Офис для бизнеса: как выбрать и не ошибиться?

Если вы уже точно решили, что офис вашему бизнесу нужен — хотя сегодня набирает популярность «удаленка» и формат работы home office — мы расскажем вам о том, на что важно обратить внимание, когда планируете аренду или покупку офисного помещения

Перед тем, как выбирать помещение

Сформулируйте критерии, которые важны для вас и вашего бизнеса:

• Предпочтительное месторасположение офиса и его площадь
• Наличие других помещений внутри офиса (сколько переговорных, есть ли серверная, кухня и т.д.)
• Концепция офиса: бэк-офис для размещения персонала; фронт-офис для работы с клиентами
• Какая стоимость аренды комфортна для вас
• Какая цена приемлема для вас при покупке офисного помещения
• Другие параметры, которые могут быть важны для вас

Покупать или арендовать

• Офлайн-магазину больше подойдет аренда. Чтобы определить проходимость места и соседствующую конкуренцию, нужно несколько месяцев проработать на конкретном месте.
• Аренда удобна и начинающим предпринимателям, которым нужен постоянный контакт с клиентами; подходит компаниям по продажам, производству наружной рекламы, полиграфической продукции.
• Если выбираете аренду, внимательно обсуждайте условия. Закрепите их в договоре, здесь поможет свой юрист в команде или специалист на аутсорсе — это, конечно, расходы, но грамотно составленный договор поможет снизить будущие риски, которым может подвергнуться бизнес.
• Покупка офиса — это инвестирование средств, если офис грамотно выбран. Если он будет в центре города, то при наступлении трудностей в бизнесе такое помещение можно выгодно продать или сдать в аренду.

Офис в кредит

• Если вам необходимы дополнительные средства на покупку офиса, возьмите кредит в банке «Открытие». Специально для приобретения коммерческой недвижимости банк предлагает следующие программы: кредит «Универсальный», бизнес-кредит «Целевой» на инвестиции в недвижимость.
• Если не хватает средств на аренду офиса в течение месяца или нескольких (например, если у вас сезонный бизнес и бывают периоды, когда доходы снижаются), пополните оборотные средства за счет возобновляемой кредитной линии в банке «Открытие», откройте расчетный счет с кредитным лимитом до 1 млн руб. или подключите овердрафт от 7,9%.

Где находится офис

· Офис может быть на окраине или в центре — все зависит от специфики вашего бизнеса и его масштабов. Мебельный магазин, интернет-магазин логично расположить на окраине, так как им скорее всего потребуются склады.

· Компаниям, которые часто общаются с клиентами, будет лучше занять помещение поближе к центру. Это будет престижно и удобно сотрудникам и клиентам, однако аренда помещений в центре будет в 1,5–2 раза дороже, чем на окраине.

· Чтобы сотрудникам было легче добираться до работы, выбирайте помещения недалеко от транспортных развязок. Но если даже офис будет находиться вдалеке от транспортных узлов, но при этом до него можно добраться без пробок, такое расположение станет гигантским плюсом.

· Позаботьтесь о парковке — чаще всего проблема с ней возникает в центре. Идеально, если за вашим офисом закрепят охраняемые парковочные места для сотрудников и клиентов. Впрочем, подойдет и стихийная городская парковка рядом со зданием.

· Рестораны и магазины рядом — это плюс. Вашим работникам будет куда выйти на обеденный перерыв, а встречи в кафе неподалеку от офиса подойдут менеджерам, если у вас в офисе нет переговорной комнаты.

Площадь офиса и его комфорт

На площади и комфорте офисного помещения экономить нельзя Также вам нужны площади для размещения офисной мебели и оборудования

Нормы СанПина таковы:

• На каждого сотрудника в офисе — не менее 6 кв. м.
• Расстояние между мониторами — не меньше 1,2 м.
• Проходы между столами — не менее 2 м.
• Необходимо поддержание температуры в 22–24 градуса зимой и 23–25 летом.

Посмотрите нормативы подробнее:

• СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 (о площади офисов).
• СанПиН 2.2.4.548—96 (о требованиях к микроклимату)

Когда без офиса можно обойтись

• Если бизнес не предполагает регулярных очных переговоров
• Если не нужно постоянно контролировать сотрудников на рабочем месте
• Если у вас в компании 2-3 сотрудника, работающих в режиме home-office
• Если занимаетесь репетиторством или преподаванием, владеете компанией по онлайн-обучению
• Если вы оказываете услуги копирайтера, дизайнера и программиста
• Если имеете небольшой интернет-магазин: квартира и подсобные помещения будут и складом, и офисом для него

Вывеска и внешний вид офиса

• Ремонт в офисе и его внешний вид — важные критерии выбора, так как в представлении покупателей и партнеров офис — это «лицо» вашего бизнеса. Да и для сотрудников внешний вид и качество ремонта будут свидетельствовать об уровне вашей компании и ее привлекательности как работодателя.
• При аренде офиса вы можете использовать арендные каникулы на период ремонта. И тогда хозяин помещения получит бесплатный ремонт, а вы — помещение с привлекательным внешним видом.
• Начинающему бизнесу достаточно опрятного ремонта, фирме с хорошими оборотами нужен ремонт посолиднее. Можно нанять дизайнера (дизайн-проект обойдется в 15–50 тыс. руб.).
• Вывеска поможет привлечь внимание новых клиентов и послужит ориентиром для текущих клиентов. Это может быть: световой короб, объемные буквы или простая пластиковая табличка. Узнайте у арендодателя, нужно ли доплачивать за вывеску.

Вывеску, возможно, придется согласовывать с властями. См. подробнее в Постановлении Правительства Москвы № 902-ПП.

Инженерные коммуникации

• Без предварительной проверки инженерных коммуникаций снимать или покупать помещение опрометчиво. За всеобъемлющую проверку помещения специалистами — цены от 100 руб. за кв. м. Для арендаторов проверка возможна за счет владельца помещения.
• Простую проверку офиса можно провести своими силами:

1. Проверьте стены — нет ли на них трещин
2. Включите в помещении кондиционеры. Во время их работы не должно появляться запаха пыли или гнили
3. Осмотрите окна и розетки, замки, отопление и освещение
4. Проверьте выделенный канал интернета
5. Загляните в туалет — исправна ли сантехника

Резюме: 7 важных шагов при выборе офиса

1. Оцените, что вам подходит: аренда или покупка.

2. Подберите офис в удобном для сотрудников и клиентов месте.

3. Учтите требования СапПин к площади офиса и его комфорту.

4. Чтобы правильно выбрать офис, учтите мнение сотрудников.

5. Проверьте инженерные и другие коммуникации.

6. Уточните у арендодателя возможность размещения вывески.

7. Хорошо прочитайте договор перед подписанием.

Следуйте нашим советам, чтобы правильно выбрать помещение для офиса. Оформите кредит, чтобы купить или арендовать «офис мечты». А для успешной повседневной работы используйте финансовые сервисы банка «Открытие» для малого бизнеса.

ПАО Банк «ФК Открытие» (банк «Открытие»). Генеральная лицензия Банка России № 2209 от 24.11.2014. 115114, г. Москва, ул. Летниковская, д. 2, стр. 4. Подробная информация о продукте (услуге) — на сайте open.ru/sme. Реклама. 0+