Болеть в отпуске неприятно, но такая ситуация — не редкость. Расскажем о том, как поступить работодателю и сотруднику, если больничный приходится на период отпуска.
Больничный накануне отпуска
Если сотрудник заболел накануне отпуска и не успевает выздороветь до его окончания, отпуск нужно перенести на другой срок или продлить при наличии больничного. Новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с сотрудником. Такую норму содержит подп. «а» п. 17 и п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утверждённых НКТ СССР 30.04.1930 № 169. Напомним, что, согласно ст. 423 ТК РФ действующие правовые акты СССР применяются, если они не противоречат нормам ТК РФ.
Договорённость работника и работодателя о сроках переноса отпуска нужно оформить документально. Сотрудник может написать заявление о переносе отпуска, а работодатель — зафиксировать своё решение и на его основании издать приказ о переносе, внести необходимые изменения в кадровые документы, в частности в личную карточку работника и график отпусков.
Если работник уже получил отпускные, вопрос с их возвратом решается в индивидуальном порядке.
Больничный во время отпуска
Оплачиваемый отпуск
Если работник заболел во время оплачиваемого отпуска, основного или дополнительного, он имеет право на пособие по временной нетрудоспособности.
При этом нужно оплатить все календарные дни болезни работника, включая выходные и праздничные, приходящиеся на период болезни.
Работодатель обязан оплатить первые 3 календарных дня больничного только в случае болезни или травмы самого работника, кроме травмы на производстве и профзаболевания. За остальные дни начиная с 4-го дня нетрудоспособности, больничный лист оплачивает ФСС по программе прямых выплат.
Во всех остальных случаях пособие полностью выплачивает ФСС — начиная с первого дня.
Неоплачиваемый отпуск
Если работник заболел во время неоплачиваемого отпуска, то оплатить его нужно со дня, следующего за днём окончания отпуска. Дни нетрудоспособности, приходящиеся на период отпуска за свой счёт, не оплачиваются.
Учебный отпуск
Работник, который совмещает работу с обучением, может уйти в учебный отпуск, предоставив работодателю заявление и справку-вызов из учебного заведения. Если он заболеет во время учебного отпуска, то выплаты ему не положены: болезнь работника в период учебного отпуска не приводит к утрате заработка, то есть страховой случай не наступает. Дни нетрудоспособности до и после учебного отпуска оплачиваются как обычно. Учебный отпуск оплачивается во время больничного в обычном порядке — в размере среднего заработка.
Отпуск с последующим увольнением
Если сотрудник взял больничный во время отпуска с последующим увольнением, то продлевать отпуск на дни его нетрудоспособности не нужно. Объясняется это просто: с первого дня отпуска между работником и работодателем больше нет трудовых отношений.
А вот больничный лист придётся оплатить, причём в полном объёме. Оплачиваются все дни нетрудоспособности, даже если они выходят за пределы отпуска.
Ежегодный отпуск при наличии больничного продлевается на число дней болезни. Но в случае с отпуском с последующим увольнением это правило не работает. Более того, если продлить работнику отпуск и пересчитать страховой стаж и дни работы по трудовому договору, работник может обратиться в суд. Такое самоуправство работодателя нарушает право работника на свободу труда.
Но по письменному согласию работника продлить отпуск и перенести увольнение на другой день можно.
Важно: не оплачиваются дни больничного листа по уходу за больным членом семьи, приходящиеся на ежегодный отпуск. Пособие начисляется только с первого календарного дня после окончания отпуска.
Продление ежегодного оплачиваемого отпуска
Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится, если во время отпуска был болен сам работник. Основанием для продления или переноса служит больничный лист. Сотрудник может «отгулять» дни болезни сразу после выхода с больничного или в любое другое время по договорённости с работодателем.
Когда работник получит больничный, в котором указана дата выхода на работу, он должен сообщить эту дату работодателю и согласовать с ним продление или перенос отпуска. В законе не сказано, в какой форме это делается. Работодатель может закрепить способ и даже текст уведомления в правилах внутреннего распорядка.
Если работник самовольно продлил отпуск из-за больничного, не сообщив работодателю, уволить его нельзя. Работник может оспорить увольнение в суде, а суд с большой вероятностью признает увольнение незаконным, так как по смыслу ч. 1 ст. 124 ТК РФ для продления отпуска не требуется согласие или уведомление работодателя о больничном. Но если он, после выхода из такого отпуска, не предоставит работодателю больничный, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности.
