Коммуникация. Как отучить клиентов звонить по ночам и сохранить нервы сотрудникам. Поставщики и подрядчики. Часть 3.

Всем привет! Сегодня поговорим о налаживании отношений с поставщиками и подрядчиками.

Это те самые люди, без которых вряд ли возможен ваш бизнес. Поставщик основного сырья, поставщики лицензий/сертификатов для вашей деятельности, коммунальных услуг или другая компания, которая помогла вам выполнить часть заказа клиента.

Для начала необходимо разделить всех поставщиков на три группы (и сразу напишу решение для налаживание коммуникации):

1) подрядчики. Компании или определенные люди выполняют для вас часть заказа клиента. То бишь вы им перепоручаете часть или полностью свои функции под конкретную задачу.

Идеальным вариантом было бы закрепление сотрудника под каждого клиента (или группы клиентов). В такому случае к поставщику не будут обращаться миллион раз по одному и тому же вопросу, с ним будет работать закрепленный сотрудник того клиента, для которого в итоге заказ.

2) поставщики основного сырья.

Здесь может помочь как решение из предыдущего пункта, так и другое:

Наверняка у вас есть сотрудник, который лучше всех понимает что, когда и сколько нужно закупить. Если есть, то, скорее всего проблем в этой части у вас нет.

А вот если такой сотрудник отсутствует, то вам нужно срочно его назначить! Это самый оптимальный и рациональный способ.

3) Компании, которые вам поставляют все для обеспечения нормальной деятельности (комм. услуги, аренда помещения, страховка, канцтовары и т.д.).

Из предыдущего пункта мы выяснили, что будет идеальным решением назначить ответственного сотрудника на этот участок работы.

Но если такой возможности нет, будем использовать в этом варианте следующие типовые решения, которые можно применить в работе со всеми контрагентами:

1. Разработайте регламент заказа, получения услуги/товара и обязательно включите туда пункт как часто и каким способом вам будут поступать документы.

Учитывая, что все больше компаний переходят на Электронный Документооборот и ФНС стремится, в принципе, всю первичку перевести в электронный формат с 2022 года, нужно стараться переходить уже сейчас.

Либо попросите своих партнеров присылать документы на одну конкретную почту, чтобы не бегать и не собирать документы у сотрудников.

2. Установите сроки оплаты поставщикам и четко им следуйте. Это крайне важно, чтобы вовремя оплачивать все счета. Без четкого порядка оплаты остаются старые неоплаченные долги или переплаты, с которыми потом долго и муторно разбираться и терять время.

3. Выделите себе хотя бы несколько часов в неделю на разбор документов от поставщиков.

Занесите их в систему. Внимательно посмотрите в порядке ли документы, нет ли неточностей или некорректно оформленных строчек, чтобы это не обнаружилось при налоговой проверке. Оплатите те счета, срок оплаты которых уже подходит. Проведите ревизию товаров или услуг, что нужно закупить? Может быть уже кончается оплаченный период аренды офиса или нужен ремонт принтера?

Такая система обеспечит своевременность решения многих задач, повысит уровень лояльности поставщиков и подрядчиков, что несомненно положительно отразится на работе с покупателями.

Подписывайтесь на мой канал! В следующий раз обсудим конкретные решения, касающиеся коммуникации, именно, с покупателями.