Универсальный передаточный документ был включён в оборот в 2013 году. Он был создан, чтобы снизить количество документов, справок и заключений в рамках одной сделки. Какие документы заменяет упд и когда он применяется в логистике?
Что такое УПД
УПД — это универсальный передаточный документ, который содержит в себе практически всю официальную информацию о транспортировке груза. Его используют и юридические лица, и ИП, и бизнесмены на упрощенном режиме налогообложения в самых разных целях и стадиях сделки. Документ действительно универсальный: его принимает налоговая служба, служба доставки, а также покупатель, получивший товар или услугу.
После того, как УПД был введён в оборот, его форма была добавлена во все бухгалтерские системы. Заполнить можно как в электронном виде, так и в бумажном варианте. Использовать УПД намного удобнее, чем готовить целый пакет документов с дублирующейся информацией.
Какую информацию указывают в УПД
В зависимости от того, какие документы заменяет УПД в каждом случае, в нём могут быть заполнены не все поля. Стандартными считаются следующие данные:
- Участники сделки: информация о продавце (или лице, оказывающем услугу) и покупателе (наименование, адрес и ИНН).
- Номер платежного документа, валюта сделки.
- Информация о товаре (услугах): код, наименование, единица измерения, количество, цена за штуку и общая сумма, налоговая ставка, стоимость всех товаров и услуг с налогом и без него, страна происхождения и номер таможенной декларации.
- Информация о доставке. Сюда входит имя (название) и адрес грузоотправителя и грузополучателя, номер договора на доставку, дата отгрузки и получения.
Кроме этого, на УПД обязательно должны быть следующие подписи:
- Со стороны продавца: руководителя (или его уполномоченного лица) и бухгалтера; лица, сдавшего товар грузоперевозчику; лица, ответственного за верность введённых данных.
- Со стороны покупателя: лица, принявшего товар; лица, ответственного за верность данных.
Если за всё отвечает один человек (например, сам руководитель занимался отправкой товара), то дублирующие подписи не нужны: только должность и инициалы. Часть информации о продавце и поставщике может отсутствовать, если есть соответствующие печати. И наоборот: если все реквизиты заполнены верно, то никаких печатей ни одна сторона не обязана ставить.
При этом обязательными полями для УПД являются только реквизиты сторон (продавца, покупателя и грузоперевозчика). Все остальные поля не обязательны для заполнения и могут отсутствовать: все зависит от типа сделки.
С какими документами совпадают данные из УПД
Благодаря большому количеству указанной информации УПД может заменить множество документов. Для этого он и был разработан. Чем подробнее заполнены поля, тем меньше других документов потребуется оформить. Какие документы заменяет УПД:
- Счет-фактуру;
- Товарно-транспортную накладную на грузоперевозку и доставку;
- Накладную на продажу товара;
- Акт приема-передачи товара или услуги.
В логистике УПД в первую очередь заменяет товарно-транспортную накладную. Однако и другие данные о товаре транспортировщику тоже могут понадобиться: например, при передаче документов в бухгалтерию.
В каких случаях используется универсальный передаточный документ
Благодаря количеству указанных данных УПД можно использовать на разных этапах сделки:
- Отгрузка товара грузоперевозчику;
- Приём доставленного товара;
- Передача товара (или осуществлении услуги) покупателю;
- Передача данных об оказанных услугах, проведённых сделках и полученных доходах в налоговую службу.
Грузоперевозчик может воспользоваться документом несколько раз:
- При получении товара на доставку;
- При подтверждении акта передачи товара покупателю;
- Для сверки состава переданного и полученного товара;
- Для передачи информации о сделке в бухгалтерию и налоговую службу.
Важно! УПД не обязателен для использования. Если всем участникам сделки (продавец, грузоперевозчик, покупатель) удобнее привычные накладные и счета, то можно воспользоваться традиционным пакетом документов. Зачастую фирма с одним клиентом использует счета, а с другим — оформляет универсальный передаточный документ.
И все же есть случаи, когда универсального передаточного документа недостаточно. Например, при передаче аванса необходимо оформлять обычный счет-фактуру. На остальных стадиях этой сделки можно использовать УПД.
В целом логистическая практика показывает, что универсальные документы заменяют большое количество ненужных бумаг, чем существенно упрощают документооборот для всех участников.