Программа 1С: Бухгалтерия 8.3 представляет собой профессиональный инструмент – помощник в осуществлении бухгалтерского и налогового учета в организациях и учреждениях. Сервис автоматизирует множество трудоемких расчетов, производя их согласно действующим законодательным нормам. Благодаря использованию этого сервиса в организациях значительно экономят время и трудозатраты сотрудников, повышают уровень комфорта работы.
Сервис решает множество задач, каждая из которых осуществляет свойственные ей процессы. Действие, оформленное в системе, отражается каким-либо документом, содержащим информацию о дате его записи и проведения. Соответственно, сотрудник, отражающий все операции, должен обладать достаточными знаниями и навыками работы со всем функционалом, чтобы вводимая информация корректно оформлялась. Вместе с тем, многие процессы взаимосвязаны между собой и при внесении исправлений в одну форму требуется внести изменения и в другие. Так, любая корректировка в накладной на реализацию товара повлечет за собой редактуру счета-фактуры и сопутствующих форм, что вызовет дальнейшее движение в регистрах учета. Все это приводит к перепроведению большого пласта сведений. Процессы сведены в определенные временные промежутки, соответственно, любая корректировка данных приведет к последствиям во всем периоде (П).
Содержание
1. Реализация открытия в прошлых версиях
2. Настройка открытия периода через дату запрета редактирования
3. Дополнительные ресурсы для настройки даты запрета
4. Настройка расписания регламентного задания и проверка
5. Установка границ для отдельных персон
6. Указание даты запрета другими способами
7. Установка ДЗ по разделам и объектам
8. Запрет передачи данных с других предприятий
1. Реализация открытия в прошлых версиях
Под периодом в 1С понимают определенный временной промежуток, который позволяет контролировать оформление и обработку операций, в т.ч. и их документирование. Ими по умолчанию являются отчетные периоды – год, квартал, месяц. Вместе с тем, можно установить и произвольные промежутки.
Соответственно, когда этап окончен, бухгалтеры и руководители стремятся создать такие условия, при которых невозможно внести изменения в уже оконченный П.
В ранних версиях, например, в 1С: Предприятие 7.7, в компоненте «Торговля и склад» требовалось каждый раз открывать период, то есть по окончанию одного периода при входе в программу появлялось сообщение об этом. Для этого нужно было войти в монопольном режиме в программу, нажатием на кнопку «Да» в появляющемся окне новый период открывался автоматически. Если вход в программу осуществлялся без открытия нового периода, то вновь созданные документы не проводились. При следующем входе в программу появлялось новое предупреждение.
Открытие нового в момент действия текущего происходило при внесении соответствующие корректуры через «Управление операционными итогами» и/или «Управление бухгалтерскими итогами».
Эти операции занимали дополнительное время работника.
В Бухгалтерии 8.3 принцип управления временными промежутками построен улучшенным способом – через запрет изменений.
2. Настройка открытия периода через дату запрета редактирования
Сразу отметим, что вносить изменения могут только сотрудники, имеющие конкретное право «Добавление и изменение дат запрета изменения» или полные права пользователя в программе.
С одной стороны, функционал программы 1С: Бухгалтерия 8.3 «Дата запрета изменения» (ДЗИ) предусмотрен для защиты введенных данных в рамках одного промежутка. Когда, например, сдана отчетность или требуется не смешивать данные, получаемые из других компонент.
С другой стороны, через этот же функционал можно открыть П, в случае появления такой необходимости. Внесении правки задним числом, например.
Для того, чтобы установить дату запрета, необходимо осуществить следующие действия:
- В меню «Администрирование» выбрать раздел «Настройки прав и пользователей».
- В подразделе «ДЗИ» необходимо поставить «галочку» напротив одноименной строки.
Данная «галочка» позволит настроить запрещение по отдельным сотрудникам или целым группам. С установкой конкретных и динамических дат или определенных временных промежутков.
