Цифровая репутация определяет профессиональность. В этой статье мы расскажем о приемах эффективной деловой переписки.
Электронная почта считается самым безопасным пространством для первого делового контакта. Поэтому начинать деловое общение лучше всего с e-mail, не пишите в мессенджер или социальные сети.
Правила деловой переписки
1. Если вы представляете какую-то организацию, то пишите с корпоративной почты. Таким образом, собеседник будет уверен, что это не мошенничество.
2. Не игнорируйте тему письма. Деловой человек именно по указанной теме примет решение, откроет он письмо или нет. Тема также помогает впоследствии найти нужное сообщение.
3. Обратите внимание, как называется ваш e-mail и как представлены вы сами. Для этого можно самому себе отправить тестовое письмо и посмотреть нужную информацию.
4. Бывает, что переписка длится достаточно долго. В этом случае старайтесь убирать бесконечные «RE:» в теме письма, может в какой-то момент стоит уже переименовать и первоначальную тему.
5. Указывайте в письме кто вы, какую компанию или бренд представляете. Если пишите после продолжительного перерыва, то повторно представьтесь и напомните тему обсуждения.
6. Если вы прикладываете к письму файлы, то старайтесь переименовывать документы, чтобы человеку было проще работать с ними при сохранении на компьютере.
7. Не пишите много писем, старайтесь оформить все мысли в один текст, иначе рискуете, что ваш собеседник может увидеть не все письма в ленте входящих сообщений, что-то пропустить.
8. Если вы отправили письмо, а через какое-то время оно потеряло актуальность, можно направить повторное, а в теме письма крупно отметить, что произошли изменения.
9. Не высылайте письма с пометкой «ВАЖНО», «СРОЧНО», не ставьте восклицательные знаки. Особенно, если важно и срочно только для вас. Впоследствии адресат может снижать значимость вашей переписки. Человек, который создает лишний стресс, раздражает. Тревога и псевдосрочность могут отвлечь делового партнера от другого важного проекта, а ваша задача оказаться не настолько приоритетной. Необходимо с уважением относиться к срочности. Если дело действительно неотложное, лучше позвонить и выяснить детали в разговоре.
10. Избегайте излишней навязчивости. Отправить письмо, потом позвонить и сообщить об этом или подходить к коллеге и напоминать о письме – это раздражает и отвлекает от работы. Такое послание будут намеренно игнорировать из-за отсутствия грани между действительной важностью и надуманной.
Что писать в теле письма?
Первый абзац вашего послания – самый важный. Из него собеседник делает вывод, продолжать чтение или нет. Необходимо так сформулировать начало сообщения, чтобы человеку не пришлось задавать дополнительные вопросы, суть сообщения должна быть понятна, стимулировать дочитать до конца.
Если письмо длинное, разделяйте его на логические блоки. Стоит задуматься, нужно ли вообще длинное письмо, тем более, если пишите человеку впервые.
Разделяйте письмо на абзацы, каждый из которых содержит одну мысль. Между абзацами можно ставить пробелы – пустые строки – так письмо проще читать.
Если нужно представить подробную информацию о компании или проекте, лучше дать ссылку на сайт или вложить файл с описанием. Таким образом, вы даете возможность изучить информацию, но не заставляете читать длинные тексты в самом письме.
Не пишите сплошной текст, используйте маркированные или нумерованные списки. Буллеты привлекают внимание читателя, так как разграничивают сплошной текст, делают его более удобным для восприятия. Еще один прием разбить длинный текст – использовать подзаголовки.
Четко определяйте задачу письма – что именно вы хотите от собеседника, формулируйте требования к ответу. В любой коммуникации в конце можно написать: «Буду благодарен, если вы...».
Также необходимо указывать дедлайн, если он есть. Иначе человек может потратить свое время, а его ответ уже не будет актуален.
Обратите внимание на форматирование текста – чем больше визуального оформления, тем сложнее читать. Если нужно что-то выделить, то только одним способом – жирным текстом или курсивом, но не всеми способами сразу. Многие воспринимают текст с различными вариантами выделения, как агрессивный: будто они сами не в состоянии разобраться, что в письме главное.
Если текст скопирован из разных источников, приведите его к единому формату – шрифту, размеру и цвету.
Не забывайте про подпись к письму. Подпись помогает понять, как к вам обращаться, узнать вашу должность, контактную информацию, ссылки на сайт или социальные сети.
Проявляйте уважение к чужому имени. Обращайтесь к человеку так, как указано в подписи: если указано полное имя, то не сокращайте, не используйте уменьшительно-ласкательные формы. Переходите в обращении на «ты» только с согласия партнера.
Если у вас есть контакты людей, от которых вы получили информацию, то хорошо бы в начале письма упомянуть о них, особенно если это коммерческое предложение или предложение о сотрудничестве.
Обезличенная коммуникация и массовая рассылка дают очень низкую конверсию, часто такие письма сразу удаляются.
Подготовила Юлия Симакова