивает полноту, показывает отсутствие или наличие нужного документа в базе.
Отчет «Анализ скан-образов» - анализирует количество страниц документа и позволяет делать общие примечания к копиям.
Резюмируем. Актуальная информация о состоянии документов и сами документы всегда под рукой. Минимизированы ошибки, вызванные человеческим фактором. Первичная документация не зависит от большой текучки менеджеров, она не теряется, не портится и обрабатывается автоматически. Накануне проверок вы уходите домой спокойно и вовремя.