Логистика закупок 3

Планирование закупок

Любое предприятие ведет плановую деятельность согласно предварительно разработанным стратегическим планам. Стратегическое планирование ставит целью дать комплексное научное обоснование проблем, с которыми может столкнуться фирма в предстоящем периоде, и на этой основе разработать показатели развития фирмы на плановый период. На той же основе разрабатываются общефирменные планы развития, бизнес-планы и оперативные планы.

ПРИМЕЧАНИЕ

Общефирменные планы составляются на срок 3-5 лет, являются продолжением стратегического плана и определяют главные задачи развития организации.

Общефирменные планы текущей деятельности – это хозяйственные планы, которые рассчитываются на 1 год. С их помощью товары и услуги производятся и поставляются на рынок.

Текущие планы подразделений дополняют общефирменные планы текущей деятельности и создаются для планирования работы отделов и служб.

Текущее планирование заключается в основном в определении промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач. При этом детально разрабатываются средства и способы решения задач, использование ресурсов, внедрение новой технологии.

Планы-программы (бизнес-планы) разрабатываются для реализации конкретных инвестиционных проектов или выполнения программы развития функциональных областей деятельности.

Бизнес-план представляет собой долгосрочный стратегический план деятельности всего предприятия, и его разработка является прерогативой высшего руководства предприятия.

Бизнес-план – это подробный, четко структурированный и тщательно подготовленный документ, описывающий, к чему стремится организация, как она предполагает добиться поставленных целей и как будет выглядеть после их достижения.

На основе системы планов, созданных фирмой, осуществляются:

• организация запланированных работ;
• мотивация задействованного персонала;
• контроль результатов и их оценка с точки зрения плановых показателей.

Программа производства и реализации продукции составляется на основании проведенных маркетинговых исследований, прогнозируемых цен на продукцию с учетом имеющихся и создаваемых производственных мощностей.

В любом бизнес-плане в разделе «Производственный план» в подразделе «Материально-техническое обеспечение» приводятся:

• перечень значимых для организации видов сырьевых ресурсов, а также их поставщиков;
• периодичность приобретения основных видов сырья и материалов;
• требования поставщиков по форме оплаты;
• обоснование и расчет потребности в сырьевых ресурсах, их экономии по сравнению с действующей технологией;
• обоснование схемы материально-технического обеспечения (виды транспорта, средства погрузки, разгрузки и складирования, оптимизация затрат на транспортировку ресурсов);
• обоснование и расчет потребности в топливно-энергетических ресурсах;
• риски ресурсного обеспечения.

Это является основой для разработки Годового плана закупок на предприятии. Содержание плана закупок должно полностью удовлетворять запросам остальных разделов управленческого бизнес-плана. Например, производственный отдел разрабатывает свой план исходя из возможностей приобретаемых активов, финансовый – анализирует и изыскивает наилучшие варианты оплаты той или иной закупки. Важной составной частью плана основных закупок являются отдельные бизнес-планы локальных проектов, связанных с внедрением нового оборудования.

Многие современные предприятия применяют процедуру MRP, результатом которой является график приобретения материалов и комплектующих, использующийся службами закупки для организации процесса закупки.

Планирование потребностей в материалах (Material Requirement Planning – MRP) – это процедура преобразования графика производства конечной продукции в график заказов на закупку комплектующих и материалов и заказов на производство компонентов с учетом требований по срокам и технологии производства конечной продукции.

Процедура данного преобразования строится на основе состава производимого изделия, ведомости материалов, существующих и заказанных запасов, особенностей планирования и т. д.

Данные MRP-планирования являются основой для организации выбора поставщика, согласования договоров и в конечном счете определяют возможность удовлетворения запросов производства. Если возникают проблемы с приобретением всей необходимой для производства номенклатуры материалов и комплектующих, принимается решение о ревизии MRP запланированных производственных заказов или изменении основного производственного план-графика.

Важнейший элемент в политике закупок – анализ цены приобретаемых товаров. Для анализа цены закупок, так же, как и анализа стоимости собственного производства, используются различные виды расчетов:

• простой метод калькуляции (показатель общих издержек делится на показатель производственной продукции);
• калькуляция по эквивалентным показателям (издержки дробятся по отдельным статьям и берутся усредненно);
• постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции на базе АСУ).

ВАЖНО

Анализ цен учитывает также дополнительные работы и услуги, например, проведение консультаций, подготовку документации, упаковку, таможенные пошлины, транспортировку и другие.