По умолчанию отпуск продлевается автоматически на количество календарных дней болезни, которые совпали с днями самого отпуска, включая выходные дни. Но в этот период не входят праздничные дни.
Как отразить болезнь сотрудника в табеле учёта рабочего времени
В табеле учёта рабочего времени по унифицированным формам № Т-12 или № Т-13 необходимо указать даты временной нетрудоспособности и дни, на которые продлевается отпуск. Даты болезни обозначаются «Б» или «19», а дни, на которые продлевается отпуск, обозначаются «ОТ» или «09» в соответствующих графах табеля.
Если работник по собственной инициативе продлил отпуск, не предупредив работодателя о своей болезни, то в табеле учёта рабочего времени нужно отменить неявку сотрудника на работу по невыясненным причинам (код «НН»). Но если сотрудник предоставит больничный лист после выхода на работу, отметку в табеле следует изменить на код «Б» (отсутствие по болезни). Если больничного нет, то отсутствие сотрудника на работе считается прогулом.
Сведения о продлении отпуска следует внести в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника по форме № Т-2:
- в графе 6 зачеркнуть дату окончания отпуска, указанную первоначально, и вписать изменённый вариант даты выхода работника из отпуска в связи с болезнью;
- в графе 7 раздела указать обозначение «Б» или «б/л» и реквизиты больничного листа.
Перерасчёт отпускных, НДФЛ и страховых взносов делать не нужно, как и оплачивать дополнительные дни отдыха. В случае весь период отсутствия суммарно оплачен: отпускные авансом за 3 дня до его начала, а больничный лист – по факту предъявления документа.
Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска
Перенос отпуска также согласовывается с работодателем. Сотрудник должен воспользоваться переносом не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который был предоставлен отпуск. Конкретная дата определяется организацией и сотрудником с учётом желания работника и производственных нужд компании.
Для переноса отпуска сотруднику нужно написать заявление о переносе и указать причину переноса отпуска (болезнь), а также даты, на которые он желает перенести оставшуюся часть отпуска. Руководитель, в свою очередь, должен издать приказ о переносе отпуска, который также содержит причины переноса отпуска, и его даты. Если они ещё не определены, то указывается, что даты будут обозначены на основании дополнительного заявления работника.
Кроме этого, специалисту кадровой службы необходимо:
- сделать отметку о переносе отпуска в графике отпусков (графы 8 «Основание (документ)» и 9 «Дата предполагаемого отпуска» формы № Т-7), где указываются реквизиты приказа о переносе отпуска и новый период отдыха, согласованный с работником;
- внести изменения в раздел VIII личной карточки работника: после записи об отпуске, который переносится, указать, какое количество дней отпуска использовано, а также то, что оставшаяся часть отпуска перенесена.
При переносе отпуска на другой срок работодателю придётся пересчитать отпускные за перенесённые дни отпуска. Уже выплаченные отпускные могут быть зачтены в счёт выплат, причитающихся работнику в будущем. По общему правилу удерживать из зарплаты отпускные за неиспользованные дни отпуска запрещено (ст. 114, ч. 1 ст. 124, ст. 137, 139 ТК РФ). С излишне выплаченными отпускными можно поступить и так:
- если работник согласен зачесть их в счёт предстоящих выплат, он должен написать или заявление об удержании (зачёте) суммы отпускных, или в приказе о переносе части отпуска фразу «Против удержания ранее выплаченных отпускных не возражаю»;
- если работник не согласен зачесть «лишние» отпускные в счёт предстоящих выплат, он должен внести переплату наличными в кассу работодателя.
Выводы
Больничный во время отпуска не означает, что отпуск «пропал». Работник имеет право продлить отпуск или перенести его. Сделать это можно по согласованию с работодателем.
Работодатель должен помнить, что больничный оплачивается по программе прямых выплат: первые 3 дня оплачивает работодатель, а начиная с 4-го дня нетрудоспособности — ФСС. Но только в том случае, если болеет сам работник. Во всех остальных случаях пособие рассчитывает и выплачивает ФСС.
Работать с электронными больничными удобно в сервисе «Астрал Отчёт 5.0». Отслеживайте статус больничного и направляйте необходимые сведения по запросу ФСС в один клик.