Голосовая почта в виртуальной АТС – то же самое, что автоответчик. Однако она отличается более широкими возможностями. Если звонящий в компанию клиент долго находится на линии, ему предлагают оставить голосовое сообщение, чтобы оператор мог связаться с ним позже. Давайте посмотрим на преимущества этой функции для бизнеса.
Как работает голосовая почта
Голосовая почта (voicemail) предлагается как дополнительная опция виртуальной АТС и представляет собой электронную систему регистрации и хранения входящих голосовых сообщений. Если клиент компании не получает ответа на звонок, ему предлагают воспользоваться голосовой почтой и рассказать о причине обращения. Позже сотрудники компании прослушают и обработают его.
Для работы с voicemail необходимо создать и добавить в схему маршрутизации виртуальной АТС ящик голосовой почты. Накопившиеся голосовые сообщения доступны для прослушивания по короткому номеру. Также можно настроить отправку аудиозаписей на корпоративный e-mail.
Сообщения голосовой почты хранят в виде стандартных аудиофайлов, которые можно воспроизводить на устройствах с аудиоплеерами, а также свободно пересылать – например, коллегам из другого отдела или руководителю. В любой момент аудиосообщение можно прослушать в браузере или почтовом клиенте.
Другие возможности голосовой почты:
- Установка индивидуального приветствия – призыва оставить голосовое сообщения.
- Фиксация телефонного номера, с которого поступило голосовое сообщение, даты и времени вызова.
- Установка ограничения на максимальную длину сообщения.
- Дублирование голосовых сообщений в электронном письме на почту.
- Отправка аудиосообщений на один или несколько email’ов и уведомлений об их поступлении.
- Хранение аудиоархива в облаке с доступом через браузер и почтовый сервис.
- Разделение прав доступа к аудиосообщениям в облаке.
- Оповещение о переполнении хранилища с голосовыми сообщениями.
Услуга голосовой почты абсолютно безопасна – доступ к аудиосообщениям будут иметь только определенные лица. А сохранить конфиденциальность во время прослушивания голосовых сообщений помогут обычные наушники.
Возможности голосовой почты для бизнеса
1. Голосовая почта помогает бизнесу сократить количество «потерянных» звонков. Если эта опция не настроена, звонящий положит трубку и, возможно, больше никогда не обратится в компанию. Мотивируя его оставить голосовое сообщение, компания может заполучить нового клиента или, что так же важно, помочь состоявшемуся или «прогретому» клиенту решить вопрос с возвратом, проконсультировать по функциям товара или условиям доставки и т. п.
Пропущенный звонок – серьезная проблема для бизнеса. Непринятые вызовы приводят к упущенной выгоде и напрасной трате рекламного бюджета.
2. Человек, который набирает номер компании, не всегда владеет информацией о графике работы. Голосовая почта помогает компании оставаться всегда доступной для входящих звонков – оставить голосовое сообщение можно в режиме 24/7/365.
3. Подключенная услуга голосовой почты демонстрирует заботу о клиенте. Он понимает: его ценят, его хотят услышать и помочь.
Виды настройки голосовой почты
При работе голосовой почты аудиосообщения звонящих отправляются на единый корпоративный e-mail, доступ к которому имеет один или несколько сотрудников. Это идеальный вариант для бизнеса, связанного с продажами или обслуживанием клиентов. Первые с помощью голосовой почты увеличивают шансы на успешную продажу, а вторые могут эффективно организовывать рабочее время сотрудников, если обращения не требуют мгновенной реакции.
Есть еще один способ работы с голосовой почты – завести ее для нескольких сотрудников. В этом случае речь идет об индивидуальной голосовой почте, доступ к которой сотрудник может получить в личном кабинете. Такая привязка актуальна в тех компаниях, где каждым клиентом занимается отдельный специалист.
Как «прокачать» голосовую почту
- Записывайте короткие и понятные голосовые приветствия. Чем быстрее вы передадите основную мысль, тем выше шансы, что звонящий дослушает сообщение до конца и все-таки оставит сообщение.
- Убеждайте звонящего в том, что именно ему в первую очередь выгодно голосовое сообщение.
- Выберите для записи голосового автоответчика человека с приятным голосом и хорошей дикцией. А лучше привлеките к работе профессионального диктора.
- Используйте максимум настроек голосовой почты, которые дает ваша виртуальная АТС. Будьте на шаг впереди конкурентов!