Система планирования производственных ресурсов (MRP)

При этом применяются следующие виды анализа цены:

• анализ цены по пути от возникновения продукта до его поступления потребителю (постатейной калькуляцией определяют цену – нетто, включая заготовительные расходы);
• анализ цены, рассчитанной по общей стоимости произведенной работы, и услуг (здесь дополнительно учитывают расходы на контроль, хранение, финансирование);
• анализ цены на основе полезности продукта (на базе субъективных оценочных критериев определяется, сколько данный продукт или услуга может стоить на рынке);
• анализ цены при тенденции ее повышения на аналогичные товары (с помощью расщепления издержек на первичные, в расчете на единицу продукции в настоящий момент и последующие издержки – для расчета цены на определенную партию продукции);
• анализ цены (с помощью кривой освоения новой продукции);
• анализ цены во временном периоде (сравнивается старое и новое коммерческое предложение, при этом учитываются изменения в используемом сырье, затратах, рыночных отношениях и пр.);
• анализ цены по первичным издержкам на единицу продукции;
• анализ с помощью скользящих цен (применяется в основном при разработке долгосрочных договоров при лихорадочном изменении цен);
• анализ цен на основе открытых данных (курс валют, биржевые курсы, таможенная статистика и пр.).

При осуществлении закупок покупатель не обязательно должен рассчитывать составляющие цены получаемого товара, однако в последнее время все чаще между покупателем и продавцом происходит обмен данными, содержащими составляющие издержек производства и другие элементы, из которых слагается цена продукта закупок. Особенно широкое применение такая практика получила при заключении долгосрочных договоров о поставках.

ВНИМАНИЕ

Транспортные расходы также находятся в поле зрения органов материально-технического обеспечения. Принимаются во внимание не только дальность перевозок, но и вид транспорта, скорость доставки, партионность грузов, способ их упаковки, методы перегрузки в случае смешанных сообщений.

Помимо транспортных расходов значительные затраты вызывает хранение материалов. Здесь снабженческая деятельность имеет однозначную цель – обеспечить эффективное выполнение производственной задачи за счет сведения, по возможности до минимума, объема запасов. Необходимо отметить, что в настоящее время, в условиях отсутствия дефицита на подавляющую долю сырья, полуфабрикатов и различных комплектующих элементов в развитых странах, органы снабжения не ощущают потребности в создании излишних запасов (такая потребность стихийно формируется при существовании дефицита).

Тем не менее было бы неправильно считать, что в сфере производства отсутствуют побудительные причины создавать излишние запасы. Конъюнктурные и сезонные колебания цен, инфляция, изменение политико-экономической обстановки в производящих сырье регионах мира и другие факторы могут быть такими стимулами.

Выбор поставщика

Важной функцией служб снабжения различных фирм является поиск и выбор поставщика для компании. Выбор каналов закупки может осуществляться следующими способами:

1. Анализ возможных вариантов и предложений осуществляют сотрудники фирмы, отвечающие за закупки. Выбирают поставщика исходя, прежде всего, из наиболее низких закупочных цен, делают заказ, следят за его выполнением и стараются разрешить возникающие проблемы. Все вопросы обычно решаются с помощью современных средств связи, обмен официальной документацией сведен к минимуму.
2. Коллегиальное обсуждение возможностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела закупок компании, так и на уровне взаимодействия вышеназванного отдела с производственным и отделом контроля качества продукции.
3. Привлечение фирм-посредников за предварительно оговоренную плату, которые находят возможных поставщиков или потребителей продукции, дают консультации по юридическому и финансовому аспектам предполагаемых сделок. Такая потребность в организации снабжения появляется при диверсификации производства и разработке принципиально новой продукции, а также осуществлении закупок по импорту или в не изученном фирмой регионе и тому подобных ситуациях.

Как правило, посредническая компания имеет достаточно обширную информацию о возможностях потенциальных поставщиков с точки зрения программы выпуска их продукции, ее качества, быстроты реализации полученных заказов. В других случаях, получая полномочия, посредники берут на себя организационную и финансовую сторону соглашения за оговоренный процент прибыли или некоторую долю от суммы контракта, тогда они следят за количеством и качеством поставок, заботятся о своевременной доставке, могут предоставлять услуги по складированию, комплектованию, упаковке, сортировке и другим вспомогательным операциям.

Предприятие может осуществлять закупки следующими методами:

• зaкyпкa тoвapa oднoй пapтиeй;
• рeгyляpныe зaкyпки мeлкими пapтиями;
• ежeднeвныe (eжeмecячныe) зaкyпки пo кoтиpoвoчным вeдoмocтям;
• пoлyчeниe тoвapa пo мepe нeoбxoдимocти;
• зaкyпкa тoвapa c нeмeдлeннoй cдaчeй.

