В крупных компаниях порой некуда девать бухгалтерские документы. Отказаться от них нельзя – работать без первички запрещено законом, но и места ее для хранения иногда не хватает. Помимо этого, бумажные документы часто теряются и повреждаются, что приносит компании дополнительные проблемы.
Подобных инцидентов поможет избежать один надежный способ хранения первички – электронный архив.
Чем электронный архив документов лучше бумажного?
Бухгалтеры часто относятся к электронному архиву скептически – как он может быть удобнее и надежде традиционного способа хранения первички в папках или на складе? Но опыт компаний, которые уже внедрили электронный архив в свою бухгалтерию, говорит об абсолютной эффективности этого метода и вот почему:
· Это удобно. С электронной копией работать гораздо легче - она всегда под рукой.
· Это просто. Любой первичный документ можно загрузить в электронный архив и быстро найти его, когда это будет необходимо.
· Это надежно. В электронном архиве вы работаете не с оригиналами документов, а с копиями. Они не повреждаются и не теряются, что часто происходит с бумажными версиями. К тому же, он позволяет создавать резервные копии, которые можно восстановить при необходимости.
· Это быстро. Представьте, что больше не придется ходить на склад, чтобы несколько часов искать там какой-либо важный документ. С электронным архивом это становится возможным – вся загруженная первичка находится в вашем компьютере.
· Это оперативно. Качественные программы для электронного архива помогают в течение 15 минут готовиться к любым налоговым проверкам.
Чтобы создать электронный архив нужно найти подходящую для этого программу. Не все из них способны реализовать этот метод в лучшем виде. Для этого она должна соответствовать ряду важных требований:
· Удобство использования. Поиск документов в архиве не должен занимать много времени и отнимать все силы.
· Надежность. Первичка находится под защитой программы: никуда не потеряется и случайно не удалится.
· Контроль ошибок. Программа распознает отсутствие важной печати или подписи и уведомляет об этом пользователя.
· Возможность выгрузки. Любой документ можно выгрузить и провести с ним нужные действия.
· Понятный интерфейс. Пользователь не должен долго думать, как работает программа.
Соответствовать всем указанным пунктам непросто, но такие решения все же существуют. Один из примеров – «Скан-Архив». С этой программой вы забудете о бумажной волоките в бухгалтерии и не будете часами искать нужную первичку. Программа «Скан-Архив» удобна в использовании и позволяет сделать документооборот в компании простым и быстрым.
Электронный архив документов – настоящее спасение для бухгалтерии. Он экономит время, место, нервные клетки и помогает раз и навсегда забыть о проблемах с бумажной первичной документацией.