- Как только «галка» будет установлена, станет кликабельна рядом стоящая гиперссылка «Настроить»
При клике на гиперссылку откроется окно «Дата запрета изменения данных». В нем сразу будет предложено выбрать для кого настраивается срок:
- для всех пользователей;
- по пользователям.
Как ясно из названия, первый вариант позволит наложить ограничение на редактирование в прошлых периодах (ПП). Выбрав «Для всех пользователей», останется только установить день. По умолчанию программа предложит установить конкретное число, например, конец соответствующего квартала.
Однако, ДЗИ можно настроить более точечно.
3. Дополнительные ресурсы для настройки даты запрета
В этом же окне под датой запрета (ДЗ) есть гиперссылка «Больше возможностей». При клике по ней откроются несколько вариантов настройки дат.
Произвольная дата была только что рассмотрена — это число, которое пользователь устанавливает вручную. Здесь есть одно неудобство: приходится помнить об этом и переустанавливать день каждый раз как период закончен.
Если в компании установлен определенный этап «закрытия», например, в соответствии со сроками сдачи отчетности, ежемесячно или ежедневно, то можно указать динамическую дату запрета. Например, «Конец прошлого квартала». В этом случае, как только закончится квартал, программа автоматически закроет ПП и откроет новый.
Такое автоматическое выставление сроков осуществляется регламентной операцией.
В меню «Администрирование» нужно выбрать раздел «Обслуживание» и подраздел «Регламентные операции». Здесь расположены две гиперссылки:
- Регламентные и фоновые задания,
- Управление итогами и агрегатами.
По клику на первую откроется одноименное окно. В нем на вкладке «Регламентные задания» можно создать операцию для автоматического расчета ДЗ.
Для этого на вкладке «Регламентные задания» через кнопку «Еще» выбирают «Добавить». Открывается окно с заданием, в котором предложены шаблоны.
Выбираем шаблон «Заполнение данных для ограничения доступа» и нажимаем кнопку «ОК». В окне с созданием регламентного задания заполнены автоматически строки с наименованием, именем, синонимом, именем метода. Идентификатор сформируется после записи задания.
4. Настройка расписания регламентного задания и проверка
Теперь определим время работы задания, для этого нажимаем на гиперссылку «Расписание» вверху окна. Открывается окошко с расписанием, в котором заполняются все 4 вкладки:
- Общие – устанавливается срок начала (и, при необходимости, окончания), а также этапы повтора, например, каждый день. В нижней половине окошка в текстовой форме дублируется сделанный выбор. Например, «с 01.05.2020, каждый день, один раз в день».
- Дневное – указывается время начала (окончания), повторения, завершения. Можно настроить детальное расписание. В нашем примере мы выбрали время начало 8 ч утра.
- Недельное – устанавливаются дни, когда задание будет работать. Например, можно снять «галочки» с выходных дней.
- Месячное – указываются месяцы выполнения задания. Можно установить выполнение в определенный день месяца, в определенный день недели в месяце и фазу.
После установления необходимых параметров внизу окошка будет располагаться надпись, указывающая, что было выбрано. В нашем примере: «с 01.05.2020 каждый день, по дням недели (понедельник, вторник, среда, четверг, пятница), по месяцам (Январь … Декабрь), с 8:00:00 один раз в день».
Нажимаем «ОК», а в окне «Регламентное задание (создание)» нажимаем клавишу «Записать и закрыть». Для того, чтобы увидеть созданное задание в списке нажимаем «Обновить». В конце таблицы находим «Установка периода рассчитанных итогов». Далее нажимаем клавишу «Выполнить сейчас», в столбце «Состояние» появляется статус «Задание выполнено».
Таким образом, проверяется работоспособность установленного периода рассчитанных итогов в программе.
Если описанные действия кажутся сложными, и вы боитесь заниматься этим самостоятельно всегда можно заказать консультацию специалистов нашего сервиса.
5. Установка границ для отдельных персон
Персональная настройка ДЗ изменения данных ПП осуществляется все в том же подразделе «ДЗИ» по клавише «По пользователям».
