Своевременному выполнению работы можно научиться.
Термины, горят, переработки, спешка и суета - без этих вещей в нашей жизни было бы гораздо меньше стресса. Дедлайны имеют свойство незаметно подкрадываться и лихо срываться. И как показывает практика, даже самые ответственные и профессиональные сотрудники иногда задерживают сдачу работы. Мы решили разобраться, почему мы нарушаем дедлайны и как научиться выполнять работу вовремя.
Чаще всего мы нарушаем сроки сдачи проекту, потому что неправильно оцениваем ресурсы, которые потребуются для его выполнения. Классический пример - студенты, которые садятся за дипломную работу за две недели до ее сдачи. Наше мышление устроено таким образом, что прогнозы мы строим, опираясь на оптимистичный сценарий. А жизнь вносит собственные коррективы.
Что же делать, если вы хронически не умеете соблюдать дедлайнов? Учиться планированию, систематизации, учета каждого шага в работе. Чтобы организованность и пунктуальность стали вашим новым жизненным кредо, используйте простые проверенные лайфхак, которые точно работают.
Ставьте промежуточные дедлайны
Разбивайте любой большой проект на отдельные стадии и ставьте себе промежуточные сроки выполнения каждой из них. Заведите Google-табличку и отслеживайте в ней прогресс. При необходимости такую таблицу можно открыть с любого устройства, подключенного к интернету, и быстро проверить, дополнить или скорректировать данные. Промежуточные дедлайны помогают предсказать возможный срыв сроков всего проекту и принять меры для его предотвращения.
Не полагайтесь на память
Благодаря древним финикийцам, которые придумали письменность, мы сегодня можем не держать в уме факты, задачи, сроки. Надеяться только на свою память, а не на письменную информацию, рискованно. Возьмите за правило - если нет записи, тогда этого не существует. Если вы получили какие-то новые вводные или данные, которые могут пригодиться для проекту, в устном виде, запишите их. Лучше сделать это в электронном виде и сразу сохранить в соответствующей папке, что касается проекту. Таким образом можно избежать потери информации и повторений одних и тех же вопросов коллегам по несколько раз.
Организуйте свой список дел по приоритетам
Вести списки дел необходимо. Каждый самостоятельно выбирает, где это делать: кому удобнее ручкой в блокноте, другим - в приложении (например, Todoist), третьи ставят напоминание телефона. Также удобно вести список дел в Google-документе. К каждой строки и задачи приписывается день, когда это дело должно быть выполнено - понедельник, среда, суббота. Еженедельно можно использовать шрифты разного цвета: если эту неделю, например, "синий", то есть дни выполнения указаны синим шрифтом, то следующий - "красный". Выделение цветом позволяет увидеть дела, которые не были выполнены на прошлой неделе, и не обращать заблаговременно внимание на те дела, которые подождут (цвета на следующей неделе). В пятницу можно проверить, что осталось из задач текущей недели,
Систематизируйте это немедленно
Часто потеря времени происходит из-за плохой систематизацию информации. Вы не помните, где находится тот или иной документ, теряетесь в цепочках писем и сообщений в мессенджерах, путаетесь в версиях документов. Поэтому ключевая задача - организовать свое рабочее пространство, прежде всего, электронный. Можно воспользоваться подходом к сортировке задач и писем, который называется "методом пустого инбоксу".
Все очень просто: заведите ритуал регулярного чтения и распределения писем и связанных с ними задач. Сортируйте их по четко определенных местах. Например, для хранения всей рабочей информации воспользуйтесь Google Drive: на диске заведите папки, которые принадлежат к разным направлениям работы и проектов. Документы из писем сразу сохраняйте сюда. Это позволит избежать ситуаций, когда часть данных лежит в почте, часть - на жестком диске компьютера вне доступа. А для более удобной навигации по папкам можно использовать флажки, ярлыки разного цвета - встроенный функционал, который предлагает сервис.
Разберитесь с личными причинами срыва сроков
Возможно, дело в том, что вас нагружают слишком большим объемом задач, а вы не можете мотивированно отказаться от части из них. Или в том, что вы отвлекаетесь на соцсети и никак не привыкнете к "домашнего офиса". Или в том, что проект вас не очень интересует, поэтому вы подсознательно затягиваете его сдачу. Разобравшись с тем, чем вы срываете дедлайны, вы поймете, как это исправить.
Разграничивайте личное время и рабочий
Пытаетесь быть продуктивными 24/7? Приготовьтесь столкнуться с профессиональным выгоранием, падением работоспособности и неизбежным срывом сроков. Прокладывайте не только дедлайны, но и демаркационную линию между работой и отдыхом. В трудового дня должно быть четкое окончания (например, 19.00 и не позже) и час на обеденный перерыв - не забывайте об этом, даже работая из дома. Все это позволит меньше уставать в течение дня и концентрироваться в рабочее время именно на профессиональных задачах.
Определите пик своей производительности
Понаблюдайте за собой: в какое время дня вы работаете с удовольствием, делаете максимальное количество вещей и меньше отвлекаетесь? В одних пик производительности приходится на утро, в других - на вечер. Именно в это временное окно стоит ставить сложные задачи, требующие концентрации: разработка стратегии, важные тексты, презентации и прочее. Помните об этих "волшебных часа" и не назначайте на этот промежуток звонки и встречи.
балансируйте календарь
Наверное, вам знакома ситуация: весь день на звонках в Zoom, а реальная работа даже с места не сдвинулось. Чтобы задача не собирались через встречи, уделяйте звонкам и совещаниям не более 3-4 часов рабочего времени. Этот момент всегда можно объяснить своему руководителю. Вообще, предусматривать загруженность календаря помогает система регулярных встреч - например, еженедельные индивидуальные встречи с сотрудниками, статус-встречи с партнерами на долгосрочных проектах. Такая регулярность еще и помогает постоянно отслеживать прогресс в делах - ведь вам придется о нем отчитываться.
Попросите коллег вам помочь
Компания на то и компания, в ней не каждый сам за себя, а все работают на достижение общей цели. Другие сотрудники могут взять на себя часть ваших задач, чтобы вся команда успела справиться к сроку. А если дедлайн выполнить все же не удается, вы без страха сообщаете об этом заранее, обосновав причину.
Не важно, откуда работают сотрудники, главное - сформировать и поддерживать доброжелательные отношения. Поэтому стоит трезво оценивать корпоративную культуру и климат в коллективе еще на этапе поиска будущего места работы.