Закон о персональных данных принят давно, но постоянно претерпевает изменения. Из самых последних изменений – защита персональных данных в отношении электронных трудовых книжек.
Напоминаем важные постулаты, которые необходимо соблюдать, чтобы обезопасить себя, как должностное лицо и свою организацию при проверках и избежать штрафов:
— обрабатывайте только те персональные данные работников, которые необходимы для исполнения трудового договора;
— не храните в отделе кадров копии документов;
— утвердите список работников, которые имеют право работать с персональными данными в организации в связи с исполнением своих функциональных обязанностей. В приказе должны быть указаны конкретные работники, а не должности;
— обязательно уведомить РОСКОМНАДЗОР о начале обработки персональных данных в организации.
Предлагаем Вам маленький тест, чтобы Вы могли проверить себя.
1. При приеме на работу сотрудники кадровой службы запрашивают для дальнейшего хранения в личных делах копии паспортов работников, свидетельств о заключении брака, военных билетов и прочие личные документы.
Будет ли это считаться нарушением закона о персональных данных?
Выберите ответ:
1) Да, если копии хранят без согласия работников;
2) Да, если копии хранят без письменного согласия работников;
3) Да, в любом случае, копии этих документов хранить нельзя;
Правильный ответ – 3.
Рассмотрим подробнее. С точки зрения законодательства работодатель имеет право истребовать от работника только те данные, которые необходимы для исполнения трудового договора. При приеме на работу кадровый работник обязан установить личность и это можно сделать при предъявлении паспорта. Копия паспорта, в данном случае, будет рассматриваться излишне затребованным документом со стороны работодателя. Для заполнения трудовой книжки (титульного листа) потребуется документ об образовании, а если произошла перемена имени, то мы просим предъявить Свидетельство о перемене имени или Свидетельство о браке. Но не нужно делать копии этих документов для личного дела.
РОСКОМНАДЗОР может наложить штрафные санкции за хранение лишних данных о работниках. При проверке вас обяжут устранить нарушение. За подобное нарушение КоАП РФ предусматривает штрафные санкции в виде штрафа для должностного лица от 5000 до 10000 рублей и дли организации от 30000 до 50000 рублей.
Кстати, к подобным лишним документам относятся и резюме, которые в ваш адрес направили соискатели, так как там находится много персональных данных, в том числе и биометрические данные (фотографии).
2. При уборке помещений организации уборщица случайно узнала о заработной плате бухгалтерии и рассказала новость «по секрету»
Директор принял решение уволить уборщицу за разглашение персональных данных.
1) Да, нужно уволить;
2) Директор может уволить, если в трудовом договоре стояла ее подпись о неразглашении персональных данных;
3) Уволить уборщицу нельзя.
Правильный ответ — 3.
К данной ситуации необходимо подойти со стороны функциональных обязанностей уборщицы. В ее обязанности не входит работа с документами, которые содержат персональные данные. Виноват в разглашении данных работник, который не соблюдал 152 ФЗ. И какое наказание вы примените к должностному лицу — это решение руководителя.
Но в любом случае, увольнение работника за разглашение персональных данных возможно по ст. 81 ТК РФ подп. «в» пункта 6 части первой при выполнении двух обязательных условий:
— персональные данные работник получил для исполнения им трудовых обязанностей
— работник подписал документ о неразглашении персональных данных.
3. В вашей организации действует пропускная система и для пропуска (на бумажном носителе или электронном носителе) требуется фотография
При оформлении пропуска что должен сделать работодатель?
1) Запросить устно фотографию работника и оформить пропуск;
2) Запросить фотографию и письменно оформить согласие на обработку персональных данных;
3) Сфотографировать работника самостоятельно и обрабатывать фотографию по своему усмотрению.
Правильный ответ -2.
Обработка биометрических данных – один из самых сложных моментов в работе с законом о персональных данных.
Фотография необходима при организации пропускного режима для идентификации гражданина, а соответственно, она относится к биометрическим данным. При оформлении пропуска необходимо запросить письменное согласие работника (ч 1. Ст. 11 152-ФЗ). В случае отсутствия согласия от работника РОСКОМНАДЗОР может наложить штраф на должностных лиц от 10000 до 20000 рублей, на организацию от 15000 до 75000 рублей.
Приглашаем руководителей, специалистов кадровых служб на курсы повышения квалификации «Защита персональных данных».