В открывшейся форме по кнопке «Подобрать» можно выбрать необходимого пользователя или группу пользователей.
В столбце «Комментарий» можно ввести любой текст.
Под табличной формой откроется настройка ДЗ для выбранного сотрудника. По клику на гиперссылку «Больше возможностей» откроется настройка произвольной и динамической дат, вместе с ними и право не устанавливать сотруднику ДЗИ.
Программа содержит и другие способы указания ДЗ.
6. Указание даты запрета другими способами
Все в том же разделе «ДЗИ» есть подраздел «Другие способы указания даты запрета», в котором можно выбрать:
- общую дату (установлена по умолчанию);
- по разделам;
- разделам и объектам.
При выборе «По разделам» откроется табличная форма с разделами, например:
- Бухгалтерский учет,
- Выплата зарплаты,
- Бухгалтерский учет зарплаты,
- НДФЛ,
- Зарплата,
- Кадровый учет,
- Обработка персональных данных,
- Страховые взносы.
Для каждого из этих разделов можно настроить свои ДЗ, которые отобразятся в одноименном столбце. Для того, чтобы установить нужный день, необходимо выделить нужный раздел и нажать «Изменить».
Откроется окно редактирования ДЗ по выбранному разделу. Выбирается произвольная или динамическая дата, устанавливается срок действия, нажатием кнопки «ОК» ДЗ для раздела установлено.
На предприятии зачастую случаются ситуации, при которых часть операций прошлого месяца продолжает оформляться в текущем, например, выплата зарплаты или руководитель дает право работникам определенного отдела несколько дней на проверку документов.
В программе заложен вариант установления ДЗ, с правом редактирования в течение нескольких дней после истечения срока.
Предположим, что для выплаты зарплаты на фирме установлено дополнительно 14 дней в следующем месяце. Тогда в окошке «Редактирование ДЗ», нужно кликнуть на гиперссылку «Больше возможностей». Установить «Конец прошлого месяца» и поставить «галочку» против «Вступает в действие с отсрочкой в __ дней». После этого необходимо указать количество дней отсрочки.
Ниже отобразится текстовая информация о том, на какие сроки установлено запрещение и действует ли отсрочка. В нашем примере отмечено, что отсрочка истекла 7 мая.
Если бы отсрочка продолжала действовать, то в текстовом поле было бы сообщение об этом. В нем указывалось, что «с ____ начнет действовать запрет на ввод и редактирование данных за все ПП по ___».
После установки отсрочки надо нажать «ОК» и ДЗ вступит в силу.
В табличной форме эта информация отразится следующим образом.
Конец прошлого периода» будет указан в столбце ДЗ и в скобках количество дней отсрочки. В столбце «Действует по» будет указана дата, до которой невозможно редактировать документы.
7. Установка ДЗ по разделам и объектам
В 1С: Бухгалтерия 8.3 позволяет устанавливать ДЗ по разделам и объектам. Это необходимо тем пользователям, кто ведет в системе сразу несколько предприятий.
Все также через меню «Администрирование». Перейти в раздел «Настройки пользователей и прав», кликнуть на гиперссылку в ДЗИ «Настроить». В открывшемся окне выбрать подраздел «Другие способы указания ДЗ» и указать «По разделам и объектам».
Откроется такая же табличная форма, как было показано выше, но появится дополнительная кнопка «Подобрать». Далее следует выделить требуемый раздел, например, «Бухгалтерский учет» и нажать «Подобрать». Откроется окно с перечнем организаций, обслуживающихся в программе. Для того, чтобы фирма появилась в табличной форме, надо выделить ее и нажать «Выбрать».
Как видим, в табличной форме в разделе бухгалтерский учет появилось два предприятия ООО «Конфетпром» и ИП Шабанова. Теперь мы можем для каждого из них установить свою ДЗ для раздела бухгалтерский учет.
Для этого напротив названия в столбце ДЗ можно щелкнуть на гиперссылку «Общая дата для раздела бухгалтерский учет». Откроется знакомое нам окно редактирования. В этом окне, как было описано ранее, мы выставляем нужный день и нажимаем «OK».