Зaкyпкa тoвapa oднoй пapтиeй пpeдпoлaгaeт пocтaвкy тoвapoв бoльшoй пapтиeй зa oдин paз (oптoвыe зaкyпки).

Пpeимyщecтвa:

• пpocтoтa oфopмлeния дoкyмeнтoв;
• гapaнтия пocтaвки вceй пapтии;
• пoвышeнныe тopгoвыe cкидки.

Нeдocтaтки:

• бoльшaя пoтpeбнocть в cклaдcкиx пoмeщeнияx;
• зaмeдлeниe oбopaчивaeмocти кaпитaлa.

Рeгyляpныe зaкyпки мeлкими пapтиями – зaкaзывaeтся нeoбxoдимoe кoличecтвo тoвapoв, кoтopoe пocтaвляeтcя пapтиями в тeчeниe oпpeдeлeннoгo пepиoдa.

Пpeимyщecтвa:

• ycкopяeтcя oбopaчивaeмocть кaпитaлa;
• тoвapы oплaчивaютcя пo мepe пocтyплeния oтдeльныx пapтий;
• дocтигaeтcя экoнoмия плoщaди cклaдcкиx пoмeщeний;
• coкpaщaютcя зaтpaты нa дoкyмeнтиpoвaниe пocтaвки.

Нeдocтaтки:

• вepoятнocть зaкaзa избытoчнoгo кoличecтвa тoвapoв;
• нeoбxoдимocть oплaты вceгo кoличecтвa тoвapoв, oпpeдeлeннoгo в зaкaзe.

Ежeднeвныe (eжeмecячныe) зaкyпки пo кoтиpoвoчным вeдoмocтям  иcпoльзyются тaм, гдe зaкyпaютcя дeшeвыe и быcтpo пoтpeбляeмыe тoвapы. Кoтиpoвoчныe вeдoмocти cocтaвляютcя eжeднeвнo (eжeмecячнo) и включaют cлeдyющиe cвeдeния:

• пoлный пepeчeнь тoвapoв;
• кoличecтвo тoвapoв, имeющиxcя нa cклaдe;
• тpeбyeмoe кoличecтвo тoвapoв.

Пpeимyщecтвa:

• ycкopeниe оборачиваемости кaпитaлa;
• cнижeниe зaтpaт нa cклaдиpoвaниe и xpaнeниe;
• cвoeвpeмeннocть пocтaвoк.

Пoлyчeниe тoвapa пo мере необходимости – мeтoд пoxoж нa peгyляpнyю пocтaвкy тoвapoв, нo xapaктepизyeтcя cлeдyющими ocoбeннocтями:

• кoличecтвo пocтaвляeмыx тoвapoв нe ycтaнaвливaeтcя, a oпpeдeляeтcя пpиблизитeльнo;
• пocтaвщики пepeд выпoлнeниeм кaждoгo зaкaзa cвязывaютcя c пoкyпaтeлeм;
• oплaчивaeтcя тoлькo пocтaвлeннoe кoличecтвo тoвapa;
• пo иcтeчeнии cpoкa кoнтpaктa зaкaзчик нe oбязaн пpинимaть и oплaчивaть тoвapы, кoтopыe eщe тoлькo дoлжны быть пocтaвлeны.

Пpeимyщecтвa:

• oтcyтcтвиe твepдых oбязaтeльcтв пo пoкyпкe oпpeдeлeннoгo кoличecтвa тoвapoв;
• ycкopeниe oбopoтa кaпитaлa;
• минимyм paбoты пo oфopмлeнию дoкyмeнтoв.

Зaкyпкa тoвapa c нeмeдлeннoй cдaчeй пpимeняется при нeчacтых пoкyпкaх иcпoльзyeмыx тoвapoв, кoгдa нeвoзмoжнo пoлyчaть иx пo мepe нeoбxoдимocти. Тoвap зaкaзывaeтcя, кoгдa oн тpeбyeтcя, и вывoзитcя co cклaдoв пocтaвщикoв. Нeдocтaтoк – yвeличeние издepжeк, cвязaнныx c нeoбxoдимocтью дeтaльнoгo oфopмлeния дoкyмeнтaции пpи кaждoм зaкaзe, мeлкими paзмepaми зaкaзoв и мнoжecтвoм пocтaвщикoв.