Учет рабочего времени – одна из важных задач, которую надо решить каждому работодателю. Ведь от фактически отработанного времени зависят не только выплаты сотрудникам, но и расчет «зарплатных» налогов. А значит, эти данные могут понадобиться налоговикам при проверке. Контролировать отработанное и неотработанное время своих работников вы можете с помощью форм, утвержденных в учетной политике. Как правило, для этого используют табели учета рабочего времени.
Табель должен быть у всех
Вести табель нужно, прежде всего, для учета времени, отработанного сотрудниками. Эту обязанность за каждым работодателем закрепил Трудовой кодекс РФ. Поэтому, уже само по себе отсутствие табеля является нарушением. За это грозит штраф до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Какую форму табеля выбрать
На практике обычно применяют унифицированную форму табеля:
- № Т-13 - если учет рабочего времени ведут на компьютере;
- № Т-12 - для учета не только рабочего времени, но и расчета зарплаты.
Как правило, выбор между этими формами зависит от настроек учетной программы. Так, если учет расчетов с персоналом совмещен с учетом рабочего времени, то используют форму № Т-12, в которой заполняют раздел 2. Если же рабочее время учитывают отдельно от расчетов с персоналом, то можно использовать любую из указанных форм.
Что учитывать при заполнении табеля
Заполняя табель, проставляйте специальные условные обозначения – буквенный и цифровой коды, предусмотренные в отношении каждого вида отработанного и неотработанного времени. В случае, если нужного кода в унифицированной форме табеля нет, вы можете ввести свой.
Неправильное указание кода или времени работы может привести к неверному расчету среднего заработка. А это, в свою очередь, повлечет ошибки при исчислении НДФЛ и страховых взносов.
Табель – не только для контроля режима работы
Табель нужен не только для контроля рабочего времени. Он пригодится вам и для расчета «зарплатных» налогов. С его помощью вы сможете проверить, правильно ли определили базы для расчета НДФЛ и страховых взносов, а также расходы на оплату труда.
Чтобы организовать учет рабочего времени, не упустив из внимания детали, смотрите другие материалы, которые вам помогут:
Как организовать рабочее время
Особенности учета рабочего времени
Когда можно использовать собственные условные обозначения для табеля учета рабочего времени
Сколько надо хранить табели учета рабочего времени