В этой статье мы разберемся - что такое организующая схема, стоит ли делать оргсхему компании, как она поможет и что от неё ожидать. И самое главное – когда, на каком этапе развития ее нужно делать!
Оргсхема - что же это?
Организующая схема - это основной элемент технологии управления Hubbard management system. В любом бизнесе должны выполняться 7 основных функций:
- Администрирование (управление),
- Построение (найм и адаптация персонала, обеспечение коммуникаций),
- Привлечение клиентов и продажи,
- Работа с финансами (учет доходов и расходов),
- Производство товара или услуги,
- Контроль качества,
- Развитие.
Так вот оргсхема как раз и состоит из 7 отделений.
Оргсхему делать стоит, если вы работаете в режиме «Ручное управление» и в вашей команде уже минимум 7-10 человек.
В это время, как правило, предприниматель начинает испытывать значительный перегруз. Много работает сам, контролирует все процессы. Еще бывает такое: компания явно можем вырасти по доходу - взять новые заказы, контракты или освоить новую территорию, НО чувствуете, что личных сил уже не хватит. Людей нанимаете, но легче не становится. Как только почувствовали, что зашиваетесь, значит пора! Делаем организующую схему.
Для чего нужна оргсхема?
Она поможет увидеть свой бизнес сверху и понять, какие функции вообще должны быть в бизнесе, какие – упущены. Оргсхема своего рода бизнес процесс верхнего уровня.
Я назову три основных и важных момента, для чего можно применить оргсхему:
- Для понимания функций владельца и делегирования тех функций, которые Вы не должны выполнять. Вот основные функции владельца:
- стратегический маркетинг
- построение организации
- создание технологии производства продукции
- управление финансами и активами
- обеспечение безопасности компании.
Эти функции находятся в зоне прямой ответственности владельца компании. Остальные функции постепенно можно делегировать.
2. Для понимания сотрудниками своего ценного конечного результата.
В оргсхеме в обязательном порядке прописываются ценные конечные продукты отделений, отделов и функций. При разработке оргсхемы привлекается руководящий состав компании. И каждый сотрудник начинает понимать ценный результат своей деятельности. А это, согласитесь, дорого стоит. Когда человек понимает, что от него ожидают и за что ему платят, он будет стараться это делать.
Иногда в ходе разработки оргсхемы возникают спорные вопросы на понимание ЦКП. У сотрудников меняется мышление в части своих результатов.
3. Для разработки регламентов и формирования должностных инструкций.
Представьте, Вы собрались систематизировать бизнес и написать несколько регламентов. Задайте вопрос — с чего начать? С какого регламента, сколько их должно быть, для каких подразделений. Ответы на эти и другие вопросы Вам даёт оргсхема.
А когда Вы написали регламент и указали участников бизнес-процесса, то и должностную Вам сделать будет легко.
Приведу несколько примеров из своей практики и расскажу, как оргсхема помогла в систематизации бизнеса.
Александр – собственник сети автошкол. Несколько филиалов в Подмосковье. Как ему помогла оргсхема:
- Выявили загруженность всех сотрудников
- Определили, что несколько человек выполняют одни и те же задачи. Пришлось разделить ответственность за результат. Составили должностные инструкции, ознакомили, протестировали сотрудников на знание инструкций.
- Оргсхема помогла выявить кого не хватает, приняли нужного человека.
- Структурировали отдел продаж, ввели отдел маркетинга, что позволило увеличить выручку.
- У собственника появилось время, чтобы открывать новые направления бизнеса.
Иван – предприниматель из Твери. Владелец группы компаний по производству печатной продукции.
- Распределили ответственность за результат
- Вовлекали в процесс разработки всю команду.
Выявили не оптимальности в работе, прописали все функции в компании. И на основании оргсхемы сделали «живые» должностные инструкции. Под словом «живые» понимается, что написано простым для понимания языком.
Руководители более осознанно стали подходить к ответственности за свои действия.
Гарегин — компания по производству семечек — владельцы бренда федерального уровня «Семечки от атамана».
В компании работает около 200 человек. Составили структуру управления и организующую схему. Распределили административные функции между совладельцами.
Все остальные функции подробно расписали в организующей схеме. Компания заработала как единый организм. Операционная нагрузка совладельцев снизилась
Игорь – предприниматель, имеющий сеть розничных магазинов в городе Бийске.
Также проработана оргсхема совместно с ключевыми сотрудниками и руководителями. Оказалось, что некоторые функции руководители не выполняли, не знали свой ЦКП. Например, менеджер по закупкам не верно понимал свой ЦКП. В итоге на основании оргсхемы мы сделали должностные инструкции, внедрили статистики и систему мотивации на результат. Что в итоге: при росте оборота компании на 13% за 7 месяцев маржинальность увеличилась на 38%.
Как Вам поможет оргсхема в работе?
Не стоит ожидать от оргсхемы волшебства. Вы, предприниматель, главный архитектор в своём бизнесе. И если Вы точно знаете, как её применить, то польза однозначно будет.
Оргсхема Вам поможет, если Вы с ней будете работать. А если Вы просто распечатаете и повесите её на стену, то сама она ничего не сделает, кроме как закроет дырку на стене.
Мы много в своей практике видели разных оргсхем и структур управления, но они не показывают функционал подразделений. А только линии подчинения. Но и оргсхема не все показывает. Она не отражает всех сотрудников, работающих в компании. Она больше предназначена для офисного персонала и описывает между ним взаимодействие.
Так вот, структура управления и оргсхема взаимодополняют друг друга.
Если у вас производственное предприятие, есть рабочий персонал, много разных подразделений, то вам необходимо делать и оргсхему и структуру управления.
Вот посмотрите примеры привести тпд и АгроПетро.
Оргсхему вы можете сделать в приложении draw.io, Visio, в экселе , Platrum, гугл- таблицах.
Мы работали в разных вариантах и для себя сделали более простой вариант — конструктор в экселе. Мы уже составили десятки оргсхем для разных видов бизнеса при помощи этого конструктора.
И в заключении.
Сама по себе оргсхема не является решением всех проблем бизнеса. Это своего рода путеводитель, который помогает понять узкие места в управлении и вывести Вашу компанию на новый уровень развития. И только от знаний собственника и правильных действий будет зависеть в целом результат компании.
Удачи Вам и процветания!
Подробнее об организующей схеме можно прочитать в статье на нашем сайте: https://dc-24.ru/blog/orgsxema.html
С уважением, Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление»