#управление строительством
#проектный менеджмент
#стоимость строительства
#управление проектами
Как заставить метод работать
Сегодня используется много моделей зрелости проектов, и многие используют пятиуровневый формат. Возьмем на примере Модели зрелости управления проектами Беркли – Berkeley Project Management Maturity
Ссылки на прошлые части:
Часть 3. График The earned schedule
Часть 4. Определение выполненного объема работ
5 уровней управления проектами Беркли – Berkeley Project Management Maturity
1. По запросу – нет формально принятых процедур управления проектами, планирования работ проекта по качеству/срокам/стоимости, процессы управления проектами полностью непредсказуемы и неконтролируемы.
2. Планирование – есть индивидуальное планирование проектов, используются отдельные неформализованные процедуры управления проектами, планирование и управление проектами разнится от проекта к проекту.
3. Управление на уровне проекта – есть частичная формализация процессов проектного управления, используется базовая система планирования и управления проектами..
4. Управление на уровне компании (иногда в русской литературе можно встретить название “Интеграция” для этой ступени) – полная формализация и утверждение всех процессов управления проектами, документирование всей информации по проектам компании.
5. Обучение (“Совершенствование”, “Улучшение”) – постоянное улучшение процессов управления проектами в компании.
❗️Если у вас организация с уровнем зрелости ниже 3-го, попытка применить EVA приведет только к неудаче.
Ниже перечислены первые десять пунктов, необходимых для проектов при реализации EVA:
1. Требования к проекту
2. Структура Разбивки Работ
3. Процесс Управления изменениями
4. Комплексный План Проекта
5. Правильный график и бюджет
6. График и бюджет Непредвиденных расходов
7. Управление чрезвычайными ситуациями
8. Система учета Затрат на проект
9. Точный Отчет О Прогрессе проекта
10. Управленческая Поддержка
1 – Project Requirements / Требования к проекту
Проект осуществляется для решения конкретной возможности или проблемы. Поэтому каждый проект имеет конкретную цель, такую как "соответствовать стандартам выбросов в атмосферу….". Требования определяют продукт проекта — то, что будет создано и использовано клиентом в результате выполнения проекта.
К сожалению, в РФ закупочные процедуры государственного заказчика часто не позволяют проработать проект на этой стадии, так как на закупку выносится уже готовое решение и стадия ОБИН (обоснование инвестиций) не всегда есть. Например, клиент может нанять проектную группу для установки оборудования конкретной конфигурации. А стадия ОБИН позволила бы задать более уместный вопрос о том, действительно ли это оборудование решит проблему. В этом случае проблема заключается в снижении удельных выбросов в атмосферу, и заказчик уже выбрал " как " (конкретное оборудование), который может не соответствовать реальной потребности, поскольку не были определены требования, включая типы загрязняющих веществ и конечные уровни концентрации.
В некоторых случаях клиент может иметь некоторые частичные требования. Однако во многих случаях клиенты не имеют опыта работы с проектами или слишком заняты другими рабочими задачами, чтобы найти время для полной разработки требований. Клиент также может перечислить в ТЗ «как/how» вместо «что/what». Например, указать, что требуется столовая площадью 100 кв.м, является вопросом «как», и вместо этого следовало бы указать «что» - нужно помещение для организации питания в пике использования 100 человек. Опасность здесь заключается в том, что проектная команда может предоставить функциональность, стоимость и график, но при этом иметь недовольного клиента, у которого теперь есть продукт, который на самом деле не является тем, что им нужно. Столовая площадью 100 кв.м, вероятно, не вместит 100 человек и, скорее всего, не будет соответствовать местным нормам.
2 – Work Breakdown Structure / Иерархическая Структура Работ
WBS - это ключевой документ плана проекта. Как показано на рисунке ниже, без полного WBS график и бюджет не будут точно отражать то, что потребуется для успешного завершения проекта. Хорошей практикой при ответе на запрос предложений (другой тендерной процедуры) включать в объем предлагаемых услуг проекта разработку WBS.
Другая проблема, которая может возникнуть, - это когда руководитель проекта готовит WBS, а команда действительно не видит ценности и обеспечивает в лучшем случае минимальное сотрудничество.
WBS следует проверить на соответствие требованиям, чтобы убедиться, что требования не пропущены. Один из способов избежать этого- включить поле, в котором перечислены требования, охватываемые каждым элементом WBS.
3 – Change Management Process / Процесс Управления Изменениями
Здесь может возникнуть несколько проблем, самая серьезная из которых-отсутствие процесса управления изменениями в проекте. Управление изменениями должно включать в себя процедуру обработки изменений объема и отклонений, формы регистрации и оценки запросов на изменения, процесс рассмотрения и утверждения изменений, а также процесс обеспечения включения изменений в текущий план, чтобы расчеты освоенного объема оставались актуальными.
Второй потенциальной проблемной областью могут быть изменения, которые происходят, но не осознаются. Проблема может быть связана с членами проектной группы, которые решили добавить «улучшение» конечного продукта и не понимают, что это приведет к дополнительным затратам и/или времени, понесенным во время выполнения.
Процесс управления изменениями должен использоваться для распределения непредвиденных расходов и резервов. При утверждении изменений изменяются бюджеты для затронутых рабочих пакетов:
С компьютерным программным обеспечением, доступным сегодня, внесение изменений в кривую расходов PV очень легко. Когда изменение утверждено, план изменился, и кривая расходов PV должна быть изменена.
4 – Integrated Project Plan / Комплексный План Проекта
Проектная смета подготавливается после утверждения WBS. По определению, уровень пакета работ - это уровень, на котором работа согласована, контролируется производительность и собираются затраты. В проектной смете для каждого Пакета работ должен быть отчет о проделанной работе и утвержденный бюджет. Также важно, чтобы ответственность за выполнение каждого пакета работ была возложена только на одного человека. Это значительно облегчает получение информации о состоянии для руководителя проекта.
