От бухгалтерии слишком многое зависит, чтобы «просто оставить их в покое», как наш главбух выразилась за неделю до увольнения. Пришлось заняться вплотную
Накладки бывают у всех, в том числе у меня самого — а я финдир в одной небольшой, но гордой компании. Это (почти) нормально, когда кто-то срывает срок или допускает ошибку. По-моему, тут важно единственное число.
Когда проблемы становятся на поток, это уже совсем другая история. Зачем нам регулярные неприятности.
Раньше бухгалтерия в целом справлялась. Потом мы подросли, добавили им вакансию. Через полгода еще одну. В пике было 4 человека, считая главбуха. Помещение, техника — разумеется, все что нужно. Даже с маленькой личной кухней. Только этого не хватило.
Что конкретно пошло не так
Проблем было несколько. Первое и самое очевидное — темп. Он постепенно снизился, потом стал очень медленным, и наконец начались логичные срывы. Менеджеры ждут документов, проекты стоят. Налоговая ничего не ждет, выставляет штрафы за несданную вовремя отчетность.
Пообещали бухгалтерам штрафы, и премии тоже. Все значительно ускорилось, но ошибок стало больше. Логично.
Начал разбираться и обнаружил, что качество учета раньше тоже было не идеальным. Значит, нужно наводить порядок.
Как привести в порядок бухгалтерию
На совете директоров обсудили несколько вариантов:
- Заменить главбуха. Только как искать, как проверять. И сколько нужно платить, чтобы все стало действительно хорошо. А вдруг она потом уйдет?
- Перейти в облачную бухгалтерию. Регулярно предлагают, таких решений немало. Но смущает то, что они всех хотят загнать в свои шаблоны.
- Найти серьезную аутсорсинговую компанию, и передать бухгалтерию ей. В идеале пошагово, чтобы контролировать процесс.
Взвесили плюсы, минусы. С легким сомнением победила версия с аутсорсингом. Начали искать такого подрядчика. Это была длинная история, вот финал — UCMS Group. 25 лет на рынке, бренды уровня Bosch, CNN, Levi’s на обслуживании.
Ну вот и мы затесались в этот звездный список.
Чем отличается бухгалтерия на аутсорсинге
Первые ощущения непривычные. Когда нанимаешь бухгалтеров, ты их собеседуешь. При передаче задач на аутсорсинг собеседуют тебя. Подняли все документы, учетные политики, какие-то бумаги постоянно требовали, даты, выписки.
Мы начали с расчета зарплат и авансовых отчетов. Первый месяц — полет нормальный. Второй — добавили казначейство, потом плавно учет по проектам.
В итоге перешли на полное обслуживание, и пока т-т-тфу все очень хорошо. Четко в сроки, помарок не обнаружено. Из нашей бухгалтерии остался один сотрудник, для взаимодействия и на всякий пожарный случай.
По-моему, это успех. Генеральный недоволен — подрядчику ночью не позвонишь, кричать не на кого. Подшучиваем над ним, стараясь не переборщить.
Что мы выиграли
Сейчас, оглядываясь назад, понимаю что мы все сделали правильно. Нет смысла нанимать все новых и новых бухгалтеров. В штате UCMS Group больше 300 человек. Нереально собрать и кормить потом команду с таким набором компетенций.
Аутсорсинг дает доступ к ресурсу. Сколько нужно, столько получишь. Это очень удобно, и главное надежно. Можно вести какие угодно проекты, хоть на федеральный уровень выходи — ясно, что с отчетностью все будет четко.
Если у вас возникают вопросы к своей бухгалтерии, то возможно задавать их стоит аутсорсинговой компании. Свяжитесь, поговорите. За спрос денег не берут.