В начале 2000-х на рынке труда высоко котировались бухгалтеры, хорошо владеющие ПК. Спустя десяток лет требования сместились в сторону «уверенной работы в системах учета и программах отчетности». Современный бухгалтер уже не тот, что раньше. Цифровизация, с одной стороны, сильно прокачала его компетенции, а с другой, освободила от множества рутинных операций.
Одной из первых программ, автоматизировавших процессы учета и отчетности, стала 1С. Это было еще в 1990-х годах. Можно сказать, именно с этого времени и началась цифровизация в России. А первым отделом, ощутившим на себе ее плоды, стала бухгалтерия. И не случайно: именно здесь работают с большим количеством документов и выполняют огромное количество однообразных операций.
Сегодня границы возможностей бухгалтерских систем настолько широки, что, кажется, нет ничего невозможного. Цифровизация ускорила всю цепочку работы с документами – от создания и согласования, до обработки, отправки и хранения. В этой статье расскажем о популярных цифровых инструментах, без которых работа бухгалтера не была бы такой приятной.
Согласование счетов
В современных системах всю работу со счетами можно вести в электронном виде. Это очень удобно, ведь в любой момент ответственный видит статус работы по документу: кто из сотрудников получил задачу на его обработку, рассмотрели ли документ, согласовали ли оплату. Бухгалтер сразу видит принятое решение и без лишних промедлений проводит оплату.
Вся информация о счетах хранится в системе. В любое время всего за пару кликов можно посмотреть историю работы с документом.
Оформление авансовых отчетов с помощью AI
Какому бухгалтеру не хотелось бы раз и навсегда закончить бумажную волокиту с командировочными документами? Благо на рынке есть решения, позволяющие перевести этот процесс в цифру. Например, можно начать с внедрения электронных авансовых отчетов. Тогда все этапы, начиная от отправки заявления на командировку и заканчивая проводкой, будут оформляться в цифровом виде.
Ускорить и облегчить процесс поможет искусственный интеллект. AI-сервисы извлекут данные из сканов гостиничных счетов и авиабилетов, и авансовые отчеты заполнятся автоматически. Помимо даты, ФИО командировочного, вида документа, искусственный интеллект заполнит таблицу расходов, произведет расчет сумм, остатков и прочих величин.
Обработка входящих документов
Входящие учетные документы поступают в бухгалтерию в большом количестве. В идеале для их обработки использовать не ручной труд, а автоматическое распознавание. Это сэкономит и время, и силы сотрудников.
Покажем, как это может быть реализовано. Оригинал документа или его фотоснимок отправляется на электронную почту, в сервис обмена или сканер. Система идентифицирует вид учетного документа, проверяет присутствие обязательных реквизитов и сопоставляет номенклатуру. На основе полученных данных сервисы искусственного интеллекта направляют документ ответственному, распознают статью затрат, тип хозоперации и т.д.
Финансовый и долговременный архивы
Бухгалтерские документы требуют организованного хранения, желательно – в единой системе, чтобы сотрудники смогли легко найти нужную информацию. Во время налоговых проверок это очень выручает.
Особые требования – к документам долговременного хранения. Если использовать подход по старинке, то можно отправить бумажные документы в архив. Если компания придерживается передовых взглядов, то стоит ознакомиться с нюансами электронного хранения, которые предъявляет законодательство.
#бухгалтерия #финансовый архив #электронный документооборот