Так много вопросов и так мало ответов. Это мы про масштабную цифровизацию кадровых документов. Инициатива хорошая и все больше компаний готовы к ней присоединиться. Но все первопроходцы сталкиваются с препятствиями на своем пути – в данном случае, это путаница с применением разных видов электронной подписи (ЭП). Сейчас все разложим по полочкам.
И сразу внесем ясность: вид ЭП можно выбрать только для сотрудников. Работодатель всегда использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Это справедливо для кейсов, где разрешен обмен цифровыми кадровыми документами.
Живем настоящим
ТК РФ предусматривает обмен кадровыми документами в цифре с дистанционными сотрудниками. Это те работники, которые трудятся вне офиса регулярно или в определенные периоды.
Раньше, сотруднику на удаленке требовалась УКЭП. Но сейчас ситуация другая. Такая подпись или неквалифицированная ЭП нужна при работе с определенными видами документами, это:
- трудовой договор;
- доп. соглашение к нему;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор.
Все другие документы между компанией и удаленным сотрудником могут визироваться простой электронной подписью.
Лайфхак, как сохранить финансы и не тратиться на ЭП. Перечисленные договоры можно первоначально подписывать на бумаге, а уже потом обмениваться другими оригиналами в цифре. Так сотрудники будут визировать корреспонденцию условно бесплатной ПЭП с их стороны.
Вперед в будущее
Эксперимент, проводимый Минтруда, должен завершиться 15 ноября. К этому же сроку, вероятно, будут внесены и поправки в текущее законодательство о кадровом документообороте.
Что делать тем, кто не присоединился к эксперименту в 2020, но хотел бы цифровизироваться уже сейчас, ждать ноября? На самом деле перейти к цифровому кадровому документообороту можно и сейчас. Вот два вариант, как это сделать:
- изменить статус работников на дистанционный. Вжух, и расход бумаги в компании резко сократиться. Конечно, это возможно не для всех специальностей.
- перевести в цифру документы для которых законодательно не зафиксирован обязательный бумажный вид. Например, к таким документам относятся приказы о командировках.
Законодательная цифровизация кадрового документооборота неизбежно надвигается. Но можно переходить в электронный формат уже сейчас, постепенно отказываясь от бумаги в процессах, в которых это возможно.
#электронная подпись #кадровый документооборот #минтруд #кадровые документы