Подготовив график и смету проекта, соответствующие WBS, вы создали план проекта, который обеспечивает интеграцию затрат и графика. Следующий шаг – определить прогресс выполнения каждого пакета.
5 – Correct Schedule and Budget / Корректировка графика и бюджета
График часто пересматривается в связи с обнаруженными ошибками. Распространенные ошибки включают в себя разрывы в логике графика, неправильные взаимосвязи и неправильное использование ограничений. Ошибки бюджета также могут возникать по многим причинам, включая недопонимание, ошибки в количестве или использование неправильных ставок. Ключевым моментом здесь является наличие процесса контроля качества, который должен включать в себя проверку результатов исполнения плана проекта, таких как график и оценка, экспертным персоналом проекта. Ошибки случаются, поэтому очень важно иметь процесс, чтобы обнаружить как можно больше ошибок до того, как план проекта будет завершен.
6 – Schedule and Budget Contingency / График и бюджет непредвиденных расходов
Большинство проектов предусматривают непредвиденные расходы, которые определяются как учет «known unknowns», таких как переделка, оценка неопределенности, непредвиденные события или проблемы. Когда вы рассматриваете кривую запланированных расходов (PV), вы действительно не знаете, когда вы потратите непредвиденные расходы и потратите ли. Таким образом, кривая расходов PV для проекта должна отражаться без непредвиденных расходов или других надбавок, таких как инфляция. Одним из методов отображения непредвиденных расходов по проекту является построение горизонтальной линии для утвержденного бюджета проекта на графике нарастания затрат.
Основная причина наличия непредвиденных обстоятельств в графике - это обеспечение необходимых мероприятий для того, чтобы дата завершения проекта не сдвигалась вправо.
7 – Contingency Management / Управление непредвиденными расходами
Еще одним хорошим инструментом для управления изменениями является кривая расходования непредвиденных расходов
Это дает представление о том, сколько непредвиденных расходов и дней остается на проекте. В приведенном примере экстраполяция графика и непредвиденных затрат указывает на то, что проект израсходует все непредвиденные затраты задолго до завершения проекта, но непредвиденные затраты, вероятно, не будут полностью использованы с учетом тенденции расходования на сегодняшний день.
8 – Cost Collection System / Система Сбора Затрат
Метод освоенного объема не будет работать, если вы не можете адекватно получить фактические затраты на проект. Иногда Компании с несколькими системами отчетности делают сбор затрат и отчетность чрезвычайно трудными. Ограничение систем бухгалтерского учета заключается в том, что они показывают только фактические затраты по счетам-фактурам, полученным и/или оплаченным. Но завершенная работа может быть без подписанных на отчетную дату счетов-фактур, могут отставать на месяц или более. Поэтому использование информации из систем бухгалтерского учета для метода освоенного объема может быть очень обманчивым! Чтобы обойти эту проблему, используйте “ adjusted actual cost / скорректированные фактические затраты” для отчета о фактических затратах (AC). Скорректированная фактическая стоимость использует фактическую стоимость из вашей системы затрат плюс оценку выполненных, но не закрытых/ не оплаченных работ.
9 – Accurate Reported Progress
Метод освоенного объема считается "количественной методикой" оценки эффективности проекта. Однако это действительно зависит от того, как сообщается о прогрессе. Ранее в этой статье были описаны различные методы расчета прогресса по проекту. Лучше всего метод работает, когда методы расчета прогресса количественны. Одним из важных показателей является то, насколько в проекте используется техника Level of effort (LOE). Если LOE составляет 10% или более от общего бюджета, есть большая вероятность, что вы действительно не получаете точной оценки хода выполнения проекта.
Использование качественных методов для отчетности о ходе выполнения проекта также позволяет командным предубеждениям/страхам проникать в отчет о ходе выполнения. Сообщение о прогрессе проекта, который отстает от плана, привлекает нежелательное внимание к человеку и команде как к "проблеме".
10 – Management Support / Поддержка Управления
Последний элемент, необходимый для того, чтобы метод освоенного объема работал - это поддержка процесса со стороны руководства и отсутствие давления, способного повлиять на отчетные результаты. У руководства могут быть различные причины для желания повлиять на то, о чем сообщается, в особенности модные сейчас показатели KPI
Стандарты по методу освоенного объема
В 1967 году, используя более раннюю методику ВВС США, Министерство обороны США опубликовало Критерии системы управления затратами/графиком (C/SCSC), которые установили 35 критериев для системы управления подрядчиком по гос контрактамм. C/SCSC часто называют earned value, но EV является лишь одним из многих методов, воплощенных в критериях.
В 1995 году Национальная ассоциация оборонной промышленности (NDIA) начала переписывать критерии, чтобы сделать их более совместимыми с потребностями частной промышленности. Результатом стал стандарт ANSI/EIA 748 (American National Standard Institute-Electronic Industries Association) Американского национального института стандартов - Ассоциации электронной промышленности. Подкомитет NDIA получил одобрение ANSI, и стандарт был выпущен в июне 1998 года. Министерство обороны приняло стандарт ANSI/EIA 748 для применения ко всем проектам Министерства обороны в августе 1999 года.
Прочтение этого стандарта позволит вам лучше понять данный метод.
Правильно используемая методика освоенного объема -это гибкий процесс, который предоставляет своевременную информацию о состоянии проекта. Эффективное использование концепций EV может обеспечить конкурентное преимущество в успешной реализации проектов. Попробуйте!
Следите за продолжением.
Самые свежие публикации на нашем Телеграм канале