На примере с ИП Шабанова у нас установлена общая дата для раздела бухгалтерский учёт. Мы можем через кнопку «Изменить» установить срок действия.
Для этого нажимаем на «Изменить», активируется столбец «Действует по», здесь мы устанавливаем нужное нам число.
По кнопке «Отключить» при выделенном объекте он исчезнет из табличной части. Перед этим появится окно с уточнением, действительно ли мы хотим отключить данный объект. Нажимаем «Да» и объект пропадает из табличной части формы.
Аналогичным способом можно установить ограничение персонально для сотрудника конкретного предприятия и раздела.
Для этого необходимо повторить все те же действия, но нажав вверху клавишу «По пользователям». В верхнем блоке выбрать по кнопке «Подобрать» конкретного сотрудника. В нижнем блоке отметить разделы и объект, затем установить дату запрета.
8. Запрет передачи данных с других предприятий
С открытием и закрытием периода в 1с: Бухгалтерия 8.3 разобрались. Все делается через установку ДЗ. Соответственно, если необходимо открыть какой-то временной промежуток, то пользователь с определенными правами может внести корректировки в настройки дат запрета изменений.
Также попасть в раздел ДЗ изменений можно минуя пункт «Администрирование». Для этого нужно в меню выбрать «Операции», а в разделе «Сервис» выбрать необходимую категорию.
Чтобы исключить ситуации, когда данные одной фирмы могут выгрузиться в текущую, применяется установка разграничений при синхронизации данных.
Для этого в меню «Администрирование» выбирают раздел «Синхронизация данных». В нем проставляют «галочка» возле «Даты запрета загрузки». После чего активируется ссылка «Настроить».
Регулирование осуществляются аналогичным образом, как рассмотрено в статье, только ограничение устанавливается по всем информационным базам, либо конкретной.
Для выбора определенных баз нужно нажать клавишу «По информационным базам». Через кнопку «Подобрать» выбрать нужную базу и установить для нее настройки.
Все остальное делается по изученному алгоритму.
Теперь, после всех настроек, можно проверить, как это происходит на практике. Бухгалтер открывает любой акт, например накладную на реализацию за декабрь 2019 года. В открывшейся форме все клавиши, связанные с корректировкой или проведением недоступны. Попытка вручную отредактировать количество, цену или номенклатуру также не увенчается успехом.
При этом появится сообщение в нижней части формы о том, что перепроведение недоступно и причина этого. Рассмотренные функции позволяют не только разграничить блоки информации, но и открыть доступ к документам ПП по требованию.
Итак, в инструкции рассмотрены все встречающиеся нюансы, связанные с установлением временных границ. Несомненно, что система предоставляет огромную пользу работникам бухгалтерии и руководителям организаций. Она осуществляет защиту не только от несанкционированного доступа в программу, сохраняет и оберегает информацию ПП с помощью разграничения этапов.
На наш взгляд, в статье представлена подробная инструкция по открытию периода, установлению дат запрета изменений, как для сотрудников и организаций, так и для информационных баз.
Тинькофф Платинум — кредитная карта с лимитом до 1 000 000 ₽. Оформить можно онлайн, нужен только паспорт. Если оформить по моей ссылке, вы получите бесплатное обслуживание навсегда
Tinkoff Black — дебетовая карта с кэшбэком. Зарабатывайте деньги, а не бонусы. Если оформить по моей ссылке, вы получите бесплатное обслуживание навсегда
Счет для бизнеса в Тинькофф — открытие и обслуживание счета от 0 ₽. Если оформить по моей ссылке, вы получите 3 месяца обслуживания бесплатно
Кредит наличными от Тинькофф — без справок о доходах и поручителей. Если оформить по моей ссылке, вы получите повышенный кредитный лимит
Инвестиции — откройте брокерский счет в Тинькофф за 5 минут без визита в офис. Если оформить по моей ссылке, вы получите акцию до 4 000 ₽
